Abonelerimize ve tesadüfen Shifton şirket sayfasına gelen herkese selamlar. Bugün, müşterilerimizden biri olan, uzun bir süredir Shifton çevrimiçi hizmetini kullanan bir kafe zinciri sahibinin röportajını sunuyoruz.
Shifton: Merhaba. Tanışalım!
İrina: Merhaba! Benim adım Irina Uskova, Nizhny Novgorod’da (Rusya) Coffee Molly adında bir kafe zincirine sahip ve yöneticilik yapıyorum.
Shifton: Bize işiniz hakkında biraz daha bilgi verin.
İrina: 2021’in başına gelindiğinde, şirketin farklı iş derecelerine sahip 20’den fazla baristi vardı. Coffee Molly, 2014 yılından bu yana şehirde ofis çalışanları için kafe konseptini geliştirmektedir. Bugün, Nizhny Novgorod’da toplam 25 milyon ruble yıllık ciroya sahip yedi kahvehane bulunmaktadır.
Shifton: Shifton ile işbirliği yapma kararı aldınız?
İrina: Pazarın özgünlüğü, çalışanlarımızın oldukça genç olması nedeniyle işler sık sık değiştiriliyor. Çoğu için bu, ilk iş deneyimi. Bu nedenle, personel çalışmaları çok fazla zaman alıyor ve adayların seçimi, eğitim, rehberlik ve profesyonel gelişimi içeriyor.
Bu sürecin hafife alınması gerektiği uzun zamandır açıktı, çünkü ana dikkat noktası, ana «omurga» nın baristalara – 5-6 kişi – korunmasıdır. Onlar, yenilerin hızlı ve kolay adapte olmasına yardımcı oluyor.
All this ebullient activity affects the work schedule on a daily basis, so it should be promptly monitored, and in case of changes, everyone must be notified immediately.
Shifton: How have you dealt with these issues before?
İrina: Önceden, güncellemeleri genel bir sohbette gönderirdik, bazen çalışanları şahsen aramak zorunda kalırdık, böylece değişikliklerin farkında olduklarından emin olabilirdik. Ancak daha fazla kafe açtıkça, tüm rutini otomatikleştirmemiz gerekti.
Shifton: Şirketinizin çevrimiçi bir otomatik zamanlama servisine ihtiyacı var mı?
İrina: Elbette, trendleri takip edenler, yemek servisi pazarının IT-teknolojilerini giderek daha fazla adapte ettiğinin farkında. Program çalışmak, yöneticinin ve kıdemli baristaların günlük rutini. Zamanlama kapsamında, çalışanların tercihlerini (kişisel konular, ikinci iş vb.) dikkate almalılar, belirli bir kafedeki barmenin verimliliğini ve günün özelliklerini (hafta sonu veya iş günü) göz önünde bulundurmalılar. Ayrıca, yeni başlayanlar için eğitim düzenlememiz, envanter veya genel temizlik yapmamız, hastalanan birine yedek bulmamız ya da vardiyayı iki çalışan arasında bölmemiz gerekiyor. Ve tabii ki, tüm olası gecikmeleri ve fazla mesaileri dikkate almalıyız.
Bu süreci uzun süre önce otomatikleştirmiştik, ancak şirketin büyümesi devam etti ve sadece iş programlarını belirleyen bir programdan daha fazlasını istedim. Her çalışan için bir maaş bordrosu olarak çalışabilen bir programı yapacak partner geliştiriciler arıyordum. Daha da fazla fikir vardı…
Shifton: Shifton ile işbirliği genişledikçe beklentileriniz gerçekleşti mi?
İrina: Evet, tamamen iyi hissediyorum! Dürüst olmak gerekirse, Shifton’u tesadüfen bulduğumda bu ürünün ne kadar esnek olabileceğini fark etmem biraz zaman aldı.
Test aşamasında, ne zaman ne yapılacağı ve Shifton’un hangi işlevler sunduğu hakkında birçok soru sordum, böylece çalışanlar her an iş programlarından emin olabilirlerdi ve ay sonunda alacakları miktarı önceden bilirlerdi. Maaş bordrosunun gecikmeler olmadan yapılmasını, gerçek zaman modunda yürütülmesini ve belirli bir an dahi çalışanın akıllı telefonunda bulunmasını istedim, sadece maaş gününde değil.
Shifton: İsteklerinizi gerçekleştirmeyi başardınız mı? Shifton geliştiricilerinden ne kadar memnunsunuz?
İrina: Tüm taleplerim karşılandı ve ayrıca programın ihtiyaçlarımıza göre daha da modernize edilebileceğini fark ettim. 6 ay boyunca geliştiricilerle yakından iletişim kurdum ve onlara neleri sevdiysek ve başka neler görmek istediğimizi söyledim. Programı hızlı bir şekilde uyguladık ve onu daha fazla kullanmak ve ihtiyaçlarımıza göre özelleştirmek istediğimizi hemen fark ettik.
Shifton: Şimdiye kadar başarılı oldunuz mu?
İrina: Şu noktaları başarmayı başardık: Her çalışan için zamanlamayı otomatikleştirdik, tercihlerini dikkate alarak baristaları şubelere atadık ve ikramiyeler ve cezaların hesaplamalarını ayarladık. Ayrıca, bazı vardiyalar dikkate alınmadığında veya iki kez ödendiğinde meydana gelen maaş hesaplamalarındaki hataları ortadan kaldırdık. Ayrıca, tüm çalışanların akıllı telefonlarına uygulamayı kurduk, burada güncellemeler ve maaş bordrosu hakkındaki bildirimleri anında alıyorlar. Ayrıca zaman planlamaya harcanan süreyi 10 kat azalttık ve çalışanlar vardiyalarını/maaşlarını gördüğü ve bunları etkileyebildiği için devamsızlığı azalttık, böylece genel olarak tüm çalışanlar için zaman planlama sürecini iyileştirdik.
Shifton: Shifton aracının özelleştirilmesi hakkında daha fazla öneriniz olduğundan eminim?
İrina: Evet, tabii ki. Programda değişiklik yapmayı daha kullanıcı dostu bir arayüz bekliyoruz. Şimdi tüm ayrıntılar değiştirilemiyor ve belirli parametreleri ayarlamak için her şeyi yeni baştan yaratmanız gerekiyor. Genel dönemler için maaş raporlarında daha esnek ayarlar ve çalışma hakkında yorum bırakma seçeneği bekliyoruz. Servis işlevleri konusunda, çalışanların yorum yapma ve uygulamada tamamlanan görevler hakkında rapor düzenleme seçeneğine sahip olmasını istiyoruz. Ayrıca, satış göstergelerine veya KPI belirleme başarısına bağlı olarak ikramiyelerin otomatik olarak hesaplanmasını ve çalışanların rahatlığı için uygulama arayüzünün daha esnek ayarlarını, ana ekranda ne gösterileceğini, hangi bildirimlerin gönderileceğini ve ne raporlanacağını da merak ediyorum.
Shifton: Detaylı ve bilgilendirici geri bildiriminiz için teşekkür ederiz, Irina. Diğer şirket sahiplerine Shifton çevrimiçi hizmetini önerebilir misiniz?
İrina: Ben zaten, kahve dükkanlarını açmalarına yardım ettiğim müşterilere bu aracı öneriyorum, çünkü Shifton tasarruf sağlıyor, kullanımı kolay ve çalışanlarım bunu seviyor. Shifton kullanmaya başlamadan önce, 10’dan fazla farklı uygulama ve programı detaylı bir şekilde test ettim. Shifton’u bulduğumda, zaten benzer bir programı bizim için oluşturacak bir geliştiriciyle anlaşmıştım. Ve Shifton, tüm zamanlama ve maaş bordrosu otomasyonu ile ilgili meselelerimi tamamen çözdü.
