У фізичному світі ця інформація була доступна лише тим, хто надавав допомогу. У нашій сучасній епосі — всі цифрові дані про вас можуть зберігатися в базі даних десь по середині планети — повинні бути певні стандарти, за якими PHI може передаватися електронним шляхом, щоб захистити особисту конфіденційність і забезпечити безпеку.
Закон про портативність і підзвітність медичного страхування (HIPAA) був створений для забезпечення конфіденційності медичних записів, а також як дорожня карта для установ щодо етичного управління даними. Дотримання HIPAA не лише захищає конфіденційність медичних записів, але й вселяє відчуття довіри у пацієнтів та доглядальників.
Ця стаття викладає складності дотримання регуляторних норм HIPAA, включаючи визначення, що це таке, що вони включають, і різні закони, які застосовуються та контролюють їх. Цей файл визначає «захищену медичну інформацію», вказує, хто повинен дотримуватись нормативів HIPAA, і описує ключові елементи процесу активного впровадження корпоративної політики. Організації можуть поліпшити захист, запобігти можливим порушенням та гарантувати відповідальність у мінливому регуляторному середовищі, зрозумівши тонкощі дотримання HIPAA.
Визначення відповідності HIPAA
Зокрема, визначення відповідності HIPAA включає впровадження серії технологічних заходів і фізичних застережень для захисту PHI від порушень і небажаного доступу. Це охоплює все, від використання захищених комп’ютерних систем для зберігання та передачі медичної інформації до навчання співробітників процедурам захисту даних. Встановлення чітких правил і процедур, які вказують, як підприємства повинні реагувати на будь-які порушення даних та захист прав пацієнтів, є ще одним аспектом відповідності.
Чому відповідність HIPAA важлива
Дотримання HIPAA зупиняє неналежне використання, розголошення або отримання інформації про пацієнта та інших даних щодо медичного обслуговування. HIPAA гарантує, що PHI є безпечною та захищеною, підтримуючи довіру пацієнтів і юридичну відповідність. Крім того, дотримання допомагає компаніям уникати штрафів чи управлінських наслідків і втрати репутації, пов’язаних з порушеннями HIPAA. Відповідність нормативам HIPAA показує намір підтримувати основний рівень конфіденційності пацієнтів, що є важливим фактором у наданні медичної допомоги.
Крім етичного аспекту, відповідність вимогам HIPAA виконується за законом. Недотримання може призвести до суворих санкцій, юридичних дій та втрати ліцензій компанії. Навіть якщо порушення даних стають все більш поширеними, сильна культура дотримання вважається єдиним способом забезпечення відповідності нормам HIPAA.
Що таке захищена медична інформація
Будь-яка інформація в медичній карті, яку можна використовувати для ідентифікації конкретної особи і яка була розроблена, використана або розкрита під час медичних послуг, таких як діагностика або лікування, інакше називається конфіденційними даними пацієнта.
PHI охоплює різноманітні ідентифікатори, які пов’язують медичні дані, включно з електронними та фізичними записами, з конкретними особами. Для захисту цілісності та конфіденційності даних пацієнта, правила PHI дотримання HIPAA вимагають суворого контролю за обробкою PHI.
Ідентифікатори PHI
Захищена медична інформація (PHI) включає широкий спектр ідентифікаційних номерів, які можуть використовуватися для визначення особи, як прямо, так і непрямо. Медичні організації повинні бути чіткими щодо того, що кваліфікується як PHI, щоб дотримуватись законодавства про відповідність HIPAA.
Інформація про минуле, теперішнє або потенційне фізичне чи психічне здоров’я особи, медичні послуги, надані або рахунки за ті ж переваги, пов’язаними з працівником, вважається PHI. Нижче перераховані ідентифікатори, визначені HIPAA:
- Імена;
- Географічні місця менше за штат;
- Дати (народження, смерті, прийому);
- Номери телефонів;
- Адреси електронної пошти;
- Номери медичних карт;
- Реквізити страхового рахунку;
- Будь-який інший унікальний код або характеристика.
Постачальники відповідності HIPAA у сфері охорони здоров’я та пов’язані суб’єкти повинні вміти розпізнавати ці ідентифікатори. Організації можуть знижувати ризик порушень даних і залишатися відповідними законам HIPAA, належно управляючи та захищаючи PHI. Ефективні практики адміністрування даних важливі, оскільки недотримання цих ідентифікаторів може призвести до жорстких штрафів і зниження довіри пацієнтів.
Хто повинен дотримуватися HIPAA
Будь-яка компанія або приватна особа, яка має доступ або обробляє захищену здоров’я інформацію (PHI), зобов’язана дотримуватись HIPAA. Існують дві широкі категорії: «Ділові партнери» та «Покриті суб’єкти».
Для захисту записів студентів у сфері охорони здоров’я важливо визначити типи бізнесу, які потрапляють під регуляторну парасольку HIPAA. Для захисту конфіденційності, цілісності та конфіденційності інформації медичних записів, як правило, необхідно, щоб усі організації в цих категоріях дотримувалися правил HIPAA Privacy Rule та HIPAA Security Rule.
Покриті суб’єкти
Покритим суб’єктом є постачальник прямих медичних послуг, таких як клініки, лікарні, лікарські кабінети, роздрібні аптеки і медичні плани. Для забезпечення безпеки інформації своїх клієнтів вони дотримуються правил відповідності HIPAA.
Ці організації повинні мати політику для належного зберігання та захисту даних і несуть основну відповідальність за отримання згоди пацієнта перед передачею PHI. Ці організації повинні дотримуватись керівництва по відповідності HIPAA.
Ділові партнери
Часто називається діловим партнером, діловий партнер — це сторона, яка надає послуги охорони здоров’я, такі як IT, аналіз даних і білінг, постачальнику медичних послуг. Покритий постачальник медичних послуг повинен дотримуватись HIPAA, оскільки може мати особисті дані клієнтів.
Ділові партнери також повинні підписувати угоди, які вимагають такого ж рівня захисту даних та відповідності, як і покриті організації. Оскільки порушення з боку ділового партнера все ще може привести до штрафів для покритої організації, важливо дотримуватись цієї розширеної мережі партнерів.
Які правила та норми HIPAA
Правило конфіденційності HIPAA — це набір положень, що охоплюють певні аспекти конфіденційності та безпеки. Три основні положення — це правило повідомлення про порушення, правило безпеки HIPAA та правило конфіденційності HIPAA.
Ці правила гарантують, що підприємства використовують строгий захист даних для захисту PHI від небезпек, незаконного доступу та зловживання. Норми забезпечують єдину основу, що визначає процедури обробки інцидентів безпеки і того, як організації охорони здоров’я слід захищати дані пацієнтів.
Правила конфіденційності та безпеки HIPAA
Основою регулювання HIPAA є правила конфіденційності даних та безпеки HIPAA, які створені для забезпечення виживання, точності, простоти використання та конфіденційності особисто ідентифікованої інформації про здоров’я (PHI).
Правила конфіденційності HIPAA є ключовою частиною будь-якої організації охорони здоров’я і працюють разом, щоб забезпечити дотримання підприємствами та їх діловими партнерами найкращих практик конфіденційності, впевненості та інформаційної безпеки у галузі. Дотримання цих правил не тільки запобігає штрафам, але й будує довіру з пацієнтами, запевняючи їх, що їх PHI обробляється належним чином.
Правило конфіденційності HIPAA
Правило конфіденційності HIPAA встановлює національні норми для забезпечення конфіденційності електронних медичних записів та іншої особисто ідентифікованої інформації про здоров’я. Правило конфіденційності обмежує використання і розголошення PHI без згоди пацієнта. Пацієнти мають інші права поважати особисте життя і конфіденційність щодо своїх індивідуальних медичних даних, включаючи можливість їх змінювати, отримувати копії записів і розуміти використання та обмін особистою інформацією.
Правило безпеки HIPAA
Правило безпеки HIPAA, яке охоплює положення щодо збереження доступності захищених та безпечних областей електронних PHI (ePHI), доповнює правило конфіденційності. Правило вимагає застосування належних управлінських, технологічних та фізичних заходів, щоб запобігти впливу на потенційні ризики та вразливості. Ключом до успішної практики відповідності HIPAA є дотримання стандартів правила безпеки HIPAA. Обмежений доступ, часті перевірки даних та шифрування є серед застережень.
Аналіз відповідності HIPAA
Ідентифікація ризиків для захисту медичної інформації і встановлення відповідних захисних заходів є необхідними для аудиту відповідності HIPAA. Щоб залишатися юридично актуальними відповідно до останніх законів і вимог HIPAA, організації повинні періодично перевіряти свої системи, політики та практики. Крім того, аналізи гарантують, що працівники охорони здоров’я залишаються під аудиторським контролем і допомагають визначити сфери, які потребують покращення.
7 елементів ефективного дотримання
Ці 7 основних компонентів складають успішну програму відповідності HIPAA:
- Впровадження наведених правил і процедур: Працівники повинні бути проведені через чітке і зрозуміле представлення для захисту конфіденційності даних;
- Створення уповноваженого по дотриманню та комітету: Всі пов’язані послуги з дотримання управління займається спеціалізована команда;
- Надання ефективної освіти та навчання: Співробітники повинні зрозуміти та вміти застосовувати вимоги для дотримання HIPAA;
- Встановлення ефективних каналів спілкування: Прозорість залежить від наявності відкритих каналів для повідомлення про проблеми;
- Здійснення внутрішнього моніторингу та аудиту: Часті аудити допомагають виявити та усунути слабкі місця;
- Використання широко відомих дисциплінарних процедур для забезпечення стандартів: Для ефективного дотримання необхідна відповідальність.
- Вирішення порушень, як тільки вони виявляються, та вжиття коригуючих заходів знижує ймовірність серйозніших порушень.
Крім того, створення ефективних засобів комунікації сприяє прозорій культурі, дозволяючи працівникам висловлювати проблеми без страху відплати. І нарешті, забезпечення стандартів через широко відомі дисциплінарні процедури підкреслює важливість дотримання у всій компанії.
Демонструйте свою відданість обслуговуванню цілісності даних пацієнтів, швидко усуваючи виявлені порушення, що в кінцевому результаті зміцнює довіру та впевненість у медичному співтоваристві.
Фізичні та технічні засоби безпеки, політики та відповідність HIPAA
Організації в сфері охорони здоров’я повинні впровадити комплексні заходи, які зберігають доступ до даних, захист, конфіденційність та безпеку захищеної медичної інформації (PHI) для відповідності HIPAA. Ці засоби поділяються на три категорії: адміністративні, технологічні та фізичні.
У той час як правила і процедури забезпечують основу для дотримання відповідності на всіх рівнях організації, фізичні та технічні засоби є важливими для забезпечення безпеки та захисту PHI.
Фізичні заходи захисту
Кроки, які розроблені для підтримки матеріального захисту систем і об’єктів, де зберігається PHI, називаються фізичними заходами захисту. Це охоплює контроль кінцевих точок і доступу, а також належну утилізацію обладнання, що містить PHI. Прикладами є системи спостереження для запобігання небажаним фізичним проникненням, захищені шафи та обмежений доступ до об’єктів.
Технічні заходи захисту
Технічні заходи захисту включають технології та процедури для захисту ePHI. Для недопущення небажаного доступу використовуються такі приклади, як брандмауери, контроль безпечного доступу, шифрування та системи моніторингу. Оскільки вони допомагають підтримувати цілісність записів у системі охорони здоров’я і гарантують, що лише уповноважені особи можуть отримати до них доступ, ці заходи є важливими для дотримання Правила безпеки HIPAA.
Політики та процедури
У довідниках з політики і процедур описується поводження організації з PHI. Щоб кожен працівник знав про свої обов’язки і щоб відображати зміни у стандартах дотримання HIPAA, ці документи мають регулярно оновлюватися. Політики визначають, що робити з запитами на дані, як обробляти інциденти безпеки та проводити рутинні перевірки дотримання норм.
Що таке вимоги до дотримання HIPAA
Критерії дотримання HIPAA відрізняються залежно від типу компанії та того, як вона управляє PHI. Впровадження заходів захисту, регулярні оцінки ризиків, навчання персоналу та наявність процедур для повідомлення про порушення – всі це приклади базових потреб. Усі підключені компанії та ділові партнери повинні розуміти, що означає дотримання HIPAA, і дотримуватись цих вказівок. Це гарантує, що організації охорони здоров’я готові оперативно реагувати на будь-які можливі інциденти безпеки в будь-який час.
Що таке порушення HIPAA
Невиконання організаційною одиницею або бізнесом справедливих і звичайних стандартів практики та процедур, викладених в Правилі безпеки HIPAA, є порушенням HIPAA. Неправильне поводження та зберігання можуть призвести до витоку захищеної медичної інформації (PHI) в контексті доступу, розкриття або неправильного використання PHI. Як навмисні події, такі як свідоме вторгнення в дані, так і ненавмисні події, такі як людська помилка або відсутність захисту, можуть призвести до порушення HIPAA.
Типи порушень HIPAA
Невиконання зобов’язань щодо захисту PHI, як це передбачено в Правилі конфіденційності HIPAA, є порушенням HIPAA. Порушення включають незаконний доступ, втрату даних, неналежну утилізацію PHI і неспроможність провести огляд ризиків безпеки. Порушення може бути навмисним, наприклад, несанкціоноване перегляд медичних файлів, або ненавмисним, наприклад, інформація, надіслана не тій стороні.
Штрафи за порушення HIPAA
Відповідно до серйозності порушення, порушення HIPAA можуть варіюватися від штрафів до кримінального переслідування. Серйозні порушення можуть призвести до штрафів у розмірі до 1,5 мільйона доларів на рік, а навмисне недотримання може призвести до ув’язнення. Для притягнення компаній до відповідальності та підвищення дотримання було введено оновлені штрафи за порушення HIPAA. Щоб переконатися, що компанії серйозно ставляться до дотримання, ці зміни включають більш жорсткі правила і більші штрафи.
Реальні приклади порушень HIPAA
Кілька реальних сценаріїв чітко демонструють наслідки недотримання вимог HIPAA. Вони зазвичай обертаються навколо прогалин у захисті даних, викликаних недостатніми заходами безпеки або людською помилкою, і можуть призвести до важких штрафів і шкоди для репутації. Деякі відомі приклади включають невдачі IT компаній у захисті сховищ інформації, медичні заклади, що неналежно утилізують записи, та медичні плани, що розкривають PHI через онлайн-довідники.
Останні оновлення HIPAA
Останніми роками виникло кілька значних змін в дотриманні HIPAA, які мають на меті покращити безпеку та конфіденційність Захищеної Медичної Інформації (PHI) та адаптуватися до швидко змінюваного медичного технологічного середовища. Ці оновлення охоплюють важливі теми, включно з поточною опіоідною проблемою та зростаючою використання телемедичних послуг і електронних медичних даних.
Оновлені штрафи за порушення HIPAA
Останні зміни привели до суттєвих змін у тому, як обробляються порушення, шляхом запровадження суворіших штрафів для компаній, що не дотримуються норм HIPAA. Нові правила підкреслюють необхідність дотримуватися існуючих стандартів, запроваджуючи значно більші штрафи для бізнесу за повторні порушення. Це збільшення штрафів є не лише каральним заходом; це важливий стримуючий фактор проти недбалості та недотримання, що спонукає організації охорони здоров’я приділяти пріоритет захисту даних пацієнтів.
Цей зсув є частиною більш загальної світової тенденції до посилення законів безпеки даних, де компанії знаходяться під вищими стандартами, ніж раніше. Регулятори усвідомлюють необхідність жорсткіших заходів, щоб гарантувати, що чутливі дані належним чином захищені, оскільки витоки даних стають частішими і складнішими. У результаті, медичні постачальники, страховики і бізнес-партнери повинні бути проактивними у своїх зусиллях з дотримання шляхом впровадження надійних заходів захисту і сприяння відповідальної культури в межах своїх компаній.
Кращий контроль та підзвітність за порушення
Більша підзвітність за порушення та суворіші заходи контролю були запроваджені, щоб забезпечити серйозність дотримання вимог HIPAA з боку бізнесу. Більш часті аудити та оцінки медичних компаній є наслідком зусиль регуляторних агентств, таких як Офіс з прав людини (OCR), щодо підвищення контролю за дотриманням норм. Ці аудити призначено не тільки для виявлення порушень, але й для надання рекомендацій щодо покращення процедур дотримання.
Суворіші санкції за недотримання є потужним стримуючим фактором, який змушує бізнес приділяти пріоритет дотриманню HIPAA у своїй діяльності. Залежно від серйозності і типу порушення, фінансові штрафи можуть сягати мільйонів доларів, що додатково спонукає постачальників медичних послуг та їх бізнес-партнерів встановлювати розширені процеси дотримання.
Можлива постійна програма аудиту
Офіс з прав людини (OCR) може встановити постійну програму аудиту для регулярної оцінки дотримання компаніями правил HIPAA. Щоб забезпечити відповідність підключених організацій і бізнес-партнерів встановленим критеріям збереження Захищеної Медичної Інформації (PHI), ця проактивна програма має на меті ретельно оцінювати їх процедури й політики.
ОСКР сподівається виявити можливі недоліки в зусиллях з дотримання, які часто залишаються непоміченими до виникнення витока, проводячи регулярні аудити. Використовуючи цю стратегію, компанії можуть вирішити вразливості до того, як вони призведуть до серйозних витоків даних чи порушень, підвищуючи таким чином безпеку інформації про пацієнтів.
Додаткові вказівки чи регламенти щодо опіоїдів
У відповідь на кризу з опіоідами, Департамент охорони здоров’я та соцслужб (HHS) ввів додаткові вказівки в рамках правил дотримання HIPAA, щоб покращити управління опіоідною інформацією. Ці вказівки дозволяють постачальникам медичних послуг більшу гнучкість у системі передачі інформації про пацієнтів з родичами, опікунами та лікувальними установами у специфічних обставинах.
Метою є сприяння кращій координації догляду за особами, що борються з опіоідною залежністю, при цьому дотримуючись стандартів конфіденційності і безпеки, які вимагаються Правилом конфіденційності HIPAA.
Правило блокування інформації
Відповідність HIPAA є тісно пов’язаною з Правилом блокування інформації Закону про лікування 21-го століття. Метою цієї регуляції є припинення дій, що перешкоджають використанню, обміну чи доступу до електронної медичної інформації (EHI).
Це правило забороняє IT постачальникам і медичним постачальникам вживати будь-які заходи, які б навмисно заважали або сповільнювали обмін медичною інформацією. Дотримання цієї настанови є ключовим для підтримки прозорості та права пацієнта на їхні власні дані про здоров’я.
Ініціатива OCR щодо права доступу
Щоб забезпечити дотримання правил HIPAA, Офіс з прав людини (OCR) розпочав Ініціативу права доступу, яка зосереджується спеціально на правах пацієнтів на доступ до їх медичної інформації. Ця програма забезпечує швидке оброблення запитів на медичні записи медичними фахівцями без зайвих затримок або надмірних витрат. OCR своїми агресивними штрафами для некоректних організацій посилює вимогу до медичних постачальників дотримуватися правил доступу до даних пацієнтів відповідно до норм HIPAA.
Як Shifton може допомогти у Shift Medical Assistant
Shifton є універсальним рішенням для медичної галузі, що пропонує необхідні інструменти для відстеження робочого часу і управління змін ефективно. Для медичних фахівців, таких як медсестри та медичні асистенти, робота у нічні зміни може представляти унікальні виклики. Shifton допомагає оптимізувати ці процеси, надаючи інтуїтивний додаток для відстеження відпрацьованого часу, забезпечуючи належний облік годин і безперешкодне управління графіком змін.
Однією з ключових переваг Shifton є його здатність зберігати дані про лікарняні відпустки, що спрощує медичним установам ведення точних обліків відсутностей та забезпечення належного укомплектування персоналом. Відстежувач робочого часу дозволяє адміністраторам охорони здоров’я контролювати шаблони змін, відстежувати робочий час та коригувати розклади на основі реальних даних.
Використовуючи функцію відстеження робочого часу Shifton, організації охорони здоров’я можуть забезпечити ефективне планування свого персоналу, включаючи медичних асистентів, що працюють у нічні зміни. Shifton дозволяє краще керувати часом та вводити прозорість, допомагаючи запобігти вигорянню та покращити результати медичної допомоги.
