חברה לא יכולה להתפתח ולהפוך לרווחית יותר על ידי הימור על רעיונות ושיטות עסק ישנות. ההנהלה שלה חייבת להתנסות ברעיונות חדשים על מנת להסתגל לשוק המשתנה תדיר. מוצרים ושירותים יכולים אז להיווצר על בסיס אותם רעיונות. זה נשמע פשוט מספיק, אבל המציאות הרבה יותר מסובכת. דבר אחד הוא להעלות רעיון, אבל דבר אחר לגמרי הוא לבנות סביבו פרויקט.
הדברים יכולים לצאת מכלל שליטה עד שרק שליש מכל הפרויקטים יוצאים ממחזור הייצור בזמן ועם תקציב התחלתי. זה קורה בגלל טעויות שמבוצעות על ידי מנהלי פרויקטים חסרי ניסיון. אנו מציעים לכם 5 בעיות ניהול נפוצות שנוצרות מהזנחת תחומי תכנון פרויקט מסוימים. לאחר שתתגברו עליהן, תצליחו לנהל פרויקטים בצורה יעילה.
הכשל בהגדרת מטרת הפרויקט הוא הטעות הגדולה ביותר שעושים המנהלים
לפי מספר מאמרי מחקר של מכון הניהול האמריקני לפרויקטים, שליש מהפרויקטים נכשלים משום שלאנשים שמפתחים אותם אין חזון ברור. זו אחת מבעיות הניהול הנפוצות ביותר. זו הסיבה לכך שחשוב מאוד שיהיה לכם תמונה ברורה של מה שאתם מנסים להשיג, איך זה יועיל לחברה ולמה הלקוחות ירצו להשתמש בזה. אחרת, כל עבודה נוספת איבדה משמעותה.
ניקח כדוגמה חברה קטנה לפיתוח אפליקציות למכשירים ניידים שרוצה להתרחב לשוק המשחקים הווידיאו בנייד עם משחק פאזלים. במקרה כזה, הדברים הבאים יידונו ככל הנראה על ידי המפתחים:
-
מהן קבוצות הגיל שאליהן אנו מכוונים?
-
האם עלינו לפתח משחק ב-2D או ב-3D?
-
כמה מפתחים נצטרך לעבוד על היבטים שונים של המשחק, כגון מכניקה, עיצוב שלבים, אמנות קונספט, עיצוב קול ועוד?
-
איזה מנוע משחק עלינו להשתמש, והאם יהיה לנו מספיק כסף לקבל רישיון עליו?
-
כמה המשחק יעלה ללקוח?
-
כמה מהרווח שלנו יגיע לחברה שייצרה את המנוע?
כל השאלות האלה צריכות להידון במהלך פגישות חברתיות ראשוניות ומאוחרות יותר. מנהלים ועובדים צריכים להסכים על הדרך הטובה ביותר להשגת מטרות הפרויקט ועל הזמן המוערך שיידרש להגשמת זאת.
הטעויות הנפוצות של מנהלים – חוסר בדרישות
כשאתה מתכנן פרויקט, חשוב להבין איך התוצאה הסופית תיראה. זה אחת הטעויות הגדולות ביותר שמבצעים מנהלים. מנהלים אחראים להכין רשימת דרישות של הפרויקט ולהעביר אותה לעובדים. הרשימה צריכה לכלול את המידע הבא:
-
מספר העובדים הנדרשים לשלבים שונים של פיתוח הפרויקט
-
קריטריונים להערכת איכות הפרויקט ורכיביו
-
עקרונות חלוקת הנטל בין העובדים
-
לוח זמנים של הפרויקט
-
רשימת היעדים שהפרויקט ישיג עבור החברה
-
באיזו תדירות ישונה הפרויקט
-
גודל התקציב ההתחלתי
רשימה זו גם כוללת את המוצר הסופי שיפותח. במקרה של משחק וידאו לנייד, אלה יכולים לכלול אמנות קונספט, דגימות אודיו, קוד לרכיבים שונים של המשחק, למשל, מכניקה, פיזיקה, אנימציות אפקטים ויזואליים וכדומה. כל פריט ברשימה חייב לכלול תאריך הפצה משוער.
הגשת אומדנים היא טעות נוספת שמנהלים מבצעים
דדליינים הם אחת מבעיות הניהול הנפוצות שמתרחשות במהלך פיתוח הפרויקט. מנהל טוב חייב להישאר בקשר עם צוותו ולבקש עדכונים לגבי ההתקדמות בתוך כל צוות. האם הם עומדים בדדליינים או שהם צריכים עוד זמן כדי לעשות הכל כהלכה?
משהו בלתי צפוי יכול לצוץ והכל יצטרך להתעכב. אם תיכשלו לעשות את החישובים הנדרשים, אתם מסתכנים בדחיית הדדליין כל הזמן. על מנת להימנע מבעיות עתידיות, עדיף להיפגש עם כל חבר בצוות ולהעריך את עבודתם לפי הזמן.
הזנחת סיכונים היא בעיה ניהולית נפוצה
בתיאוריה, כל התוכניות שלכם בטוח יתקדמו כמתוכנן בכל פעם, אבל במציאות כל פרויקט יכול להיות כפוף לעיכובים, דדליינים מפוספסים, עובדים חולים ואירועים מצערים אחרים. ניהול סיכונים נכון חותך את הסיכון לכשל הפרויקט כמעט לחצי. התהליך הזה אינו קשה כל כך לבצע אבל דורש התוויית הרבה משתנים שיכולים להשתבש בעת העבודה על פרויקט מסוים. רשימת הסיכונים שלכם צריכה לכלול אירועים כאלה כמו:
-
Failure to meet deadlines
-
עבודה על תכונות נוספות מחוץ להיקף הפרויקט המקורי
-
שינויים בהיקף הפרויקט. שינויים במטרות הפרויקט, תוצרים, משימות, עלויות ודדליינים
משימת מנהל הפרויקט היא הערכת סיכונים והקמת ההשפעה שלהם על הפרויקט. לדוגמה, ניתן למנות מנהל פרויקט במקום שעלול להחליף את ראש הפרויקט ולהמשיך לעבוד בהעדרותו. כמו כן, תיתכנה קשיים טכניים, כמו שינויים פתאומיים בחומרה או תוכנה שמשתמשים בהם, שעלולים לדרוש העסקת עובדים נוספים. תוכנית חירום חייבת לכלול את כל האפשרויות שבהן דברים יכולים להשתבש עבור הפרויקט.
טעויות שמנהלים מבצעים – קיום לוח זמנים נוקשה
אין דרך טובה יותר להבטיח עבודה רציפה מאשר תזמון הצוות שלך. לוח הזמנים צריך לספק מידע ברור על הנטל והדדליינים. כל לוחות הזמנים צריכים להציע גמישות במקרה של תרחישים בלתי צפויים. אם מישהו שעובד על פרויקט צריך לקחת זמן פנוי במקרה של מחלה, ענייני משפחה, פציעה או נסיבות אחרות, עליו לעשות זאת בתנאים הגיוניים. במקרה כזה, חייב להיות מישהו שיחליף אותו במקרה חירום כך שהקצב של פיתוח הפרויקט יוכל להישאר.
חשוב לתת לחברי הצוות שלכם את אותה גמישות כאשר הם מציעים רעיונות חדשים למנהלי פרויקט, שיכולים להועיל לפרויקט בכללותו. נכון לעכשיו, יש מגוון פתרונות שהופכים את ניהול הפרויקטים לקל יותר. אלה כוללים את Social Shared, Wrike, Slack, Procore ורבים אחרים.
