Простите решения за графици, включително Microsoft Word и Excel, трудно поддържат стабилен работен процес. Докато много индустрии, включително ресторанти, здравеопазване, търговия на дребно и аутсорсинг навлязоха в дигиталната ера, стотици програмни продукти за планиране се появиха, които значително опростиха процеса на създаване на графици.
Преди да се потопим във възможностите на съвременния софтуер за планиране, е важно да се запознаем с видовете работни графици.
Какви видове графици могат да бъдат създадени в инструмент за създаване на графици за служители
Разбира се, повечето съвременни компании използват фиксиран тип работен график, заради неговата простота: същия брой часове и дни всяка седмица – например, когато компания работи от понеделник до петък от 9 до 18 часа. Използва се от аптеки, малки магазини, обслужване на клиенти, държавни организации. В някои случаи служителите могат да работят извънредно и да получават допълнително заплащане.
-
Гъвкав
На хартия това изглежда като идеален начин за организация на работната сила: служители и работодатели се договарят за броя на часовете и дните, които трябва да се изпълнят на седмична база. Те могат да работят 20–30 часа седмично, когато им е удобно или в определени часове от деня. Нещата стават сложни, когато повечето служители искат гъвкав график. Ако това не беше достатъчно трудно за справяне, има няколко подтипа на гъвкавия график:
Компресиран работен седмица. Тази вариация на гъвкав график събира 40-часова седмица в няколко дни. Например, служител може да има три 12-часови или четири 10-часови работни дни, но да получи един или два допълнителни почивни дни.
Флекс. Ако служителите изберат тази опция, могат да изберат кога започва и завършва техният работен ден, но ще трябва да работят същия брой часове всеки ден,
Работна среда, ориентирана към резултати. Не изисква броене на работните часове за изчисляване на заплатата, а вместо това, плащанията се основават на извършената работа: спазени срокове и завършени задачи.
Разделяне на работен ден. Този тип гъвкав график позволява разделянето на смяната на различни часове през деня. Работник може да работи 3 часа сутринта, 4 часа вечерта.
-
Ротационен
По-рядко използван, но все пак съществуващ вид график е ротационният график. Ако една фирма приеме ротационен график, тя ще може да работи денонощно, като дели цикъла на производство на три смени: дневна, смяна и нощна. Този тип планиране за служители се среща главно в строителството, болници, електроцентрали и пътни строителства.
Програмата на смените на служителите се променя седмично или тримесечно, в зависимост от работните изисквания. Например, тези, които са заети на строителни обекти, може да работят нощната смяна едината седмица и да преминат към дневна смяна другата. За служителите това може да бъде трудно, тъй като трябва постоянно да променят своите навици за сън и хранене.
Защо да преминем към инструмент за създаване на графици за служители
Тези типове графици може да изглеждат малко трудни за управление, но за щастие има множество генератори на графици за служители. Те предлагат различни функции, които правят планирането лесно за различни типове бизнеси, независимо какво избират за всички свои служители или за определена група от тях.
Това е възможно благодарение на различните настройки, които този софтуер предлага:
-
Генериране на графици
Потребителите могат да генерират графици, независимо какъв тип изберат да работят с тях. Повечето онлайн софтуери за планиране предлагат създаването на неограничен брой шаблони и графици за смените.
-
Управление на смени
Ако има промени в продължителността на смяната, те могат да бъдат редактирани на място. Например, ако служител иска да работи повече часове, но по-малко дни, някои от смените му могат да бъдат изтрити, докато други се удължават или съкращават за избран период. Смените, които не са назначени на никакви служители, могат да бъдат изтрити или поети от други работници.
-
Размяна на смени
Ако възникнат неочаквани обстоятелства, служителите могат лесно да обменят смени един с друг, за да избегнат ненужно губене на време за размяна на смени чрез трети софтуер и да поддържат работния процес в ред. Могат да има множество случаи, когато тази функция ще бъде полезна. С това казано, управлението трябва да потвърди тези заявки, за да има някакъв контрол върху организацията на работната сила.
-
Заявки за отсъствие
Най-накрая, но не на последно място, повечето съвременни решения за планиране на служителите предлагат начин служителите да поискат отпуск. Може би са прекалено уморени, нуждаят се от почивка или няма да се явят на работа утре поради болест. Това може да се направи без използване на никакви трети услуги. В някои случаи потребителите могат да прикачат документи за потвърждение, че отсъствието им е обусловено от солидни доказателства.
Има изобилие от подобни софтуерни продукти, налични в момента на пазара. Те предлагат различните споменати по-горе функции и някои свои. С това казано, не можем достатъчно да препоръчаме Shifton услугата за планиране. Тя предоставя на собствените на компании бърз начин за създаване и разгръщане на работни графици за всякакъв брой служители с различни функции и гъвкава система за генериране на графици.
Shifton услугата е един от софтуерните продукти за планиране на служители, налични в момента на пазара.
