מודל ארבע המסגרות לניהול זמן מוצלח

נראה כי רבים מאיתנו מסוגלים לנהל את הזמן שלנו ואת הזמן של העובדים שלנו באופן נכון והגיוני. אם זה המקרה, מדוע אנו נתקלים לעיתים קרובות בחוסר במשאב הבולט והיקר הזה שהוא למרבה הצער, סופי? בתחילה, נראה שאנחנו עושים הכל נכון: רושמים תוכניות במחברות שלנו, ממעיטים בהפרעות ונשארים ממוקדים במטרות שלנו. ייתכן שהסיבה להפסדים שלנו ולמחסור בזמן טמונה בכישלון לעקוב אחרי כללי ניהול זמן יעילים? בואו ננסה להבין מה יכול לגרום לזה וללמוד כיצד לנהל את הזמן שלנו באופן יעיל והגיוני.

כדי לעשות זאת, עלינו לדבר על מודל ארבעת המסגרות של ניהול זמן. אם אנחנו רוצים להבין את עקרונותיו, עלינו קודם כל להגדיר מה זה בעצם ניהול זמן. ניהול זמן יעיל הוא מדע, כלי או לימוד על ניהול נכון של הזמן, חלוקתו, ארגונו, רישומו ושימוש בו.

מדוע אנו זקוקים לתהליך ניהול זמן?

• זהו כלי שמאפשר לבצע את המספר הגדול ביותר של משימות שהוגדרו בזמן הקצר ביותר האפשרי;

• תהליך ניהול זמן עוזר לקבוע את סדרי העדיפויות בעבודה שלנו;

• זה נותן הזדמנות להתמקד במשימות החשובות ביותר קודם ולגשת לאחראויות פחות חשובות רק לאחר הטיפול במשימות בעלות עדיפות גבוהה;

• על ידי עקיבה אחר מודלים נכונים של ניהול זמן, יהיה לך זמן לפנאי, למשפחה ולחיים תוססים מחוץ לעבודה.

כמובן, אין לשכוח שניהול זמן יעיל יוביל אותך לשלוט במיומנויות ובשיטות חדשות חשובות שמשמשות בהשגת מטרות ספציפיות ובביצוע פרויקטים חשובים. תהליך ניהול הזמן הוא מנגנון עצום שכולל מגוון רחב של פעולות, מיומנויות ויכולות כמו כל תחום אחר. אלה כוללים תכנון יעדים נכון, האצלת אחריות, ניסוח רשימות ותוכניות, ניטור, ניתוח עלויות זמן, הערכת ערך של פעולות שונות, קביעת עדיפויות וכו'.

מה זה בעצם מודל ארבעת המסגרות?

ניהול זמן קלאסי הופיע לפני זמן מה, כשעוד הייתה גישה בודדת כלפי ניהול. העולם מתפתח כל הזמן וניתן לומר את אותו הדבר לגבי לימוד חלוקת זמן יעילה. לאחר יציאת הספר 'Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership' בשנת 2012 על ידי לי בולמן וטרי דיל, תהליך ניהול הזמן הפך להיתפס כמנגנון מורכב ורב שכבתי. אז הופיע לראשונה מושג 'מודל ארבעת המסגרות'. זהו מערכת לשליטה בזמן שלך כמו גם במערכת, בתהליך, בעצמך ובאחרים.

ההבדל העיקרי בין ניהול זמן מסגרת בודדה לניהול זמן ארבע מסגרות הוא שתחום ניהול הזמן המסורתי מתמקד יותר בשליטה בזמן המבוססת על רכיב אחד – חשיבותו. באופן ספציפי יותר, זה התייחס לביצוע משימות העבודה שלך בהתאם לרמת חשיבותן. מודל ארבעת המסגרות הוא כלי מפורט, מדויק ורב-פנים יותר שחושף דפוסים ומודלי ניהול זמן שונים.

במילים פשוטות יותר, על מנת לבצע את העבודה שלך ושל העובדים שלך באופן יעיל ומוצלח, עליך לשכוח מלראות את תהליך ניהול הזמן כעניין חד-צדדי. כאשר אתה בעבודה, עליך לשים לב לכל ארבעת הגורמים המוזכרים להלן. כל אחד מהם יעזור לך להשיג מטרות ולעמוד בזמן.

• עליך ללמוד איך להשתמש בכל דקה מהזמן שלך כראוי ולשלוט בו לחלוטין;

• מנהל חברה טוב צריך לפתח מערכת לביצוע משימות מסוימות, בין אם מדובר בעניין של חובותיו או עבודה המתבצעת על ידי עובדיו;

• עליך להיות בשליטה מלאה על איך העובדים עובדים על משימות ופרויקטים מסוימים. איננו מציעים שאתה צריך לשלוט כל הזמן בכל היבט של תהליך העבודה. על אחת כמה וכמה שמנכ"ל חברה צריך לבדוק ולפקח על חלק מהאזורים החשובים או הבעייתיים ביותר בעבודה;

• הגורם האחרון ולא פחות חשוב בניהול זמן ארבע מסגרות: בוס טוב חייב להחזיק במשמעת עצמית וביכולת לשלוט על עובדיו, להיות אסוף, לקבל החלטות רציונליות ועוקבות.

כמובן, אין לשכוח ממשמעת עצמית שכן היא חשובה לעובדים בכל רמה: מהגבוהה ביותר לנמוכה ביותר. כשאתה ועובדיך מסודרים ומנומסים, תכנון אפקטיבי של ניהול זמן יהיה קל. אם אין לך רמה מתאימה של ארגון עצמי ואינך טוב מספיק בקביעת סדרי עדיפויות, תתקשה למערכת ולבנות את הזמן שלך.

על ידי שימוש במודל זה מתוך כל מודלי ניהול הזמן, תתחיל לשלוט בזמן שלך, בזמן של עובדיך ובתהליך העבודה כולו. נראה כאילו הכלי הזה הותאם במיוחד לתפיסת הזמן שלך, לגישתך לחיים ולעבודה. הוא ייקח בחשבון את המאפיינים של המערכת שלך, כמו גם תהליך העבודה שלך, ויופנה כלפי האנשים שמקיפים אותך.