Ми часто стикаємося з плануванням у нашому повсякденному житті. Раз на рік ми ретельно і докладно плануємо наші поїздки, менш часто задумуємось про зміну місця роботи чи святкування ювілеїв та річниць весіль. Звісно, майже всі з нас планують, як має бути витрачено місячний бюджет і як буде розподілено сімейні кошти. На жаль, багато власників бізнесу та керуючі вищої ланки забувають про необхідність прогнозування попиту на робочу силу. Ще цікавіше те, що існують генеральні директори, які не користуються послугами професійних HR-менеджерів. Вони проводять співбесіди та керують працівниками самі. Ця стаття спробує пояснити, що таке прогнозування попиту на робочу силу, і довести, що це необхідна і вирішальна частина управління будь-якою компанією.
Всі ми розуміємо, що досягти успіху складніше без кваліфікованого персоналу, ніж з командою експертів. Ось чому генеральний директор або HR-менеджер має правильно оцінити попит на робочу силу, вибрати найбільш ефективні методи обчислення та знайти джерела забезпечення цієї потреби перед пошуком нових працівників. Але перед тим як переходити до цього, ми повинні почати з основ і зрозуміти, що означає прогнозування попиту на робочу силу.
Прогнозування попиту на робочу силу є частиною більшого процесу планування робочої сили. Його основна мета – скласти список необхідних посад та експертів, які можуть бути вирішальними для зростання бізнесу компанії, досягнення цілей та віх у найближчому майбутньому.
Цілі планування робочої сили:
-
Забезпечення компанії необхідними працівниками з мінімальними витратами часу та фінансів;
-
Забезпечення бізнесу належними професійними працівниками в найкоротші терміни;
-
Прогнозування попиту на робочу силу дозволяє скоротити непотрібні сегменти робочої сили або оптимізувати їхню роботу
-
Правильне планування та розподіл працівників забезпечують належне та високоефективне використання ресурсів будь-якого працівника, виходячи з його навичок, знань та здібностей.
Фактори, які слід враховувати для належного планування робочої сили:
-
Яка фінансова ситуація у вашій компанії і який загальний стан економіки?;
-
Реорганізація робочої сили (плани щодо скорочення, звільнення або переведення працівників на нові посади. Також необхідно враховувати пенсії та декретні відпустки);
-
Аналіз і розуміння ситуації на ринку праці та серед ваших конкурентів – це ще один ключовий пункт;
-
Рівень заробітної плати в компанії;
-
Можливо, один з найважливіших факторів – наявність стратегічних планів і цілей для компанії.
Знання на якому етапі розвитку перебуває ваша компанія, має бути одним з факторів, які ви повинні брати до уваги при прогнозуванні попиту на робочу силу. У більшості випадків ефективне планування можна досягти в періоди активного зростання та на етапі становлення підприємства.
Перед тим, як зайнятися прогнозуванням попиту на робочу силу, також важливо розуміти, що це процес послідовних, добре обдуманих дій і рішень, які мають перед собою чіткі цілі. Основна мета планування полягає в тому, що будь-яке підприємство або успішна компанія повинні наймати та залучати достатньо кваліфікований персонал на всі позиції, щоб робота могла виконуватися якісно та ефективно.
Типи прогнозування попиту на робочу силу:
-
Стратегічне або довгострокове планування;
-
Тактичне (ситуаційне) планування.
Під час складання стратегічних планів критично важливо розробити програму, спрямовану на виявлення потенційних працівників, які можуть стати необхідними для компанії в майбутньому. Цей процес також вимагає створення стратегічної програми розвитку людських ресурсів, яка одночасно оцінює необхідність цих ресурсів у довгостроковій перспективі.
Тактичне планування вимагає ретельного аналізу попиту на організацію працівників у період, визначений генеральним директором. Наприклад, це може охоплювати місяць, квартал або рік. Ця необхідність буде залежати від кількох факторів: рівень плинності кадрів у конкретному періоді, кількість виходів на пенсію, декретні відпустки, а також скорочення штату.
Періоди планування робочої сили
-
Короткострокове планування — планування на термін до 2 років;
-
Середньострокове планування — стратегія на 2 до 5 років;
-
Довгострокове планування — складання планів на наступні 5 років і більше.
Тож давайте уявимо на мить, що ви новий керівник компанії або HR-експерт. З чого вам слід почати в першу чергу з точки зору прогнозування попиту на робочу силу?
Спочатку ви повинні зібрати інформацію про результати і віхи, які компанія повинна досягти в найближчому кварталі або році. Якщо ви HR-експерт, отримайте цю інформацію від своїх керівників. Потім вивчіть всі короткострокові та довгострокові цілі, завдання та плани підприємства.
У більшості випадків бухгалтери та директори відділів допоможуть сформувати ваше уявлення про підприємство, в якому ви працюєте, та його плани, незалежно від того, чи ви працюєте у відділі кадрів чи керуєте підприємством.
Необхідні елементи для успішного планування:
-
По-перше, ви повинні ретельно переглянути дані про працівників. Вам потрібно буде отримати доступ до особистих справ, роздати анкети, зібрати інформацію, що стосується навичок і здібностей працівників, які не пов’язані з роботою на підприємстві;
-
Робочий розклад або графік всіх працівників компанії;
-
Дані про відсоток плинності кадрів на різних посадах у підрозділах.
На цьому етапі проводиться ретельний аналіз попиту на робочу силу в компанії за різними позиціями протягом певного періоду часу. Саме тоді ви відповідаєте на велику кількість запитань, які є важливими для процесу планування: скільки працівників потрібно найняти, наскільки кваліфікованими вони повинні бути і, що важливіше, коли певні працівники будуть потрібні для заповнення конкретних посад.
Під час цього процесу ви також приймаєте рішення про те, чи варто залучати внутрішні людські ресурси, чи перепрофілювання існуючих працівників буде більш фінансово розумним рішенням.
Неважливо, чи ви генеральний директор, чи професіонал у сфері HR. Пам’ятайте, що будь-який процес має бути послідовним, заснованим на зважених рішеннях та системному підході. Щойно ви почнете сприймати свою роботу серйозніше, ви зможете підходити до будь-якого завдання, навіть такого складного, як планування робочої сили, з легкістю, ентузіазмом і запалом.
