Як ефективно планувати графік співробітників: 16 кроків для виконання

Створення ефективного графіка роботи для працівників є важливим для підтримки продуктивності, забезпечення справедливості та задоволення потреб бізнесу. Добре організований графік персоналу допомагає бізнесу працювати безперебійно, збалансовуючи доступність співробітників, їхні вподобання та навантаження. Однак, складання графіка для працівників може бути складним, особливо при розв’язанні питань, пов’язаних з останніми змінами, обмінами змін та трудовим законодавством.

Цей посібник містить 16 кроків для покращення вашого процесу складання графіка роботи персоналу, охоплюючи основні техніки планування, щоб ефективно планувати персонал, зменшувати конфлікти розкладів та покращувати автоматизацію бізнесу.

Речі, які слід знати та впроваджувати в плануванні роботи

Інструменти планування роботи, такі як Shifton, дозволяють менеджерам автоматизувати планування роботи та усунути ручне планування змін. HR-фахівці та керівники команд раніше витрачали значну частину свого часу на управління графіками персоналу, враховуючи запити на відпустку та переваги змін. Зараз автоматизовані рішення для бізнесу спрощують ці завдання, дозволяючи менеджерам фокусуватися на добробуті працівників, коучингу з підвищення продуктивності та розвитку робочої сили.

Ефективне впровадження технології планування робочого графіка вимагає розуміння ключових елементів планування співробітників та автоматизації управління змін. Ось п’ять ключових речей, які варто знати при цифровізації процесу складання графіка персоналу.

1. Краще управління часом і завданнями

З інструментами автоматизації робочої сили менеджери можуть ефективно планувати працівників, одночасно управляючи завданнями та проектами в одній системі. Ця інтеграція дозволяє компаніям покращувати управління часом, продуктивність та співпрацю в команді, забезпечуючи, щоб працівники точно знали, що робити під час своїх змін.

Добре структурований графік персоналу повинен включати призначення змін, розподіл завдань та граничні терміни проектів, забезпечуючи безперебійний хід операцій. Shifton, потужне рішення для планування, дозволяє бізнесу створювати графіки для співробітників, одночасно призначаючи контрольні списки та завдання для покращення якості обслуговування та операційної ефективності.

2. Автоматизація та штучний інтелект

Головна перевага автоматичного планувальника співробітників – це використання автоматизації на основі штучного інтелекту. Понад 62% компаній або планують впровадити, або вже використовують автоматизацію на робочому місці, і зрозуміло, що рішення для планування на базі штучного інтелекту стають дедалі важливішими для менеджерів.

Як ефективно планувати співробітників за допомогою автоматизації:

• Введіть дані співробітників, довжину змін та доступність у систему.
• Дозвольте програмі оптимізувати робочі графіки.
• Система автоматично коригує зміни відповідно до запитів на відпустки та потреб робочої сили.
• Мінімізуйте конфлікти при плануванні за допомогою оновлень в реальному часі та автоматичних рекомендацій.

Використання автоматизації в бізнесі спрощує планування та укомплектування персоналу, зменшуючи потребу в ручних коригуваннях і змінах у останню хвилину.

3. Відстеження часу на основі хмарних технологій

Близько 44% керівників з управління талантами зараз покладаються на інструменти автоматизації робочої сили на основі хмарних технологій для відстеження графіків співробітників та відвідуваності. Сучасні методи планування співробітників включають хмарні системи входу, що дозволяють працівникам входити та виходити з системи з будь-якого місця. Ця функція є вирішальною для гібридних моделей роботи, віддалених команд та бізнесів, що працюють у декількох локаціях.

Для компаній, що вимагають заслуговування на місці, багато інструментів планування пропонують GPS верифікацію та входи на основі IP, забезпечуючи точне відстеження робочих графіків для співробітників. Ці цифрові функції відстеження часу підвищують відповідальність та зменшують розбіжності у виплатах, при цьому надаючи працівникам більшу гнучкість.

4. Аналітика даних для оптимізації планування

Ефективний робочий графік повинен бути оснований на даних. Цифрові рішення для планування надають інформаційні панелі реального часу, що пропонують інсайти в:

• Відвідуваність співробітників та дотримання змін.
• Загальну кількість відпрацьованих годин за період.
• Запізнення, понаднормові роботи та тенденції продуктивності.
• Рівні завершення завдань за зміну.

Використовуючи аналітику даних в плануванні співробітників, компанії можуть виявляти неефективності, покращувати рішення з укомплектування персоналу та підвищувати відстеження продуктивності. Ці інсайти дозволяють менеджерам уточнювати графіки працівників, забезпечуючи відповідність витрат на працю з операційними потребами при збереженні продуктивності робочої сили.

5. Автоматизований розрахунок заробітної плати

Однією з найбільших переваг автоматизації бізнесу в плануванні та укомплектуванні персоналу є автоматизована обробка заробітної плати. Замість ручного відстеження годин і розрахунку заробітків, сучасні процеси складання графіків персоналу інтегрують функції обробки заробітної плати, спрощуючи розрахунки заробітної плати.

Ключові переваги автоматизації в обробці заробітної плати:

• Відстежує робочі години співробітників і застосовує встановлені тарифи оплати.
• Генерує автоматизовані звіти про заробітну плату на основі фактично відпрацьованого часу.
• Зменшує помилки у виплатах, виключаючи ручне введення даних.
• Інтегрується з системами бухгалтерії та фінансів для безперебійної обробки заробітної плати.

Завдяки автоматизованим системам складання робочих графіків і нарахування заробітної плати, команди HR можуть значно заощадити час, забезпечуючи точну й своєчасну виплату зарплати.

16 кроків для покращення складання графіка роботи вашого персоналу

Крок 1: Визначте, що потрібно зробити вашій команді

Перед тим як скласти графік для співробітників, визначте основні обов’язки і завдання, які необхідно виконати. Розгляньте:

• Які послуги або завдання повинні виконуватися щоденно?
• Які співробітники найкраще підходять для конкретних ролей?
• Чи є часи пікового навантаження, що вимагають додаткового покриття персоналом?

Розуміння розподілу робочого навантаження гарантує, що планування співробітників узгоджене з операційними потребами, і робота буде виконана ефективно.

Крок 2: Проаналізуйте, коли у вас найбільше та найменше завантаження

Проаналізуйте дані про минулі результати, щоб визначити найбільші та найменш завантажені періоди вашого бізнесу. Використовуйте інсайти з:

• Звітів про продажі та клієнтський трафік
• Даних про обсяг дзвінків (для команд підтримки клієнтів)
• Сезонних тенденцій та коливань попиту

Узгоджуючи графіки співробітників з фактичним попитом, бізнеси оптимізують витрати на працю та забезпечують достатнє покриття персоналом під час пікових годин, уникаючи перевантаження під час періодів низького завантаження.

Крок 3: Прогнозуйте рівні активності у майбутньому

Прогнозування робочого навантаження допомагає керівникам складати розклад для співробітників справедливо та ефективно. Зверніть увагу на:

• Майбутні акції або ділові заходи
• Святкові сезони або заявки на відпустки
• Ринкові тенденції, які можуть вплинути на попит клієнтів

Передбачаючи майбутні потреби, керівники можуть планувати персонал проактивно, запобігаючи нестачі кадрів в останню хвилину та забезпечуючи ефективний графік роботи для співробітників.

Крок 4: Врахуйте потреби вашого персоналу

Розклад роботи персоналу повинен брати до уваги як ділові вимоги, так і уподобання співробітників. Працівники, які відчувають, що їхні потреби враховані, з більшою ймовірністю залишаються залученими та продуктивними. Створюючи розклад для працівників, врахуйте:

• Доступність і запитуваний час відпустки
• Розгляд балансу між роботою та життям
• Рівні навичок і робочі ролі

Справедливий і збалансований розклад покращує задоволеність співробітників, зменшує перевтому і мінімізує прогули.

Крок 5: Оберіть метод планування змін

Вибір правильного підходу до планування співробітників залежить від вашої бізнес-моделі, структури робочої сили та операційних вимог. Існує кілька технік планування співробітників, які варто врахувати:

• Фіксовані зміни – Співробітники працюють однакові години кожен день (наприклад, з 9:00 до 17:00). Ідеально для бізнесу зі стабільним навантаженням.
• Ротаційні зміни – Співробітники змінюють різні графіки (ранок, вечір, ніч). Поширено в охороні здоров’я, роздрібній торгівлі та готельному бізнесі.
• Роздільні зміни — Співробітники працюють у два окремі періоди протягом дня (наприклад, з 8:00 до 12:00, а потім з 16:00 до 20:00). Корисно для бізнесу з коливанням попиту.
• Розклад на виклик – Співробітники залишаються доступними для роботи за потреби. Часто використовується в галузі охорони здоров’я та аварійних службах.
• Гнучкий графік – Співробітники обирають години роботи на основі навантаження і потреб бізнесу. Підходить для віддалених команд і творчих галузей.

Вибір правильного процесу планування персоналу допомагає бізнесу оптимізувати витрати на робочу силу, забезпечуючи при цьому ефективне складання графіків для співробітників.

Крок 6: Оптимізуйте графіки змін відповідно до завантажених годин

Щоб максимізувати продуктивність, поєднуйте працівників відповідно до пікових і повільних годин. Бізнес має:

• Призначати більше співробітників у пікові години для покращення якості обслуговування.
• Зменшувати чисельність персоналу в повільні години, щоб уникнути непотрібних витрат на працю.
• Використовувати історичні дані для прогнозування коливань попиту та коригувати зміни відповідно до цього.

Підхід, заснований на даних, до планування співробітників, який гарантує оптимальний розподіл ресурсів, допомагає бізнесу працювати ефективно.

Крок 7: Мінімізуйте зміни в графіку в останню хвилину

Неочікувані зміни в графіку порушують робочий процес та дратують працівників. Щоб уникнути змін в останню хвилину:

• Заохочуйте співробітників подавати запити на відгул заздалегідь.
• Встановити крайню дату для обміну змінами та вимагати схвалення керівництвом.
• Мати наявних резервних співробітників для термінових потреб у персоналі.
• Використовуйте програмне забезпечення для планування, щоб автоматизувати коригування в останню хвилину.

Зменшуючи конфлікти в плануванні, бізнес зберігає стабільність розкладу персоналу і покращує задоволеність працівників.

Крок 8: Переконайтеся, що графіки легко доступні

Графік роботи для співробітників має бути легкодоступний, що зменшує плутанину та непорозуміння. Для покращення доступності:

• Поширюйте графіки в цифровому форматі через онлайн-портал або мобільний додаток.
• Розміщуйте друковані графіки в кімнатах для перерв або загальних місцях.
• Повідомляйте про оновлення графіка в режимі реального часу, щоб уникнути непорозумінь.

Чітка комунікація забезпечує поінформованість співробітників про їхні робочі графіки, зменшуючи прогули та помилки в розкладі.

Крок 9: Балансування потреб бізнесу та співробітників

Ефективне управління розкладом персоналу передбачає баланс між вимогами бізнесу та добробутом співробітників. Хоча бізнес має підтримувати продуктивність та прибутковість, слід також враховувати уподобання співробітників для підвищення залученості та утримання кадрів.

Стратегії для балансування потреб бізнесу та співробітників:

• Пропонуйте гнучкий графік, коли це можливо, щоб врахувати особисті зобов’язання.
• Чесно чергуйте зміни, щоб запобігти перевантаженню певних працівників.
• Впровадьте чіткі політики для подання заявок на відпустки або обмін змінами.
• Заохочуйте відкриту комунікацію між керівниками та персоналом щодо проблем з плануванням.

Добре збалансований графік для співробітників покращує моральний дух, знижує плинність кадрів і створює більш мотивовану робочу силу.

Крок 10: Будьте в курсі подій і факторів, що впливають на розклад

Деякі зовнішні фактори впливають на найкращі методи планування співробітників, вимагаючи від бізнесу залишатися адаптивними.

Поширені фактори, що впливають на графіки:

• Державні свята та сезонний попит – Бізнесу потрібно готуватися до збільшення навантаження або зменшення доступності персоналу.
• Погодні умови – Зовнішні роботи можуть бути затримані через погодні перешкоди.
• Тенденції в галузі – Економічні зрушення або уподобання клієнтів можуть вплинути на потреби в персоналі.
• Непередбачені ситуації – Відсутність працівників через хворобу або сімейні обставини вимагає наявності плану на випадок непередбачених обставин.

Моніторинг цих факторів допомагає бізнесу проактивно коригувати робочий графік для працівників, запобігаючи нестачі персоналу або неефективності.

Крок 11: Розповсюдження розкладу серед працівників

Після затвердження розкладу бізнеси повинні забезпечити, щоб кожен працівник отримав його вчасно.

Кращі практики розповсюдження розкладів:

• Відправляйте розклади завчасно, щоб надати працівникам час для планування.
• Використовуйте онлайн платформу для розкладу для легкого оновлення та доступу.
• Розміщуйте паперові копії у загальних місцях для ознайомлення.
• Дозвольте працівникам підтверджувати отримання, аби впевнитися, що вони ознайомились зі своїм графіком.

Доступність розкладів допомагає ефективно керувати графіками працівників, зменшуючи непорозуміння та погану комунікацію.

Крок 12: Установіть стратегію командної комунікації

Сильна стратегія комунікації забезпечує поінформованість та залученість працівників щодо оновлень у розкладі.

Способи покращення командної комунікації:

• Використовуйте програми для розкладу для відправки автоматичних нагадувань про зміни.
• Створіть спеціальну групу для обговорення змін у розкладі або заміни змін.
• Сприяйте зворотному зв’язку для ранішого виявлення проблем із розподілом часу.
• Проводьте регулярні наради для обговорення кадрових викликів та рішень.

Чітка комунікація покращує ефективність складання робочого розкладу, запобігаючи плутанині та конфліктам в останню хвилину.

Крок 13: Періодично оцінюйте ваш розклад та процес

Процес складання графіків роботи персоналу слід регулярно переглядати, щоб забезпечити його ефективність. Бізнесу варто аналізувати ключові показники ефективності, щоб визначити, чи відповідає стратегія планування операційним та потребам співробітників.

Як оцінити процес створення розкладу:

• Відстежуйте відвідуваність та пунктуальність – виявляйте закономірності відсутності чи запізнень.
• Слідкуйте за розподілом навантаження – забезпечуйте справедливий розподіл змін серед працівників.
• Збирайте відгуки працівників – запитуйте про проблеми з розкладом та покращення.
• Оцінюйте задоволеність клієнтів – забезпечуйте відповідність залучення персоналу якості обслуговування клієнтів.

Періодично переглядаючи та вдосконалюючи розклад, бізнеси можуть підвищити ефективність та задоволеність працівників, роблячи розклади більш адаптованими до змінюваних вимог.

Крок 14: Слідкуйте та коригуйте за необхідності

Навіть добре спланований робочий графік для працівників потребує час від часу коригувань. Бізнесам слід залишатися гнучкими та чутливими до змінюваних обставин.

Кращі практики моніторингу та коригування розкладів:

• Використовуйте програмне забезпечення для відстеження робочих годин працівників і покриття змін у реальному часі.
• Швидко вирішуйте проблеми з нестачею персоналу, додаючи працівників, коли це необхідно.
• Коригуйте зміни на основі продуктивності працівників і потреб у навантаженні.
• Будьте проактивними щодо конфліктів, вирішуючи їх до загострення.

Регулярний моніторинг забезпечує ефективне планування робочого часу працівників, дозволяючи менеджерам приймати рішення на основі даних для оптимізації графіків персоналу.

Крок 15: Дотримуйтеся законодавчих вимог

Бізнеси повинні дотримуватись трудового законодавства та нормативів при створенні робочого розкладу працівників, аби уникнути юридичних ризиків.

Ключові питання відповідності:

• Мінімальні періоди відпочинку – забезпечуйте адекватні перерви між змінами.
• Регуляції надурочних – відстежуйте надурочні години та відповідно компенсуйте працівників.
• Закони про справедливий розклад – у деяких регіонах вимагається завчасне повідомлення про зміни у розкладі.
• Обмеження робочого часу – у певних галузях існують обмеження на максимальні години роботи.

Розуміння та дотримання найкращих практик створення розкладів для працівників захищає бізнеси від штрафів та юридичних спорів, забезпечуючи справедливі робочі умови.

Крок 16: Використовуйте програмне забезпечення для розкладу

Використання автоматики для бізнесу спрощує процес складання розкладу для персоналу, зменшуючи адміністративне навантаження та підвищуючи точність. Програма для розкладу допомагає бізнесам:

• Автоматизувати призначення змін відповідно до доступності та навантаження працівників.
• Надавати працівникам оновлення розкладу в реальному часі.
• Дозволяє працівникам запити на вихідний час та обмін змін онлайн.
• Генерувати звіти про витрати на робочу силу, відвідуваність та продуктивність.

Впроваджуючи автоматизацію управління персоналом, бізнеси можуть заощаджувати час, зменшувати конфлікти у складанні розкладів та забезпечувати справедливі та ефективні робочі графіки працівників.

Які переваги використання програмного забезпечення для розкладу для працівників?

Вкладення у програмне забезпечення для розкладу забезпечує бізнесу структурований та ефективний спосіб складання робочого графіку для працівників, зменшення помилок та покращення управління персоналом. Нижче наведено ключові переваги використання автоматики на робочому місці для складання розкладу.

1. Оптимізація складання розкладу

Ручне складання розкладу забирає багато часу та схильне до людських помилок. Програмне забезпечення для складання розкладу допомагає бізнесу ефективно складати графік для працівників шляхом:

• Автоматизація створення та налаштування змін.
• Зменшення ризику подвійного призначення змін для працівників.
• Дозволяє менеджерам легко оновлювати розклади в реальному часі.
• Надання шаблонів для повторюваних графіків розкладу.

Завдяки автоматизації для бізнесу, менеджери можуть планувати роботу співробітників швидко та точно, забезпечуючи безперебійну роботу.

2. Покращте комунікацію

Розклад співробітників повинен бути легко доступним для всіх членів персоналу. Програмне забезпечення для розкладу підвищує комунікацію за рахунок:

• Надсилання автоматичних сповіщень про призначення та зміни змін.
• Надання централізованої платформи, де співробітники можуть переглядати графіки.
• Забезпечення прямого зв’язку між менеджерами та персоналом для обміну змінами.

Завдяки покращеній комунікації працівники залишаються поінформованими та залученими, що знижує плутанину щодо їх робочих графіків.

3. Зменшіть конфлікти в розкладі

Конфлікти виникають, коли кілька співробітників просять один і той самий час відпочинку або зміни призначаються несправедливо. Програмне забезпечення для розкладу запобігає цим проблемам, здійснюючи:

• Виділення потенційних конфліктів у розкладі до їх виникнення.
• Дозволяє співробітникам подавати заявки на доступність та відпустки в електронному вигляді.
• Пропозиція автоматичного вирішення конфліктів для коригування змін у разі потреби.

Це забезпечує справедливе планування та збалансоване розподілення навантаження, що призводить до вищої задоволеності працівників.

4. Збільшіть ефективність

Добре організований графік працівників підвищує ефективність, забезпечуючи призначення правильних працівників у правильний час. Програмне забезпечення для розкладу допомагає завдяки:

• Погодження змін з потребами бізнесу та піковими годинами.
• Відстеження продуктивності та тенденцій відвідуваності співробітників.
• Усунення помилок ручного планування, які спричиняють уповільнення операцій.

Ефективно розподіляючи працівників, підприємства можуть підвищити продуктивність і зменшити витрати на працю.

5. Масштабуйте зростання бізнесу

У міру зростання бізнесу керування графіками персоналу вручну стає непосильним. Автоматизація робочої сили допомагає масштабувати операції завдяки:

• Ефективному управлінню великими колективами та кількома локаціями.
• Інтеграція з програмним забезпеченням для управління зарплатою та HR для оптимізації керування робочою силою.
• Дозволяє гнучкі структури змін для розміщення зростання бізнесу.

Завдяки найкращому способу планування змін співробітників бізнес може масштабуватися, зберігаючи ефективне управління графіками співробітників.

Оптимізація розкладу з Shifton

Shifton – це потужне рішення для планування розкладу співробітників, що допомагає бізнесу управляти розкладами співробітників, оптимізувати планування змін та оптимізувати автоматизацію робочої сили. Незалежно від того, чи потрібно вам ефективно розподіляти працівників, зменшувати конфлікти чи поліпшувати видимість змін, Shifton надає правильні інструменти для автоматизації бізнесу та керування розкладами персоналу.

Ключові функції Shifton для управління розкладами персоналу

• Автоматизоване планування змін – створення ефективних графіків роботи співробітників усього кількома кліками.
• Відстеження доступності співробітників – запобігання конфліктам в розкладі, зіставляючи зміни з доступністю співробітників.
• Оновлення графіка в режимі реального часу – миттєве сповіщення співробітників про будь-які зміни чи оновлення змін.
• Обмін змінами та управління відпустками – дозволяє співробітникам обмінюватися змінами та подавати запити на відпустку в електронному вигляді.
• Інтеграція відстеження часу та заробітної плати – синхронізація робочих годин із системами заробітної плати для точного оброблення заробітної плати.
• Планування для кількох локацій – управління розкладами співробітників у кількох відділеннях або локаціях.

Як Shifton допомагає бізнесу ефективно планувати роботу співробітників

Shifton призначений для спрощення процесу розподілу персоналу, забезпечуючи, щоб бізнес міг:

• Складати графік для працівників швидко та точно.
• Зменшити зміни в останній момент і забезпечити надійне покриття змін.
• Покращити залученість співробітників шляхом надання справедливого та прозорого планування.
• Заощадити час на ручному плануванні та зосередитися на розвитку бізнесу.
• Забезпечити дотримання трудового законодавства за допомогою автоматичних правил планування.

Чому обрати Shifton для автоматизації роботи?

Інтуїтивний інтерфейс і засоби автоматизації Shifton роблять його одним із найкращих способів планування змін співробітників для бізнесу будь-якого розміру. Впроваджуючи Shifton, компанії можуть:

• Зменшити помилки планування шляхом автоматизації призначення змін.
• Збільшити ефективність, погоджуючи робочі графіки з запитами бізнесу.
• Покращити гнучкість для співробітників, забезпечуючи при цьому операційну стабільність.

З програмним забезпеченням для управління розкладами персоналу Shifton бізнес може ефективно керувати графіками співробітників, зменшувати конфлікти та оптимізувати планування змін для довгострокового успіху.

Заключні думки про планування роботи співробітників

Ефективне планування графіку роботи персоналу є важливим для підтримки продуктивності, забезпечення справедливого розподілу робочих завдань та оптимізації бізнес-операцій. Дотримуючись цих 16 кроків, бізнес може ефективно планувати роботу співробітників, мінімізувати конфлікти та покращити задоволеність працівників.

Ключові висновки:

• Плануйте заздалегідь, аналізуючи потреби бізнесу, пікові години та доступність співробітників.
• Використовуйте планування на основі даних, щоб узгодити рівень персоналу з попитом.
• Забезпечте справедливість, враховуючи уподобання співробітників і законодавчі вимоги.
• Покращуйте спілкування, роблячи розклади легко доступними.
• Використовуйте програмне забезпечення для планування, таке як Shifton, щоб автоматизувати створення змін, зменшити помилки та підвищити ефективність.

Добре структурований робочий графік для співробітників не тільки приносить користь бізнесу, але й підвищує залученість та збереження співробітників. Інвестуючи в автоматизацію управління персоналом, компанії можуть спростити операції та зосередитись на зростанні, а не на адміністративних задачах.

Завдяки правильним методикам та інструментам планування для співробітників, бізнеси можуть заощаджувати час, зменшувати витрати та створювати більш ефективне робоче середовище.

Почніть оптимізувати планування персоналу сьогодні та будьте готові створити сильнішу, більш продуктивну робочу силу!