В ежедневието си често се сблъскваме с понятието планиране. Веднъж в годината внимателно и подробно планираме пътуванията си, по-рядко обмисляме смяна на работното място или честване на годишнини и сватбени дни. Разбира се, почти всички от нас планират как месечният бюджет трябва да бъде изразходван и как семейните средства ще бъдат разпределени. За съжаление, много собственици на бизнес и служители на високи позиции забравят за необходимостта от прогнозиране на търсенето на работна сила. Още по-интересно е, че има изпълнителни директори, които не използват професионални HR мениджъри. Те провеждат интервюта и управляват служителите сами. Tази статия ще се опита да обясни какво представлява прогнозата за търсенето на работна сила и да докаже, че това е необходимо и важно за управлението на всяка компания.
Всички разбираме, че е по-трудно да се постигне успех без квалифициран персонал, отколкото с екип от експерти. Затова изпълнителен директор или HR мениджър трябва правилно да оцени нуждите от работна сила, да избере най-ефективните методи за изчисление и да намери източници за посрещане на тези нужди, преди да търсят нови служители. Но преди да стигнем до там, трябва да започнем с основите и да разберем какво означава прогнозиране на търсенето на труд.
Прогнозирането на търсенето на работна сила е част от по-голям процес на планиране на работната сила. Основната му цел е създаването на списък с необходимите позиции и експерти, които могат да станат жизненоважни за растежа на бизнеса на компанията, постигането на цели и точки за постижения в близко бъдеще.
Workforce planning goals:
-
Осигуряване на компанията с необходимите служители при ниски времеви и финансови разходи;
-
Осигуряване на бизнеса с подходящи, професионални работници в най-кратки възможни срокове;
-
Прогнозирането на търсенето на работна сила позволява намаляване на ненужните сегменти на работната сила или оптимизиране на тяхната дейност
-
Правилното планиране и разпределение на служителите поддържат ефективното използване на ресурсите на всички служители, базирано на техните умения, знания и способности.
Фактори, които трябва да се вземат предвид за правилното планиране на работната сила:
-
Какво е финансовото състояние на вашата компания и какво е настоящото общо състояние на икономиката?;
-
Реорганизация на работната сила (планове за намаляване, уволнение или преназначаване на служители на нови позиции. Също така е необходимо да се обмисли пенсионирането и отпуските по майчинство);
-
Анализът и разбирането на ситуацията на пазара на труда и сред вашите конкуренти е друга важна точка;
-
Нивото на заплатите в компанията;
-
Може би един от най-важните фактори е наличието на стратегически планове и цели за компанията.
Знанието на какъв етап от развитието се намира вашата компания трябва да бъде един от факторите, които трябва да имате предвид при прогнозирането на търсенето на труд. В повечето случаи ефективното планиране може да бъде постигнато по време на периоди на активен растеж и при създаване на предприятието.
Преди да се заемете с прогнозиране на търсенето на работна сила, също така е важно да разберете, че това е процес на последователни, добре обмислени действия и решения, които имат ясни цели пред себе си. Основната цел на планирането се състои в идеята, че всяко предприятие или успешен управителен съвет трябва да наеме и заеме честно квалифициран персонал на всички позиции, така че работата да бъде извършена напълно качествено и ефективно.
Видове прогнозиране на търсенето на работна сила:
-
Стратегическо или дългосрочно планиране;
-
Тактическо (ситуационно) планиране.
При изготвянето на стратегически планове е критично да се създаде програма, насочена към откриване на потенциални служители, които могат да станат необходими за компанията в бъдеще. Този процес изисква също така създаването на стратегическа програма за развитие на човешките ресурси, която едновременно оценява необходимостта от тези ресурси в дългосрочен план.
Тактическото планиране изисква задълбочен анализ на търсенето в организацията на служителите през периода, определен от изпълнителния директор. Например, може да обхваща месец, тримесечие или година. Тази необходимост ще зависи от няколко фактора: нивото на текучество на служителите през дадения период, броя на пенсиониранията, отпуските по майчинство, както и намаления на персонала.
Периоди за планиране на работната сила
-
Краткосрочно планиране — планиране до 2 години;
-
Средносрочно планиране — стратегия за 2 до 5 години;
-
Дългосрочно планиране — създаване на планове за следващите 5 години и отвъд това.
Така че нека си представим за момент, че сте новият ръководител на компанията или HR експерт. С какво трябва да започнете първо по отношение на прогнозиране на търсенето на работна сила?
Първо, трябва да съберете информация за резултатите и точките за постижения, които компанията трябва да постигне през предстоящото тримесечие или година. Ако сте HR експерт, вземете тази информация от вашите началници. След това изучете всички краткосрочни и дългосрочни цели, задачи и планове на предприятието.
В повечето случаи счетоводителите и директорите на департаменти ще помогнат да се ориентирате относно предприятието, в което работите, и неговите планове, независимо дали работите в човешките ресурси или ръководите мястото.
Things required for successful planning:
-
Първо, трябва внимателно да прегледате данните за служителите. Ще трябва да получите достъп до лични досиета, да разпространите въпросници и да съберете информация относно уменията и способностите на работниците, които не са свързани с работата в предприятието;
-
Работен график или график на всички служители в компанията;
-
Данни за процента на текучество на служителите на различни позиции в различните отдели.
На този етап се провежда задълбочен анализ на търсенето на работна сила в компанията за различните позиции за определен период от време. Тогава отговаряте на голям брой въпроси, които са важни за процеса на планиране: колко служители трябва да бъдат наети, колко квалифицирани трябва да бъдат те и най-важното, кога ще бъдат необходими определени работници, за да заемат конкретни позиции.
По време на този процес, вие също вземате решение дали трябва да привлечете вътрешни човешки ресурси или е по-целесъобразно да пренасочите съществуващите служители.
Не е важно дали сте изпълнителен директор или HR професионалист. Запомнете, че всеки процес трябва да бъде последователен, базиран на добре обмислени решения и систематичен подход. Веднага щом започнете да приемате работата, на която сте се посветили, сериозно, ще можете да се справите с всяка задача, дори толкова сложна, колкото планирането на работната сила, с лекота, страст и устрем.
