טכניקות מפתח לתקשורת יעילה עם עובדים

יחסים בין מעסיק לעובדים הם הבסיס ליצירת מיקרו-אקלים בכל ארגון. מנהלים רבים אינם מצליחים ללמוד את עקרונות התקשורת האפקטיבית עם עובדים ומאמינים שיש להם כישורי תקשורת אפקטיביים באופן מולד. לא נשכח שאנחנו חיים בזמנים משתנים ודינמיים. שוק העבודה המודרני מלא בנציגים בטוחים ותחרותיים ממקצועות שונים. בעבר, ציפו מעובדים לקחת בשקט תוקפנות לא צפויה, הטיות, עונשים וביקורות. כיום, אפילו לא העובדים הכי מוסמכים מחזיקים בעצמם בכבוד ומשנים עבודות בחופזה ללא פחד מלהיות בלתי רצויים בשוק העבודה. מעסיקים מנוסים יודעים עד כמה קשה למצוא עובדים מוסמכים, כנים ונאמנים. לכן, תקשורת ארגונית מותאמת משחקת תפקיד חשוב בכל חברה. כדי לגרום לעסק לפעול כשעון, גם העובדים וגם המעסיקים חייבים להתפשר ולשקול כל מילה שנאמרת ונשמעת תוך כדי שמירה על רמת נימוס. ננסה להבין את הדרכים הנכונות לתקשורת עם אנשי צוות ואת האמצעים שיש להפעיל כדי להפוך את הצוות שלך לכח העבודה היעיל ביותר שניהלת אי פעם.

טכניקות תקשורת פנימיות הנפוצות ביותר

להיות ראש חברה זה לא הדבר הכי קל לעשות. אחריות כספית והעובדים עצמם הם התחומים שבאחריותך. מנהל חברה בכיר חייב להיות חכם, גמיש, לשקול את החלטותיו כל הזמן ולדעת את הדרכים הנכונות להעברת כוח. ישנו מגוון עצום של סמינרי ניהול צוות, וובינרים והכשרות, שבהם ניתן לקבל את הידע הנדרש ואת הכישורים הנחוצים. כל מעסיק המכבד את עצמו חייב להשתתף לפחות באחד מהסמינרים הללו כדי לעמוד בקצב עם הטרנדים החדשים בגיוס וניהול צוות. אתה גם חייב לעבוד על סגנון הניהול שלך מול עובדים.

ככלל, ישנן מספר טכניקות תקשורת פנימיות שנדונות במהלך סמינרים מקצועיים שונים:

• סמכותני. כל ההחלטות החשובות מתקבלות אך ורק על ידי המעסיק. הוא מטיל שליטה מערכתית מחמירה על ביצוע כל המשימות. תחת ניהול זה, כל היוזמות והאינדיבידואליות נמחות באופן חמור

• אנרכיסטי. המעסיק מנסה להישאר מחוץ לעסקי היום יום של החברה ולעבודת העובדים ככל האפשר, ומשחרר את העניינים לחלוטין תוך כדי ויתור על כל אחריות לתוצאות

• דמוקרטי. מעסיק שואף להגדיל את תפקיד העובדים בקבלת ההחלטות, נותן להם הזדמנות להביע את דעתם ולקבל החלטות משניות בעצמם. יתר על כן, כל הפתרונות החדשים, המטרות הקולקטיביות ומטרות החברה נדונים באופן קבוע, כאשר לכל עובד יש את הזכות להצביע.

בנוסף לכך, מעסיקים יכולים להשתמש בקריאייטיביות משותפת בניהול עובדים. ליבת הסגנון הזה טמונה בהשגת תוצאות חיוביות, קביעת מטרות ומשימות במאמצים משולבים של העובדים והמעסיק.

כל אחת מהשיטות הללו טובה בדרכה ומתאימה בנסיבות מסוימות. הגישה הסמכותנית נותנת תוצאות נאותות במידת מה בשל השליטה הקבועה, אך ניתן להשתמש בה רק במצבים קריטיים. השיטה הדמוקרטית עשויה להיחשב כאשר מנהיגותו של החברה אינטיליגנטית במיוחד ובעלת כישורי ניהול טובים. ללא זה, כמעט בלתי אפשרי להשיג תוצאה טובה מטכניקת התקשורת הפנימית הדמוקרטית.

בעל חברה מנוסה חייב להיות בעל מידה מסוימת של חיזוי. קודם כל צריך לנתח את ההתנהגות והתכונות האופי של כל חברי הצוות, לקבוע את הפוטנציאל של כל העובדים, לחזות את האפשרות של הופעת מצבים שונים. כל הגורמים הללו יש לקחת בחשבון כאשר מחפשים את הסגנון הנכון של תקשורת ארגונית.

משוב הוא מיומנות חשובה בתקשורת עם עובדים

היכולת להקים משוב מתאים נחשבת לאחת מכישורי התקשורת החשובים לתקשורת עובדים אפקטיבית בין מנהיגי חברה לאורך זמן רב. גם ה-CEO המנוסים והצעירים חייבים להיות מסוגלים לדבר עם עובדים, ליישב אי-דיוקים, לשבח או להצביע על דברים שניתן לשפר, להעביר סמכויות כראוי, לתת עצות על משימות שונות. תקשורת עם חברי צוות לא צריכה להיות בעיה עבור ה-CEO. ראש החברה חייב להיות מסוגל ליצור קשר עם כל העובדים, אפילו עם הכי קפריזיים ולא צפויים, כיוון שמשוב נכון הוא אבן הפינה של תקשורת מועילה לשני הצדדים. בהתחלה זה נראה שקריאת עובד לדיון על בעיות שיש לך עימו זה הדבר הקל ביותר לעשות. מתברר שזה לא קל בכלל. רוב המחקרים הפסיכולוגיים והסוציולוגיים שבוצעו על ידי מאות חברות ברחבי העולם הראו כי משוב הוא החלק הכי בעייתי בהשגת תקשורת אפקטיבית ולא מלחיצה עם עובדים. עובדים רבים חווים לחץ בשיחות ישירות ופנים אל פנים לא מנוהלות היטב עם מנהלים בכירים שלהם ולהעדר תהליך משוב שהוגדר כראוי. הם מפחדים מדי לדבר על מה שהם חושבים, מרגישים לא מוערכים, חסרי ערך ומושפלים. מערכת משוב לא קיימת או שהוגדרה כראוי כדיסה משבשת את העובדים בארגון ומקטינה את רצונם להתאמץ למען מטרה משותפת. CEO מוכשר וחכם צריך להבין שמשוב הוא כלי טוב המאפשר:

• לתקן את התנהגות העובד בצוות

• לכוון את העובד לצמיחה והתפתחות במחלקה מסוימת

• לבטא תודה ולשים דגש על חשיבות העובד

• להניע עובדים להשגים חדשים

• לקבוע את סיבת התנהגות שגויה של העובד

כעת נבחן כמה מהטכניקות של תקשורת פנימית שיסייעו לך להקים מערכת משוב נכונה. על ידי ביצוען תוכל לתקשר בקלות עם העובדים שלך.

חוק מספר 1: להיות מדויק במטרות

לפני שאתה מקיים פגישה עם עובד, הבן מה המטרה שלך וכתוב אותה על פיסת נייר. שאל את עצמך: “מה אני רוצה להשיג במהלכה של הפגישה הזו”? כך תוכל להקל על השיחה משמעותית.

חוק מספר 2: לקבוע זמן ומקום לשיחות

חשוב שידונו רק באירועים האחרונים כשמדברים עם העובד. התרגול הטוב ביותר הוא ליצור קשר עם עובד ולדון באירוע שזה עתה קרה איתו. אין טעם להעלות בפגישה את הפעם שהוא איחר לפני שלוש שנים אם הוא אחר בשבוע שעבר. כאשר אתה רואה שעובדים חווים בעיות עם הפרויקט אתמול או לפני כמה ימים, זה הזמן לדון בנושא ולהציע עצות.

חוק מספר 3: לשתף עובדים בדיונים

כל העובדים בכל החברות רוצים להיות נחוצים, חשובים ולהישמע. אפשר לעובדים להביע את דעתם. ראשית, זהו אופן טוב לעודד עצמאות ותחושת אחריות בקרב העובדים על החלטות שתעשה במהלך הדיון. שנית, על ידי שלילת זכות לעובדים להביע את דעתם, אתה יכול להחמיץ מידע מועיל ואפילו להכניס את עצמך למקום מביך. אתה יכול גם ללמוד מהפוטנציאל האמיתי של עובד מסוים, לקבל מספר רעיונות טובים ואפילו להעשיר את עצמך בחוויות חדשות.

חוק מספר 4: לשבח בפומבי, לבקר בפרטיות

זהו חוק חשוב מאוד! יש הרבה סיבות לעשות כך. ביקורת פומבית משפילה ומורידה את המוטיבציה של העובדים. לא יכולה להיות תיקשורת נכונה אם ראש החברה לוקח על עצמו לבקר את העובדים בגלוי עם נימה של לעג. עליך להבין שאם תעשה זאת לחלק מהעובדים, אתה עשוי לעשות זאת לשאר העובדים, וזה מיד יפגע במערכת היחסים שלך איתם. שבח חייב להיות בראש ובראשונה אמיתי, בין אם בפומבי או בפרטיות.

חוק מספר 5: לדון באירועים ופעולות

לא ראוי להפוך את הדיון לאישי ולהדביק תוויות לאנשים בנסיבות כלשהן. כשמדברים עם העובדים שלך גם בפרטיות וגם בציבור, עליך לדון רק באירועים ופעולות, ולא בעובדים עצמם. קל מאוד להדביק או לפגוע אנשים, אבל ייתכן שייקח חודשים או שנים לשקם את הקשר של הצוות.

הדרך שבה אתה מתקשר עם העובדים ואיזה סגנון תקשורת אתה בוחר לגמרי תלוי בך. אתה יכול להתעלם מעצתנו ולא להצליח להקים מערכת משוב עם העובדים, אבל בדרך הזו הקריירה שלך תהיה קצרה מאוד. כ-CEO אתה חייב להבין דבר פשוט אחד: גם אתה וגם העובדים שלך חייבים להיות מכוונים להשגת מטרות ומשימות משותפות וכן להפוך את סביבת הצוות לנעימה ככל שניתן. בהצלחה, מעסיקים יקרים. אל תוותרו על שיפור הכישורים שלכם ותשיגו הכל!