Як створити графік роботи для вашої команди: 23 кроки

Добре структурований графік роботи є важливим для будь-якого бізнесу. Незалежно від того, чи ви керуєте рестораном, роздрібним магазином, колл-центром чи віддаленою командою, правильно запланований графік роботи співробітників забезпечує гладку роботу, зменшує конфлікти та підтримує залученість співробітників.

Погане планування призводить до пропущених змін, термінових коригувань, вигорання і проблем з дотриманням вимог. Коли співробітники не отримують своїх графіків заздалегідь, це створює невизначеність і стрес, впливаючи на продуктивність та загальний моральний стан.

Однак добре спланований графік роботи команди оптимізує розстановку персоналу, підвищує ефективність і забезпечує співробітників справедливими та збалансованими навантаженнями. З правильним підходом та інструментами для планування ви можете спростити планування змін та забезпечити безперервність бізнесу.

Цей посібник містить 23 практичних кроки, які допоможуть менеджерам створити графік роботи, що відповідає оперативним потребам, дотримується вимог та підтримує задоволеність співробітників.

Що таке робочий графік?

Робочий графік — це структурований план, що визначає, коли працівники будуть працювати. Він допомагає бізнесам:

• Забезпечувати достатнє покриття на основі потреб бізнесу.
• Справедливо розподіляти навантаження між співробітниками.
• Оптимізувати продуктивність, знижуючи затрати на робочу силу.
• Дотримуватися законодавчих вимог щодо праці та політик компанії.

Добре спроектований робочий графік враховує потреби бізнесу, доступність працівників та справедливість змін для створення збалансованої та ефективної робочої сили.

Що робить робочий графік відмінним?

Не всі графіки є ефективними. Відмінний робочий графік той, що є зрозумілим, передбачуваним та доступним, одночасно дозволяючи гнучкість як для роботодавця, так і для співробітників. Наступні основні характеристики роблять планування ефективним:

Оновлення в режимі реального часу

Бізнес вимагає змін, і графіки повинні мати можливість адаптуватися до несподіваних змін в реальному часі. Якщо працівник хворіє, менеджери повинні мати можливість миттєво скоригувати зміни.

Мобільний доступ

Сучасний робочий графік повинен бути доступним з будь-якого пристрою, дозволяючи співробітникам перевіряти свої зміни, запитувати зміни та отримувати оновлення на ходу.

Сповіщення і нагадування

Автоматизовані нагадування про зміни допомагають співробітникам залишатися на правильному шляху, зменшуючи прогули та забезпечуючи покриття всіх змін без плутанини.

23 поради, як створити робочий графік

Крок 1: Визначте свої цілі щодо робочої сили

Перш ніж створювати робочий графік, вам потрібно зрозуміти, скільки співробітників потрібно в різний час. Це передбачає аналіз бізнес-шаблонів, визначення пікових і повільних періодів та забезпечення достатньої кількості працівників для задоволення попиту без надмірного перевантаження.

Почніть з оцінки історичних даних, щоб дізнатися, коли найбільше відвідувачів. Якщо ви керуєте рестораном, наприклад, вечори та вихідні можуть бути найзайнятнішими часами, тоді як середина тижня вранці може вимагати менше працівників. В офісах або роздрібних магазинах пікові години можуть бути під час обідньої перерви або після робочих годин.

Крім того, враховуйте рівні продуктивності працівників. Деякі співробітники працюють ефективніше в певний час дня, тому призначення змін на основі сильних сторін може підвищити ефективність операцій. Ціль – збалансувати витрати на робочу силу, одночасно підтримуючи високий рівень обслуговування клієнтів та бізнес-показники.

Крок 2: Дотримуйтесь федеральних і місцевих законів про працю

Кожна країна, штат або регіон мають різні закони про працю, які регулюють робочі графіки. Ці закони охоплюють такі аспекти, як максимальні робочі години, оплату за понаднормовий час, перерви та необхідні повідомлення про розклад. Недотримання цих законів може призвести до штрафів, юридичних суперечок та поганої репутації серед співробітників.

Перш ніж затверджувати будь-який графік, переконайтеся, що він відповідає всім відповідним трудовим нормативам. Деякі ключові аспекти дотримання включають:

• Забезпечення того, щоб працівники не перевищували законних лімітів понаднормової роботи без належної компенсації.
• Планування необхідних перерв, таких як обідні перерви і періоди відпочинку.
• Дотримання законів про справедливий робочий тиждень, які вимагають від роботодавців попередньо повідомляти працівників про їхні зміни.

Використання програмного забезпечення для планування може допомогти автоматизувати дотримання вимог, попереджаючи про можливі порушення та забезпечуючи, що всі зміни відповідають юридичним вимогам.

Крок 3: Познайомтеся з вашою командою

Добре збалансований робочий графік враховує навички, сильні сторони та робочі вподобання кожного співробітника. Це допомагає створити продуктивне робоче середовище, в якому співробітники відчувають себе оціненими і працюють на максимумі.

Приділіть час, щоб зрозуміти:

• Хто відмінно справляється з якими завданнями та ролями?
• Хто віддає перевагу ранковим, вечірнім або нічним змінам?
• Хто має обмеження, такі як відповідальність за догляд за дітьми або навчання?

Розуміння цих факторів дозволяє створити робочий графік, що підвищує продуктивність і задоволеність роботою. Співробітники, які відчувають, що їхні потреби враховані, більш схильні залишатися залученими і надавати кращі результати.

Крок 4: Поважайте уподобання щодо графіка своїх працівників

Хоча бізнес-потреби мають бути пріоритетом, повага до уподобань співробітників щодо графіка роботи може підвищити моральний дух і зменшити прогули. Співробітники з передбачуваним графіком роботи більш задоволені та продуктивні.

Щоб врахувати уподобання, не шкодячи роботі, розгляньте такі можливості:

• Дозволяйте співробітникам подавати свої доступні дати заздалегідь.
• Створюйте справедливу ротацію у вихідні та свята.
• Надайте можливості обміну змінами для співробітників, яким потрібна гнучкість.

Навіть якщо не завжди можливо задовольнити кожен запит, показуйте працівникам, що їхні уподобання мають значення, для зміцнення довіри і зниження текучості кадрів.

Крок 5: Залучайте своїх співробітників

Заохочення співробітників до участі в прийнятті рішень щодо планування сприяє формуванню колективної культури праці і підвищує загальне задоволення. Коли працівники відчувають, що мають вплив, вони більш схильні дотримуватися призначених змін.

Способи залучення працівників включають:

• Використання системи відкритих запитів, де співробітники можуть подавати бажані робочі дні та години.
• Надання можливості працівникам обмінюватися змінами з дозволу керівництва.
• Проведення опитувань або зборів для обговорення політики розкладів і проблем.

Надаючи працівникам можливість впливати на свої робочі графіки, бізнес може створити позитивнішу та співпрацювальну робочу атмосферу.

Крок 6: Зберіть інформацію про доступність працівників

Перед тим, як фіналізувати робочий графік, важливо зібрати точну інформацію про доступність працівників. Це запобігає змінам в останню хвилину, конфліктам у розкладі та незаповненим змінам.

Найкращий спосіб зібрати інформацію про доступність — це використання цифрових систем розкладу, де працівники можуть оновлювати свої бажані робочі години. Це усуває потребу в постійній комунікації туди-назад і гарантує відповідність графіків реальній доступності працівників.

Крок 7: Плануйте заздалегідь

Одна з найбільших помилок у розкладі — це чекати до останнього моменту для призначення змін. Планування робочих графіків заздалегідь допомагає уникнути стресу для керівників і працівників.

Для досягнення оптимальних результатів:

• Створюйте графіки принаймні за два тижні заздалегідь.
• Виявляйте потенційні конфлікти та вносьте коригування заздалегідь.
• Повідомляйте графіки, як тільки вони фіналізовані.

Такий підхід дає працівникам достатньо часу для планування особистого життя та забезпечує безперебійну роботу бізнесу.

Крок 8: Створіть запасний план

Навіть найкраще сплановані графіки можуть зіткнутися з несподіваними порушеннями через хвороби, надзвичайні ситуації або зміни в останню хвилину. Запасний план забезпечує безперешкодну роботу бізнесу без серйозних проблем.

Деякі стратегії запасного плану включають:

• Ведення списку працівників на виклик, які можуть вийти на підміну при короткому повідомленні.
• Перехресне навчання співробітників, щоб вони могли виконувати кілька ролей за потреби.
• Використання програмного забезпечення для складання графіків, що дозволяє швидко коригувати та обмінюватися змінами.

Проактивний підхід до порушень графіку запобігає зайвому стресу та підтримує команду в робочому стані.

Крок 9: Вирішіть, як ви хочете створити свій графік

Існує кілька способів створення робочого графіку, кожен з яких має свої переваги та недоліки. Найпоширеніші методи включають:

• Ручне складання графіку – використання електронних таблиць або дощок для вручну створення та коригування графіків.
• Автоматизоване програмне забезпечення для складання графіків – інструменти, що генерують робочі графіки на основі потреб бізнесу, доступності працівників і правил відповідності.
• Гібридний підхід – поєднання ручного введення та автоматизації для покращення точності та ефективності.

Вибір правильного методу складання графіку залежить від розміру вашої команди, складності бізнесу та рівня необхідної гнучкості.

Крок 10: Створіть свій графік

Після врахування всіх ключових факторів настав час створювати фактичний робочий графік. Дотримуйтеся цих кроків для структурування:

1. Призначте зміни на основі потреб бізнесу.
2. Забезпечте справедливий розподіл робочих навантажень.
3. Враховуйте правові вимоги, включно з перервами на відпочинок і понаднормовими годинами.
4. Коригуйте графіки на основі доступності працівників.
5. Перегляньте графік на наявність конфліктів або відсутніх змін.

Добре спланований графік повинен збалансовувати операційні потреби, одночасно зберігаючи працівників залученими та продуктивними.

Крок 11: Публікуйте графіки заздалегідь

Працівники цінують наявність графіків заздалегідь, щоб вони могли відповідно планувати. Надаючи ранній доступ до графіків, бізнеси сприяють покращенню балансу робота-життя, зменшенню кількості відсутніх співробітників та підвищенню задоволеності роботою.

Найкращі практики включають:

• Публікацію графіків щонайменше за два тижні заздалегідь.
• Надсилання нагадування про графік перед кожною зміною.
• Надання можливості працівникам підтвердити або запросити зміни, якщо це необхідно.

Завдяки зрозумілому та своєчасному розкладанню компанії можуть зменшити плутанину та сприяти організованості працівників.

Крок 12: Складіть розклад на основі сильних сторін ваших працівників

Добре збалансований робочий графік команди — це не лише заповнення змін, а й призначення правильних працівників на правильні ролі в правильний час. Працівники мають різні навики, рівні енергії та середовища продуктивності, і використання цих сильних сторін може підвищити ефективність.

Для стратегічного планування:

• Призначайте досвідчених працівників на зміни з високим попитом для підтримання якості обслуговування.
• Плануйте новачків разом із старшими працівниками для наставництва.
• Забезпечте, щоб ролі, що вимагають технічних знань або лідерства, виконували найбільш підходящі співробітники.

Такий підхід запобігає перенавантаженню працівників завданнями, до яких вони не готові, та підвищує продуктивність протягом змін.

Крок 13: Перевірте помилки в складанні розкладу

Навіть при ретельному плануванні, помилки в складанні розкладу трапляються. Перед тим, як фіналізувати робочий графік, перегляньте його на наявність:

• Подвійне бронювання – двоє працівників випадково призначені на ту саму роль у той самий час.
• Недостатня кількість персоналу в пікові години – недостатня кількість покриття у часи високого попиту.
• Послідовні зміни – працівники сплановані на зміни допізна, і одразу на ранкові зміни, що призводить до втоми.
• Надмірний понаднормовий час – співробітники працюють понад законодавчі або корпоративні обмеження.

Швидка перевірка якості гарантує, що ваш графік роботи є справедливим, законним і оптимізованим для успішності бізнесу.

Крок 14: Поділіться своїм графіком з командою

Після створення графіка роботи співробітники повинні швидко отримати доступ до своїх змін. Неправильний розподіл графіків може призвести до плутанини, пропущених змін і розчарування.

Найкращі практики для поширення графіків:

• Використовуйте інструменти для планування на основі хмари, які дозволяють співробітникам перевіряти зміни онлайн.
• Розмістіть графіки в централізованому місці, наприклад, на дошці оголошень або порталі компанії.
• Надсилайте автоматизовані сповіщення через SMS або електронну пошту, щоб нагадати співробітникам про їхні майбутні зміни.

Надання зрозумілих і доступних графіків тримає співробітників в курсі і зменшує непотрібні запитання і непорозуміння.

Крок 15: Переконайтесь, що графік є легко доступним

Співробітники повинні мати можливість переглядати свої зміни в будь-який час і з будь-якого місця. Система графіків, що оптимізована для мобільних пристроїв, усуває потребу в паперових графіках або постійних дзвінках менеджерам.

Для покращення доступності:

• Використовуйте платформу для планування з мобільною сумісністю.
• Надайте співробітникам доступ до входу в їхні робочі графіки.
• Переконайтесь, що співробітники можуть без плутанини запитувати заміни чи оновлення змін.

Легкий доступ до графіків покращує комунікацію та відповідальність на всій робочій силі.

Крок 16: Встановіть метод комунікації для всієї команди

Ефективний робочий графік команди йде пліч-о-пліч з сильною системою комунікації. Співробітники повинні мати можливість:

• Задавати запитання про свої зміни
• Запитувати зміни зміни
• Повідомляти про конфлікти або побоювання щодо графіку

Опції для покращення комунікації щодо графіків включають:

• Груповий чат у робочому додатку.
• Спеціальна електронна адреса для запитів, пов’язаних із змінами.
• Автоматизований чат-бот, який може відповідати на поширені запитання щодо графіків.

Стратегія упорядкованої комунікації полегшує швидке вирішення питань, пов’язаних з графіком.

Крок 17: Пріоритизуйте баланс роботи та особистого життя

Ефективний графік співробітників не лише підтримує бізнес-операції, але й поважає добробут співробітників.

Для просування балансу роботи та особистого життя:

• Уникайте планування надмірного понаднормового часу для співробітників.
• Розподіляйте вихідні та нічні зміни справедливо.
• Дозвольте гнучкі варіанти планування, де це можливо.

Збалансоване робоче середовище призводить до задоволених співробітників, зниження плинності кадрів та підвищення продуктивності.

Крок 18: Пропонуйте можливості для зростання

Планування – це не лише заповнення змін, це також шанс допомогти співробітникам розвивати свої навички та кар’єру.

Способи надання можливостей для зростання через планування:

• Призначати співробітників на нові ролі або обов’язки.
• Пропонуйте тренувальні зміни, де співробітники можуть навчатися новим навичкам.
• Змінюйте можливості лідерства серед персоналу.

Інтегруючи навчальні можливості в графік, компанії можуть підвищити зацікавленість співробітників і покращити утримання персоналу.

Крок 19: Заохочуйте зворотний зв’язок від співробітників

Співробітники безпосередньо впливають на рішення щодо графіків, тож важливо регулярно запитувати їхню думку.

Методи збору зворотного зв’язку включають:

• Анонімні опитування щодо справедливості графіків.
• Командні зустрічі, де співробітники можуть висловити свої побоювання.
• Ящик для пропозицій з ідеями щодо покращення графіку.

Реагування на зворотний зв’язок співробітників будує довіру та допомагає з часом вдосконалювати процеси планування.

Крок 20: Використовуйте технології

Ручне планування може бути трудомістким і схильним до помилок. Автоматизоване програмне забезпечення для планування спрощує процес і забезпечує точність і справедливість робочих графіків для співробітників.

Основні функції, які варто шукати в програмному забезпеченні для планування:

• Рекомендації щодо змін на основі потреб бізнесу, які керуються AI.
• Автоматизована зміна змін, щоб співробітники могли легко обмінюватися змінами.
• Відстеження дотримання трудового законодавства, щоб запобігти порушенням.

Використання інструментів для планування на основі технологій допомагає менеджерам ефективно створювати графіки співробітників.

Крок 21: Сприяйте позитивному робочому середовищу

Робочий графік – це не просто список змін, це відображення корпоративної культури. Підтримка підходу до планування створює більш мотивовану робочу силу.

Способи покращення робочого середовища через планування:

• Проявляйте гнучкість, коли це можливо.
• Визнавати потреби співробітників і виконувати запити, коли це можливо.
• Уникати зміни розкладу в останню хвилину, що викликатиме стрес.

Позитивний досвід планування графіка веде до кращої продуктивності, підвищення морального духу і поліпшення командної роботи.

Крок 22: Шукайте можливості для автоматизації та персоналізації

Кожен співробітник має різні уподобання та доступність. Використання персоналізованих варіантів розкладу підвищує задоволеність і залученість співробітників.

Деякі способи персоналізації розкладу включають:

• Надання можливості вибору бажаного чергування.
• Запропонування варіантів самостійного розкладу для певних ролей.
• Надання індивідуальних нагадувань про чергування.

Автоматизована система планування з персоналізованими варіантами зміни робить планування чеснішим і більш адаптивним.

Крок 23: Використовуйте найкращий інструмент для роботи

Створення розкладу роботи команди вручну може бути виснажливим, особливо для підприємств з великим обсягом робочої сили. Використання просунутих інструментів планування, таких як Shifton, допомагає менеджерам ефективно створювати робочі розклади за рахунок:

• Автоматизації планування змін на основі реальних бізнес-потреб.
• Надання можливості співробітникам безперешкодно обмінюватись змін у системі.
• Надання оновлень в реальному часі, щоб уникнути конфліктів у розкладі.

Shifton спрощує управління робочою силою, покращує ефективність планування та знижує адміністративне навантаження, що полегшує діяльність бізнесу.

Типи робочих графіків

Різні підприємства вимагають різних структур розкладу для задоволення своїх унікальних операційних потреб. Тип робочого графіку залежить від вимог галузі, доступності працівників і пріоритетів організації. Нижче наведено деякі з найбільш поширених робочих графіків, які реалізують підприємства.

На повну ставку

Робочий графік на повну ставку зазвичай складає 40 годин на тиждень, хоча в деяких галузях це може означати щось інше. Співробітники зазвичай працюють фіксовану кількість годин на день, п’ять днів на тиждень.

Ключові переваги графіків на повну ставку:

• Забезпечує стабільність роботи і постійний дохід для співробітників.
• Забезпечує регулярний рівень персоналу для підприємств, які потребують постійного покриття.
• Часто включає пільги, такі як медичне страхування, оплачувані відгули і пенсійні плани.

Графіки на повну ставку добре працюють у таких галузях, як корпоративні офіси, охорона здоров’я, управління роздрібною торгівлею та центри обслуговування клієнтів, де потрібні безперервна робота та узгодженість робочої сили.

На неповну ставку

Робочий графік на неповну ставку зазвичай передбачає роботу менше 40 годин на тиждень. Співробітники можуть мати фіксовані або змінні зміни залежно від потреб роботодавця.

Ключові переваги графіків на неповну ставку:

• Пропонує гнучкість для студентів, опікунів або осіб, які поєднують кілька робіт.
• Допомагає підприємствам знижувати витрати на робочу силу, зберігаючи адекватний рівень персоналу.
• Надає рішення для підприємств із сезонним або нерівномірними навантаженням.

Графіки на неповну ставку є звичайною практикою у ресторанах, роздрібних магазинах, кол-центрах та індустрії гостинності, де бізнес потребує гнучкості в персоналі.

Віддалені/гнучкі робочі графіки

Віддалений або гнучкий графік роботи дозволяє співробітникам працювати з дому або будь-якого місця за межами традиційного офісного середовища. Години можуть бути фіксованими, змінними або залежати від результатів, залежно від політики компанії.

Ключові переваги віддалених/гнучких графіків:

• Збільшує автономію працівників та баланс між роботою та особистим життям.
• Зменшує час на проїзд і пов’язані з цим витрати.
• Розширює потенційний пул найму, дозволяючи бізнесу наймати таланти з різних місць.

Віддалені та гнучкі робочі графіки особливо ефективні у таких галузях, як ІТ, обслуговування клієнтів, створення контенту та маркетинг, де завдання можна виконувати в цифровому форматі без фізичної присутності.

Графік 5-4/9

Графік 5-4/9 — це стиснутий графік, коли працівники працюють дев’ятигодинні зміни протягом восьми днів у двотижневий період, за якими слідує одна восьмигодинна зміна і один додатковий вихідний день.

Ключові переваги графіка 5-4/9:

• Дозволяє працівникам мати триденний вихідний кожні два тижні.
• Підвищує продуктивність, пропонуючи довші робочі дні, але менше загальної кількості робочих днів.
• Знижує витрати на проїзд і покращує баланс між роботою та особистим життям.

Цей тип графіка зазвичай використовується в державних установах, корпоративних офісах і в проектних галузях, які можуть дозволити собі гнучкі робочі структури.

Графік 2-2, 3-2, 2-3

Графік 2-2, 3-2, 2-3 — це ротаційний графік роботи, коли працівники працюють у циклах два дні працюють, два дні відпочивають, три дні працюють і так далі.

Ключові переваги графіка 2-2, 3-2, 2-3:

• Забезпечує працівникам регулярні дні відпочинку для відновлення.
• Забезпечує безперервну роботу підприємства 24/7 без надмірного понаднормового часу.
• Збалансовує навантаження, обертаючи працівників через різні зміни.

Цей графік ідеально підходить для таких галузей, як охорона здоров’я, екстрені служби, виробництво та охорона, де потрібне постійне укомплектування персоналом.

Графік 4/10

Робочий графік 4/10 складається з чотирьох 10-годинних робочих днів на тиждень, після яких слідують три вихідні дні.

Ключові переваги графіка 4/10:

• Надає співробітникам додатковий вихідний день щотижня, покращуючи баланс між роботою та особистим життям.
• Зменшує витрати на проїзд, оскільки співробітники їздять на роботу менше днів.
• Допомагає бізнесу підвищити продуктивність шляхом зменшення кількості змінних переходів.

Графік 4/10 часто використовують у підтримці клієнтів, виробництві, логістиці та в медичній сфері, де подовжені зміни можуть підвищити ефективність.

Приклад і шаблон робочого графіка

Створення структурованого та зрозумілого робочого графіка є важливим для ефективного управління робочою силою. Добре оформлений графік гарантує, що співробітники заздалегідь знають свої зміни, запобігає конфліктам у плануванні та покращує загальну координацію команди.

Нижче наведено приклад базового шаблону робочого графіка, який можна використовувати в різних галузях:

Ім’я співробітника	Посада	Понеділок	Вівторок	Середа	Четвер	П’ятниця	Saturday	Неділя	Загальна кількість годин
Джон Доу	Касир	9:00 – 17:00	9:00 – 17:00	Вихідний	13:00 – 21:00	9:00 – 17:00	Вихідний	Вихідний	32
Сара Сміт	Офіціант	Вихідний	10:00 – 18:00	10:00 – 18:00	Вихідний	16:00 – 24:00	16:00 – 24:00	16:00 – 24:00	40
Марк Лі	Менеджер	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	Вихідний	Вихідний	40

Як використовувати цей шаблон робочого графіка:

• Перерахуйте імена та ролі співробітників, щоб уточнити обов’язки.
• Призначте зміну відповідно до завантаженості та доступності співробітників.
• Забезпечте справедливий розподіл змін, щоб запобігти перевантаженню чи нестачі персоналу.
• Чітко вказуйте дні відпочинку, щоб співробітники знали, коли вони не заплановані.
• Розрахуйте загальну кількість годин, щоб відстежувати витрати на працю та дотримання трудового законодавства.

Структурований шаблон робочого графіка допомагає бізнесу залишатися організованим, покращити прозорість та підвищити продуктивність.

Як Shifton робить створення робочих графіків простим

Управління робочими графіками вручну може бути часозатратним, особливо для бізнесу з кількома співробітниками, змінними розкладами чи режимом роботи 24/7. Shifton, розумний інструмент управління робочою силою, спрощує процес, пропонуючи:

• Автоматичне планування для усунення ручних помилок.
• Опції самообслуговування для співробітників, щоб міняти зміни і оновлювати доступність.
• Оновлення в реальному часі, щоб запобігти конфліктам і змінам в останню хвилину.
• Відстеження відповідності законодавству, щоб забезпечити дотримання трудових законодавств.

Shifton дозволяє менеджерам створювати робочі графіки за лічені хвилини, знижувати адміністративне навантаження та підвищувати загальну ефективність планування.