Как да съставите работен график за вашия екип: 23 стъпки

Добре структуриран работен график е от съществено значение за всеки бизнес. Независимо дали управлявате ресторант, търговски магазин, кол център или отдалечен екип, правилно планираният служителски график осигурява гладко протичане на работа, намалява конфликтите и ангажира служителите.

Лошото планиране води до пропуснати смени, последователни корекции, прегаряне и проблеми с регулациите. Когато служителите не получават своите графици предварително, това създава несигурност и стрес, което влияе на продуктивността и общия морал.

Въпреки това, добре планираният график на екипа оптимизира персонала, подобрява ефективността и осигурява на служителите справедливи и балансирани натоварвания. С правилния подход и инструменти за планиране, можете да оптимизирате планирането на смени и да осигурите непрекъснатост на бизнеса.

Този наръчник предоставя 23 практични стъпки, които да помогнат на мениджърите да създадат работен график, който отговаря на оперативните нужди, осигурява спазването на регулациите и прави служителите доволни.

Какво е Работен График?

Работният график е структуриран план, който очертава кога служителите ще работят. Той помага на бизнесите да:

• Осигурят достатъчно покритие според нуждите на бизнеса.
• Разпределят натоварването справедливо между служителите.
• Оптимизират продуктивността, като минимизират разходите за труд.
• Осигурят спазването на трудовите закони и политиките на компанията.

Добре проектираният работен график отчита нуждите на бизнеса, наличността на служителите и справедливостта на смените, за да създаде балансирана и ефективна работна сила.

Какво прави един Работен График отличен?

Не всички графици са ефективни. Един изключителен работен график е ясен, предсказуем и достъпен, като същевременно позволява гъвкавост както за работодателя, така и за служителите. Следните ключови характеристики правят графика ефективен:

Актуализации в реално време

Бизнесът се нуждае от промяна и графиците трябва да се адаптират към неочаквани промени в реално време. Ако служител се обади болен, мениджърите трябва да могат веднага да коригират смените.

Мобилен достъп

Модерният работен график трябва да бъде достъпен от всяко устройство, което позволява на служителите да проверяват смените си, да заявяват промени и получават актуализации в движение.

Известия и напомняния

Автоматизираните напомняния за смени помагат на служителите да останат на пътя, намалявайки отсъствията и осигурявайки покритието на всички смени без объркване.

23 съвета как да направите Работен График

Стъпка 1: Определете вашите трудови цели

Преди да създадете работен график, трябва да разберете колко служители са необходими в различни часове. Това включва анализиране на бизнес модели, идентифициране на пикови и бавни периоди и осигуряване на достатъчно работници, за да посрещнат търсенето без прекаленото наемане на персонал.

Започнете, като оцените исторически данни, за да разберете кога клиентопотокът е най-висок. Ако управлявате ресторант, например, вечерите и уикендите могат да са най-натоварените времена, докато сутрините през седмицата може да изискват по-малко служители. За офиси или търговски магазини пикът може да бъде по време на обедните почивки или след работно време.

Освен това, вземете под внимание нивата на продуктивност на служителите. Някои служители работят по-ефективно в определени моменти на деня, така че разпределяйте смените спрямо силните им страни, за да увеличите оперативната ефективност. Целта е да се балансират разходите за труд, като се запази високо ниво на обслужване на клиентите и производителност на бизнеса.

Стъпка 2: Спазвайте федералните и местните трудови закони

Всяка държава, американски щат или регион има различни трудови закони, които управляват работните графици. Тези закони обхващат аспекти като максимален брой работни часове, заплащане за извънреден труд, почивки и изисквания за обявяване на графика. Неспазването на тези закони може да доведе до санкции, правни спорове и негативна репутация сред служителите.

Преди да финализирате графика, уверете се, че той отговаря на всички релевантни трудови регулации. Някои ключови съображения за съответствие включват:

• Осигуряване, че служителите не надхвърлят законните лимити за извънреден труд без подходящо заплащане.
• Планиране на задължителни почивки, като обедни почивки и почивки за отдих.
• Спазване на законите за справедливите работни седмици, които изискват работодателите да дават предварително известие за смените на служителите.

Използването на софтуер за планиране може да помогне за автоматизиране на спазването на регулациите, като маркира потенциални нарушения и гарантира, че всички смени отговарят на законовите изисквания.

Стъпка 3: Запознайте се с вашия екип

Добре балансираният работен график отчита уменията, силните страни и предпочитанията за работа на всеки служител. Това помага за създаването на продуктивна работна среда, където служителите се чувстват оценени и дават най-доброто от себе си.

Отделете време, за да разберете:

• Кой се справя най-добре с кои задачи и роли?
• Кой предпочита сутрешни, вечерни или нощни смени?
• Кой има ограничения, като отговорности за грижа за деца или училищни ангажименти?

Разбирането на тези фактори ви позволява да създавате работен график, който подобрява производителността и удовлетворението от работата. Служители, които усещат, че техните нужди са отчетени, са по-вероятно да останат ангажирани и да постигат по-добри резултати.

Стъпка 4: Уважавайте предпочитанията за график на вашите служители

While business needs should come first, respecting employee scheduling preferences can improve morale and reduce absenteeism. Employees with predictable schedules are more satisfied and productive.

За да удовлетворите предпочитанията, без да компрометирате операциите, разгледайте:

• Позволяване на служителите да подават наличността си предварително.
• Създаване на справедлива ротация за уикенди и празници.
• Предоставяне на опции за размяна на смени за служители, които се нуждаят от гъвкавост.

Дори и да не е винаги възможно да се удовлетворят всички заявки, показването на служителите, че техните предпочитания имат значение, изгражда доверие и намалява текучеството.

Стъпка 5: Включете вашите служители

Насърчаващото участие на служителите в решенията за графици насърчава работната култура на сътрудничество и подобрява общото удовлетворение. Когато служителите усещат, че имат участие, те са по-вероятно да спазват своите назначени смени.

Начини за включване на служителите включват:

• Използване на система за открити заявки, където служителите могат да подават предпочитани дни и часове за работа.
• Позволяване на служителите да разменят смени с одобрението на ръководството.
• Провеждане на анкети или срещи за обсъждане на политики и проблеми със съставянето на графици.

Като дава на служителите възможност да участват в съставянето на работните си графици, бизнесът може да създаде по-позитивна и кооперативна работна среда.

Стъпка 6: Събиране на наличността на служителите

Преди окончателното съставяне на работния график е важно да се събере точна информация за наличността на служителите. Това предотвратява последователни изменения, конфликтни графици и незапълнени смени.

Най-добрият начин за събиране на наличността е чрез дигитални системи за съставяне на графици, в които служителите могат да актуализират предпочитаните от тях работни часове. Това елиминира нуждата от постоянна комуникация и осигурява съответствието на графиците с актуалната наличност на служителите.

Стъпка 7: Предварително планиране

Една от най-големите грешки при съставянето на графици е чакането до последната минута за назначаване на смени. Планирането на работните графици предварително помага да се предотврати стресът както за мениджърите, така и за служителите.

За оптимални резултати:

• Създавайте графици поне две седмици предварително.
• Идентифицирайте потенциални конфликти и правете корекции рано.
• Комуникирайте графиците веднага след като са финализирани.

Този подход дава на служителите достатъчно време да планират личния си живот, докато осигурява безпроблемно протичане на бизнес операциите.

Стъпка 8: Създаване на резервен план

Дори най-добре планираните графици могат да срещнат неочаквани прекъсвания поради болнични обаждания, спешни случаи или последователни промени. Наличието на резервен план осигурява продължителността на бизнеса без големи проблеми.

Някои стратегии за резервни планове включват:

• Поддържане на списък с дежурни служители, които са налични за покриване на смени с кратко предизвестие.
• Cross-training employees so they can handle multiple roles when needed.
• Използване на софтуер за съставяне на графици, който позволява бързи корекции и размени на смени.

Превантивният подход към нарушенията в графиците предотвратява ненужния стрес и поддържа ефективното функциониране на екипа.

Стъпка 9: Решете как искате да създадете своя график

Има много начини за създаване на работен график, всеки със своите предимства и недостатъци. Най-често срещаните методи включват:

• Ръчно съставяне на графици – Използване на таблици или дъски за ръчно създаване и коригиране на графици.
• Автоматизиран софтуер за графици – Инструменти, които генерират работни графици въз основа на нуждите на компанията, наличността на служителите и спазването на правилата.
• Хибриден подход – Комбиниране на ръчния вход с автоматизация за подобряване на точността и ефективността.

Изборът на правилния метод за съставяне на графици зависи от размера на вашия работен колектив, сложността на бизнеса и необходимото ниво на гъвкавост.

Стъпка 10: Създайте своя график

След като всички ключови фактори са взети под внимание, е време да се изгради действителният работен график. Следвайте тези стъпки за структуриран подход:

1. Назначете смени въз основа на търсенето в бизнеса.
2. Осигурете справедливо разпределение на натоварването.
3. Съобразете се с правните изисквания, включително почивките и извънредния труд.
4. Коригирайте графиците според наличността на служителите.
5. Прегледайте графика за конфликти или липсващи смени.

Добре планираният график трябва да балансира оперативните нужди, като същевременно поддържа ангажираност и продуктивност на служителите.

Стъпка 11: Публикувайте графиците предварително

Служителите оценяват, когато имат графиците си предварително, за да могат да планират съответно. Осигуряването на ранно достъп до графиците подобрява баланса между работа и личен живот, намалява отсъствията и повишава удовлетвореността от работата.

Добрите практики включват:

• Публикуване на графиците поне две седмици предварително.
• Изпращане на напомняния за графика преди всяка смяна.
• Позволяване на служителите да потвърждават или искат промени при нужда.

С ясни и навременни графици бизнесите могат да намалят объркването и да насърчат по-организирана работна сила.

Стъпка 12: Съставете график въз основа на силните страни на вашите служители

Добре балансираният работен график не е само въпрос на запълване на смените – става въпрос за назначаване на правилните служители на правилните роли в точните времена. Служителите имат различни умения, нива на енергия и модели на продуктивност, и използването на тези силни страни може да подобри ефективността.

За стратегическо съставяне на графика:

• Назначете опитни служители на смени с висока натовареност, за да поддържате качеството на услугите.
• Назначавайте нови служители заедно със старши служители за наставничество.
• Осигурете, че ролите, изискващи техническа експертиза или лидерство, са покрити от най-подходящите членове на персонала.

Този подход предотвратява натоварването на служителите с задачи, за които не са подготвени, и максимизира производителността през смените.

Стъпка 13: Преглед за чести грешки в графиците

Дори при внимателно планиране, грешките при съставянето на графици се случват. Преди окончателното завършване на работния график, проверете за:

• Двойни назначения – Двама служители случайно назначени на една и съща роля по едно и също време.
• Недостатъчно персонал по време на пиковите часове – Липса на достатъчно покритие по време на високото натоварване.
• Последователни смени – Служители, назначени на нощни смени, последвани от ранни сутрешни смени, което води до умора.
• Прекомерно извънреден труд – Служители, които работят над законовите или фирмените ограничения.

Бързата проверка за качество гарантира, че вашето работно разписание е справедливо, законно и оптимизирано за бизнес успех.

Стъпка 14: Споделете вашето разписание с вашия екип

След като създадете работно разписание, служителите трябва да имат бърз достъп до своите назначени смени. Неправилното разпределяне на графиците може да доведе до объркване, изпуснати смени и раздразнение.

Най-добри практики за споделяне на графици:

• Използвайте облачни инструменти за планиране, които позволяват на служителите да проверяват смените онлайн.
• Публикувайте графиците на централно място, като например табло за съобщения или вътрешен портал на компанията.
• Изпращайте автоматизирани известия чрез SMS или имейл, за да напомняте на служителите за предстоящите им смени.

Предоставянето на ясни и достъпни графици държи служителите информирани и намалява ненужните въпроси и недоразумения.

Стъпка 15: Уверете се, че графикът е леснодостъпен

Служителите трябва да могат да преглеждат смените си по всяко време, от всяко място. Мобилно съвместима система за разписание премахва нуждата от хартиени графици или постоянни обаждания до мениджърите.

За да подобрите достъпността:

• Използвайте платформа за планиране с мобилна съвместимост.
• Предоставете на служителите достъп до вход в техните работни графици.
• Уверете се, че служителите могат да заявяват размяна на смени или актуализации без объркване.

Лесният достъп до графици подобрява комуникацията и отговорността в цялата работна сила.

Стъпка 16: Установете метод за комуникация в целия екип

Ефективното разписание на екипа върви ръка за ръка със силна комуникационна система. Служителите трябва да имат начин да:

• задават въпроси относно своите смени
• заявяват промени в смените
• докладват конфликти в графика или въпроси

Опции за по-добра комуникация в планирането включват:

• Групов чат в приложение за работното място.
• Посветен имейл за графика, който да се използва за въпроси, свързани с промените.
• Автоматизиран чатбот, който може да отговаря на често задавани въпроси относно планирането.

Рационализираната комуникационна стратегия улеснява бързото разрешаване на проблеми с графиците.

Стъпка 17: Приоритизирайте баланса между работа и личен живот

Ефективният график на служителите не само поддържа бизнес операциите, но и уважава благосъстоянието на служителите.

За да насърчите баланса между работа и личен живот:

• Избягвайте да насрочвате служителите за прекомерно извънреден труд.
• Разпределяйте справедливо уикендите и нощните смени.
• Позволявайте гъвкави възможности за планиране, където е възможно.

Балансът в работната среда води до по-щастливи служители, по-нисък оборот и повишена продуктивност.

Стъпка 18: Предложете възможности за растеж

Планирането не е само за запълване на смени — това е и възможност да помогнете на служителите да развият своите умения и кариери.

Начини за предоставяне на възможности за растеж чрез графици:

• Назначавайте служители на нови роли или отговорности.
• Предлагайте обучителни смени, където служителите могат да научат нови умения.
• Ротирайте лидерските възможности сред служителите.

Чрез интегриране на възможности за учене в графика бизнесите могат да увеличат ангажираността на служителите и да подобрят задържането им.

Стъпка 19: Насърчавайте обратна връзка от служителите

Служителите са директно засегнати от решенията в планирането, затова е важно редовно да се иска обратна връзка.

Методи за събиране на обратна връзка включват:

• Анонимни анкети за справедливостта на графика.
• Екипни срещи, където служителите могат да изразяват притеснения.
• Кутия за предложения за идеи за подобрение на графика.

Действията на база обратна връзка от служителите изграждат доверие и помагат за усъвършенстване на процесите на планиране с времето.

Стъпка 20: Използвайте техниката

Ръчното планиране може да отнеме много време и да бъде податливо на грешки. Автоматизираният софтуер за планиране опростява процеса и осигурява точни и справедливи служебни графици.

Основни функции, които да търсите в софтуера за планиране:

• Препоръки за смени, задвижвани от изкуствен интелект, базирани на нуждите на бизнеса.
• Автоматизирана размяна на смени, която позволява лесна размяна на смени между служителите.
• Проследяване на съответствието с трудовото законодателство за предотвратяване на нарушения.

Използването на инструменти за планиране, задвижвани от технологии, помага на мениджърите да създават графици на служителите ефективно.

Стъпка 21: Насърчавайте положителна работна среда

Работното разписание не е само списък от смени — то е отражение на фирмената култура. Подкрепящият подход към планирането създава по-мотивиран работен екип.

Начини за подобряване на работната среда чрез планиране:

• Проявете гъвкавост, когато е възможно.
• Разпознайте нуждите на служителите и удовлетворявайте молбите, когато е възможно.
• Избягвайте промени в графика в последния момент, които причиняват стрес.

Положителният опит в съставянето на графици води до по-добра производителност, по-висок морал и подобрено екипно сътрудничество.

Стъпка 22: Търсете възможности за автоматизация и персонализация

Всеки служител има различни предпочитания и наличност. Използването на персонализирани опции за график повишава удовлетворението и ангажираността на служителите.

Някои начини за персонализиране на графиците включват:

• Позволяване на избор на предпочитани смени.
• Предлагане на опции за самостоятелно съставяне на график за определени роли.
• Предоставяне на индивидуални напомняния за смени.

Автоматизирана система за съставяне на график с персонализирани опции за смени прави графика по-справедлив и адаптивен.

Стъпка 23: Използвайте най-добрия инструмент за задачата

Ръчното създаване на график за работа на екип може да бъде затруднително, особено за фирми с голям брой служители. Използването на усъвършенствани инструменти за съставяне на график като Shifton помага на мениджърите ефективно да създават график чрез:

• Автоматизиране на планирането на смени въз основа на реалните бизнес нужди.
• Позволяване на служителите безпроблемно да разменят смени в системата.
• Предоставяне на актуализации в реално време, за да се избегнат конфликти в графика.

Shifton опростява управлението на работната сила, подобрява ефективността на съставяне на график и намалява административното натоварване, улеснявайки безпроблемната работа на бизнеса.

Типове работни графици

Различните бизнеси изискват различни структури за графици, за да отговорят на уникалните си оперативни нужди. Типът работен график зависи от изискванията на индустрията, наличието на служители и приоритетите на организацията. По-долу са някои от най-често използваните работни графици, които бизнесите прилагат.

Пълен работен ден

Графикът на пълен работен ден обикновено се състои от 40 часа седмично, въпреки че някои индустрии може да го определят по различен начин. Служителите обикновено работят фиксиран брой часове на ден, пет дни в седмицата.

Основни предимства на графиците на пълен работен ден:

• Осигурява стабилност на работата и постоянен доход за служителите.
• Гарантира редовни нива на персонала за бизнеси, които изискват постоянна покритие.
• Често включва облаги като здравно осигуряване, платен отпуск и пенсионни планове.

Графиците на пълен работен ден работят добре в индустрии като корпоративни офиси, здравеопазване, управление на търговия и центрове за обслужване на клиенти, където се изискват непрекъснати операции и постоянно присъствие на работната сила.

Непълен работен ден

Графикът на непълен работен ден обикновено включва работа за по-малко от 40 часа седмично. Служителите могат да имат фиксирани или променливи смени, в зависимост от нуждите на работодателя.

Основни предимства на графиците на непълен работен ден:

• Предлага гъвкавост за студенти, лица, грижещи се за други хора, или лица, които балансират няколко работни места.
• Помага на бизнесите да намалят разходите за труд, като същевременно поддържат адекватни нива на персонала.
• Предоставя решение за бизнеси със сезонно или променящо се търсене.

Графиците на непълен работен ден са често срещани в ресторанти, търговски обекти, кол центрове и индустрии за гостоприемство, където бизнесите изискват гъвкавост в персонала.

Отдалечени/Гъвкави работни графици

Отдалеченият или гъвкав работен график позволява на служителите да работят от вкъщи или от всяко място извън традиционната офис среда. Часовете могат да бъдат фиксирани, променливи или базирани на резултати, в зависимост от политиките на компанията.

Основни предимства на отдалечени/гъвкави графици:

• Увеличава автономията на служителите и баланса между работа и личен живот.
• Намалява времето за пътуване и свързаните с това разходи.
• Разширява набора от таланти, позволявайки на бизнеса да наема кадри от различни местоположения.

Отдалечените и гъвкави графици са особено ефективни в индустрии като ИТ, обслужване на клиенти, създаване на съдържание и маркетинг, където задачите могат да бъдат изпълнени цифрово без необходимост от физическо присъствие.

График 5-4/9

Графикът 5-4/9 е компресиран график, при който служителите работят деветчасови смени в продължение на осем дни в двуседмичен период, последвани от една осемчасова смяна и един допълнителен ден почивка.

Основни предимства на графика 5-4/9:

• Позволява на служителите да имат тридневен уикенд на всеки две седмици.
• Увеличава производителността, като предлага по-дълги работни дни, но по-малко общи работни дни.
• Намалява разходите за пътуване и подобрява баланса между работа и личен живот.

Този вид график се използва обикновено в държавни агенции, корпоративни офиси и проекти, базирани на индустрии, които могат да се адаптират към гъвкави работни структури.

График 2-2, 3-2, 2-3

Графикът 2-2, 3-2, 2-3 е ротационен график, при който служителите работят в цикли от два дни работа, два дни почивка, три дни работа и т.н.

Основни предимства на графика 2-2, 3-2, 2-3:

• Осигурява редовни дни за почивка на служителите.
• Гарантира 24/7 работни операции без прекомерно извънредно време.
• Баланс в работните натоварвания чрез ротация на служителите на различни смени.

Този график е идеален за индустрии като здравеопазване, спешни услуги, производство и сигурност, където е необходимо непрекъснато присъствие на персонала.

График 4/10

Работният график 4/10 включва четири 10-часови работни дни на седмица, последвани от три почивни дни.

Ключови ползи от работния график 4/10:

• Дава на служителите допълнителен почивен ден всяка седмица, подобрявайки баланса между работа и личен живот.
• Намалява разходите за пътуване до работното място, тъй като служителите пътуват по-малко дни.
• Помага на бизнеса да увеличи производителността, като намалява броя на преходите между смени.

Графикът 4/10 често се използва в сектори като клиентска поддръжка, производство, логистика и здравеопазване, където удължените смени могат да подобрят ефективността.

Пример и шаблон за работен график

Създаването на структурирана и ясна работна програма е от решаващо значение за ефективното управление на работната сила. Добре форматираният график гарантира, че служителите знаят смените си предварително, предотвратява конфликти в планирането и подобрява координацията в екипа.

По-долу е пример за основен шаблон за работен график, който може да се използва в различни индустрии:

Име на служителя	Позиция	Понеделник	Вторник	Сряда	Четвъртък	Петък	Saturday	Неделя	Общо часове
Джон Доу	Касиер	9:00 – 17:00	9:00 – 17:00	ПОЧИВКА	13:00 – 21:00	9:00 – 17:00	ПОЧИВКА	ПОЧИВКА	32
Сара Смит	Сервитьор	ПОЧИВКА	10:00 – 18:00	10:00 – 18:00	ПОЧИВКА	16:00 – 00:00	16:00 – 00:00	16:00 – 00:00	40
Марк Лий	Мениджър	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	8:00 – 16:00	ПОЧИВКА	ПОЧИВКА	40

Как да използвате този шаблон за работен график:

• Избройте имената и ролите на служителите, за да изясните отговорностите.
• Назначавайте смените въз основа на потребностите и наличността на служителите.
• Осигурете справедливо разпределение на смените, за да предотвратите прекомерната работа или недостига на персонал.
• Ясно посочете почивните дни, така че служителите да знаят кога не са на работа.
• Изчислете общия брой часове, за да следите разходите за труд и да се уверите, че се спазват работните разпоредби.

Структурираният шаблон за график помага на бизнеса да остане организиран, подобрява прозрачността и повишава производителността.

Как Шифтон прави създаването на работни графици лесно

Управлението на работни графици ръчно може да бъде времеемко, особено за бизнеси с множество служители, ротации или операции 24/7. Шифтон, интелигентен инструмент за управление на работната сила, опростява процеса, предлагайки:

• Автоматизирано планиране, за да елиминирате ръчните грешки.
• Опции за самостоятелно обслужване на служителите за размяна на смени и актуализации на наличностите.
• Обновления в реално време, за да предотвратите конфликти и промени в последния момент.
• Проследяване на съответствието, за да се уверите, че се спазват трудовите закони.

Шифтон позволява на мениджърите да създават графици за работа за минути, да намаляват административното натоварване и да подобряват цялостната ефективност на планирането.