Powtarzające się zmiany w planie pracy nieustannie zaburzają listę priorytetów. Może to prowadzić do negatywnych konsekwencji w produktywności i postępie zespołu, nieracjonalnego zarządzania czasem i niewykorzystanych terminów. Czy istnieje sposób, aby być na bieżąco i znaleźć czas na wszystko?
Najlepszym sposobem na ustalanie priorytetów zadań jest ich zapisanie
Na początek musisz zaplanować najbliższą przyszłość, tworząc szczegółową listę wszystkich zadań i ich terminów na dzień, tydzień lub miesiąc. Zamiast próbować wszystko zapamiętać, powinieneś założyć dziennik pracy i zapisywać wszystkie swoje zadania. Ten psychologiczny trik podkreśla znaczenie twojej pracy.
Zorganizuj wszystko
Gdy już skompletujesz listę zadań, możesz zauważyć podobieństwa między nimi. Nie jest to zaskakujące, ponieważ większość zadań można podzielić na trzy kategorie: jednorazowe, powtarzające się i projekty.
-
Jednorazowe
Jeśli dostaniesz jednorazowe zadanie, lepiej zrób je jako pierwsze jutro. Sporządź listę drobnych zadań i codziennie odhacz kilka z nich. Zanim zdecydujesz, które zadania są najważniejsze, rozważ, jak pilne są i ile czasu potrzebujesz, aby je ukończyć. Twoim celem jest ukończenie zadań podczas swojej zmiany. Jeśli nie masz czasu, zrób to zadanie jutro. Pamiętaj, że ta metoda nie działa dla nagłych zadań.
-
Recurring
Nie musisz zapisywać każdej pojedynczej rzeczy, która musi być robiona codziennie. Na przykład, jeśli udostępniasz artykuły w social media lub zarządzasz kampaniami e-mailowymi. Mimo to, harmonogram powinien być ustalony dla zadań związanych z konkretnymi godzinami i dniami. To znacznie uprości sortowanie priorytetów pracy.
-
Projekty
Projekty to zadania, które są trudniejsze do realizacji niż proste zadania. Pracuj nad nimi tak długo, jak możesz, ale nie próbuj podejmować się kilku projektów równocześnie. Zalecamy stworzenie listy projektów i wybranie spośród nich tych najpilniejszych i najważniejszych. Nie podejmuj nowego projektu, zanim nie zakończysz poprzedniego.
Ważne zadania na pierwszym miejscu
Tworzenie listy alfabetycznej lub numerycznej nie zadziała. Twoim celem nie jest ślepe podążanie za pozycjami na liście, lecz skupienie się na zadaniach o wysokim priorytecie. Pozostałą pracę możesz wykonać w dowolnej kolejności, którą uznasz za konieczną.
Z czasem nauczysz się wybierać pracę o najwyższym poziomie priorytetu i nie pozwolić, by stała się problemem. Jeśli będziesz przestrzegać tych zasad, nie uwierzysz, jak szybko proces pracy się stanie.
