Повторювані зміни в робочому плані постійно порушують список пріоритетів. Це може призвести до негативних наслідків у продуктивності та прогресі команди, неефективного управління часом і пропущених термінів. Чи є спосіб тримати все під контролем і встигати за все?
Найкращий спосіб розставити пріоритети у завданнях – записати їх
Щоб почати, ви повинні планувати найближче майбутнє, створюючи детальний список усіх завдань і їх термінів виконання на день, тиждень або місяць. Замість того щоб намагатися запам’ятати все, ви повинні завести робочий щоденник і записувати в нього всі ваші завдання. Цей психологічний трюк підкреслює важливість вашої роботи.
Організуйте все
Після того як ви склали список завдань, ви можете помітити схожість між ними. Це не дивно, оскільки більшість завдань можна віднести до трьох категорій: одиночні, повторювані і проектні.
-
Одиночні
Якщо вам доручено одиночне завдання, краще зробіть його першою справою завтра. Складіть список невеликих завдань і викреслюйте деякі з них щодня. Перш ніж вирішити, які завдання є найбільш важливими, враховуйте, наскільки вони термінові і скільки часу вам потрібно для їх виконання. Ваша мета – завершити завдання протягом вашої зміни. Якщо ви не встигаєте, виконайте завдання завтра. Зауважте, що цей метод не працює для негайних завдань.
-
Повторюваний
Вам не потрібно записувати кожну річ, яку потрібно виконувати щодня. Наприклад, якщо ви ділитеся статтями в соціальних мережах або відповідаєте за e-mail кампанії. Зважаючи на це, варто створити графік для завдань, які прив’язані до конкретних годин і днів. Це значно спростить сортування робочих пріоритетів.
-
Проекти
Проекти – це завдання, які складніше виконати, ніж прості завдання. Працюйте над ними так довго, як зможете, але не намагайтеся братися за кілька проектів одночасно. Ми рекомендуємо скласти список проектів і вибрати найтерміновіші та найважливіші з них. Не беріться за новий проект без завершення попереднього.
Важливі завдання йдуть першими
Створення алфавітного або числового списку не спрацює. Ваша мета – не сліпо слідувати за пунктами списку, а зосередитися на завданнях з високим пріоритетом. Решта роботи може бути виконана в будь-якому порядку, який ви вважаєте за потрібний.
З часом ви навчитеся вибирати роботу з найвищим рівнем пріоритету і не давати їй стати проблемою. Якщо будете слідувати цим правилам, не повірите, наскільки швидким стане робочий процес.
