Повтарящите се промени в работния план постоянно нарушават списъка с приоритети. Това може да доведе до негативни последици в продуктивността и напредъка на екипа, нерационално управление на времето и пропуснати крайни срокове. Има ли начин да бъдете в крак с нещата и да намерите време за всичко?
Най-добрият начин да приоритизирате задачите е да ги запишете
За начало, трябва да планирате най-близкото бъдеще, като създадете подробен списък с всички задачи и техните крайни срокове за ден, седмица или месец. Вместо да се опитвате да запомните всичко, започнете дневник на задачите и записвайте всичките си задачи. Този психологически трик подчертава важността на вашата работа.
Организирайте всичко
След като сте съставили списък със задачи, може да забележите, че има прилики между тях. Това не е изненадващо, тъй като повечето задачи могат да бъдат поставени в три категории: единични, повтарящи се и проекти.
-
Единични
Ако ви е дадена единична задача, по-добре я изпълнете първа нещо утре. Направете списък с малки задачи и пресмаркирайте някои от тях всеки ден. Преди да решите кои са най-важните задачи, обмислете колко са спешни и колко време ви е нужно, за да ги завършите. Вашата цел е да завършите задачите по време на вашата смяна. Ако нямате време, изпълнете задачата утре. Имайте предвид, че този метод не работи за незабавни задачи.
-
Recurring
Не е нужно да записвате всяка отделна задача, която трябва да бъде изпълнена ежедневно. Например, ако споделяте статии в социалните медии или отговаряте за имейл кампании. С това казано, трябва да се направи график за задачите, които са свързани с конкретни часове и дни. Това значително ще опрости сортирането на работните приоритети.
-
Проекти
Проектите са задачи, които са по-трудни за завършване от простите задачи. Работете по тях колкото можете, но не се опитвайте да поемете няколко проекта едновременно. Препоръчваме ви да създадете списък с проектите и да изберете най-спешните и важни от тях. Не започвайте нов проект, без да завършите предишния.
Важните задачи идват първи
Създаването на азбучен или числов списък няма да работи. Вашата цел не е сляпо да следвате елементите в списъка, а да се концентрирате върху задачи с висока приоритетност. Останалата работа може да бъде извършена в какъвто ред сметнете за необходимо.
С времето ще научите как да избирате работа с най-високо ниво на приоритет и да не я оставите да стане проблем. Ако следвате тези правила, няма да можете да повярвате колко бързо ще се ускори работния процес.
