Докато физическият свят предостави тази информация на тези, които се грижат за пациента, в нашата модерна ера — всички цифрови данни за вас може да се съхраняват в база данни някъде на другия край на планетата — трябва да съществуват някои стандарти, чрез които ЛЗИ може да се движи електронно, за да защити личната поверителност и да осигури сигурност.
Законът за интероперативност и отчетност в здравното осигуряване (HIPAA) беше създаден, за да осигури конфиденциалността на здравните досиета, както и пътна карта за заведенията относно това как се управляват данните етично. Съответствието с HIPAA регулациите не само защитава конфиденциалността на медицинските досиета, но и води до доверие в пациентите и грижещите се за тях.
Сложностите на регулаторното съответствие с HIPAA, включително как е дефинирано, какво включва и различните закони, които се прилагат и регулират, са изложени в тази статия. Този файл дефинира «защитена здравна информация», посочва кой трябва да се съобразява с регулациите на HIPAA и очертава ключовите компоненти на процеса на изпълнение на активна корпоративна политика. Организациите могат да подобрят защитата, да предотвратят възможни нарушения и да осигурят отговорност в променящата се регулаторна среда, разбирайки тънкостите на съответствието с HIPAA.
Определение на съответствието с HIPAA
Основно, определението за съответствие с HIPAA включва прилагане на серия от технологични мерки и физически предпазни мерки за защита на ЛЗИ от нарушения и нежелан достъп. Това обхваща всичко от използването на сигурни компютърни системи за съхранение и предаване на здравна информация до обучение на служителите за процедурите по поверителност на данните. Създаването на ясни правила и процедури, които уточняват как бизнесите трябва да отговарят на всякакви нарушения на данните и да защитават правата на пациентите, е друга част от съответствието.
Защо е важно съответствието с HIPAA
Спазването на HIPAA предотвратява неправилна употреба, разкриване или получаване на информация за пациента и други данни, свързани със здравеопазването. HIPAA осигурява сигурността и защитата на ЛЗИ, поддържайки доверието на пациентите и юридическото съответствие. Освен това, спазване помага на компаниите да избягват глоби или надзорни последици и загуба на репутация, свързани с нарушения на HIPAA. Съответствието с регулациите на HIPAA показва задължение за поддържане на основно ниво на поверителност на пациентите, важен фактор за предоставяне на здравни грижи.
В допълнение към етичния аспект, съответствието със стандартите на HIPAA се изисква и по закон. Несъответствие може да доведе до тежки наказания, съдебни действия и загуба на лицензи за компанията. Дори ако нарушенията на данни стават все по-чести, силната култура на спазване се счита за единствения начин за осигуряване на съответствие с HIPAA.
Какво е защитена здравна информация
Всяка информация в медицински запис, която може да се използва за идентифициране на конкретно лице и която е разработена, използвана или разкрита по време на медицински услуги като диагностика или лечение, се нарича конфиденциални данни за пациента.
ЛЗИ обхваща различни идентификатори, които свързват здравни данни, включително електронни и физически записи, с конкретни лица. За да защитят целостта и поверителността на данните на пациентите, правилата за ЛЗИ на съответствието с HIPAA изискват строги контроли върху обработката на ЛЗИ.
Идентификатори на ЛЗИ
Защитена здравна информация (ЛЗИ) включва широк спектър от идентификационни номера, които могат да се използват за определяне на самоличността на дадено лице, пряко или косвено. Организациите за здравеопазване трябва да са наясно какво квалифицира като ЛЗИ, за да бъдат съвместими със закона за съответствие с HIPAA.
Информация относно миналото, настоящето или потенциалното физическо или психическо здраве на дадено лице, предоставените медицински услуги или фактурирането за същите тези ползи, свързани със служител, се счита за ЛЗИ. Следните идентификатори са посочени от HIPAA:
- Имена;
- Географски местоположения по-малки от държава;
- Дати (раждане, смърт, приемане);
- Телефонни номера;
- Имейл адреси;
- Номера на медицински записи;
- Insurance account details;
- Всеки друг уникален код или характеристика.
Доставчиците на здравни услуги, които отговарят на изискванията на HIPAA и свързаните с тях субекти, трябва да могат да разпознават тези идентификатори. Организациите могат да намалят риска от нарушения на данните и да останат в съответствие с правилата на HIPAA, като управляват и защитават ЛЗИ по подходящ начин. Ефективните практики за администрация на данни са от съществено значение, тъй като неспособността да се запазят тези идентификатори може да доведе до тежки глоби и спад в доверието на пациентите.
Кой трябва да отговаря на изискванията на HIPAA
Всяка компания или частно лице, което има обработка или достъп до информация, която трябва да защити вашето здраве (ЛЗИ), е задължено да се съобразява с HIPAA. Съществуват две широки класификации: „Бизнес асоции“ и „Покрити субекти“.
За да се защитят студентските записи в цялата система за здравеопазване, е критично да се дефинират видовете бизнеси, които попадат под регулаторния обхват на HIPAA. За да защитят поверителността, целостта и конфиденциалността на защитената информация от медицинските досиета, както Правилото за поверителност на HIPAA, така и Правилото за сигурност на HIPAA изискват всички организации в категориите да се съобразяват с правилата.
Покрити субекти
Покрит субект е доставчик на директни здравни услуги, като клиники, болници, лекарски кабинети, рознични аптеки и медицински планове. За да осигурят сигурността на информацията на своите клиенти, те следват Правилото за съответствие с HIPAA.
Тези организации трябва да имат политики, които правилно да съхраняват и защитават данните и имат основната отговорност да получат съгласието на пациента преди споделяне на ЛЗИ. Тези организации трябва да следват Указанията за съответствие с HIPAA.
Бизнес асоции
Често наричан бизнес партньор, бизнес асоции е страна, която предоставя здравни услуги, като ИТ, анализ на данни и финансово обработване, на доставчик на здравни услуги. Здравният доставчик, покрит от HIPAA, трябва да се съобразява, тъй като може да има достъп до лични данни на пациента.
Споразуменията, изискващи същата степен на защита на данните и съответствието с регулациите като покритите организации, също трябва да бъдат подписани от бизнес партньори. Поради факта, че нарушение от страна на бизнес асоции може все още да доведе до глоби за покрито предприятие, важно е да се следва това разширено партньорство.
Какви са правилата и регулациите на HIPAA
Правилото за поверителност на HIPAA е набор от разпоредби, обхващащи специфични области на поверителност и сигурност; трите основни регулации са Правилото за известяване за нарушения, Правилото за сигурност на HIPAA и Правилото за поверителност на HIPAA.
Тези правила гарантират, че бизнесите използват стриктна защита на данните, за да предпазват ЛЗИ от опасности, незаконен достъп и злоупотреба. Регулациите предоставят единна рамка, която уточнява процедурите за обработка на събития по сигурността и как здравните организации трябва да защитават данните на пациентите.
Правила за поверителност и сигурност на HIPAA
Основата на регулацията на HIPAA са правилата за поверителност и сигурност на данните на HIPAA, които са създадени, за да осигурят оцеляване, точност, лекота на употреба и поверителност на информация за здравни данни, която може да се отнесе към отделни индивиди (ЛЗИ).
Правилата за поверителност на HIPAA са ключова част от всяка здравна организация и работят заедно, за да осигуряват, че предприятията и техните дейности асоции следват най-добрите практики за поверителност, доверие и информационна сигурност в индустрията. Съответствието с тези правила не само предотвратява глоби, но и изгражда доверие с пациентите, като ги успокоява, че тяхната ЛЗИ се обработва правилно.
Правило за поверителност на HIPAA
Правилото за поверителност на HIPAA създава национални правила за защита на поверителността на електронните медицински досиета и други лични здравни данни. Правилото за поверителност ограничава използването и разкриването на ЛЗИ без съгласието на пациента. Пациентите имат няколко други права за защита на личния живот и поверителността относно своите индивидуални медицински данни, включително възможността да ги изменят, получават копия на записите и разбират използването и обмена на своята лична информация.
Правило за сигурност на HIPAA
Правилото за сигурност на HIPAA, което обхваща разпоредби за запазване на достъпността на защитените и сигурни области на електронната ЛЗИ (еЛЗИ), допълва Правилото за поверителност. Правилото изисква прилагане на подходящи управленски, технологични и физически мерки за предотвратяване на излагане на потенциални рискове и уязвимости. Ключът към успеха на практиките за съответствие с HIPAA е следването на стандартите на Правилото за сигурност на HIPAA. Ограниченият достъп, честите прегледи на данни и шифроване са сред предпазните мерки.
Анализ на съответствието с HIPAA
Идентифицирането на рисковете за защитата на медицинската информация и осигуряването на подходящите предпазни мерки са необходими за одит на съответствието с HIPAA. За да останат законово актуални с последните закони и изисквания на HIPAA, организациите трябва периодично да преглеждат своите системи, политики и практики. Освен това, аналитиките осигуряват, че здравният работник остава подлежащ на одит и ще помогнат да определят области, които изискват подобрение.
Седемте елемента на ефективно съответствие
Тези седем основни компонента съставят успешна програма за съответствие с HIPAA:
- Прилагане на изброени правила и процедури: Персоналът трябва да бъде ръководен чрез ясно и кратко представяне за защита на поверителността на данните;
- Определяне на длъжностно лице и комитет за съответствие: Всички свързани услуги за съответствие се управляват от специализиран екип;
- Предоставяне на ефективно обучение и тренинг: Работниците трябва да разбират и да могат да прилагат изискванията за съответствие с HIPAA;
- Установяване на ефективни комуникационни линии: Прозрачността зависи от отворени канали за докладване на проблеми;
- Извършване на вътрешен мониторинг и одитиране: Честите одити помагат да се откриват и поправят слабости;
- Използване на широко разгласени дисциплинарни процедури за прилагане на стандартите: За да бъде ефективно съответствието, е необходима отчетност.
Разрешаването на нарушения веднага след като бъдат открити и предприемането на коригиращи действия намалява възможността от по-сериозни нарушения.
Освен това, създаването на ефективни комуникационни линии насърчава прозрачна култура, позволявайки на служителите да изразяват притеснения без страх от репресии. На последно място, прилагането на стандарти чрез широко разгласени дисциплинарни процедури подчертава значимостта на съответствието в цялата компания.
Демонстрирайте своята отдаденост на запазване на цялостта на данните на пациентите, като бързо разрешавате докладваните нарушения, което в крайна сметка изгражда доверие и увереност в медицинската общност.
Физически и технически предпазни мерки, политики и съответствие с HIPAA
Организациите за здравеопазване трябва да прилагат цялостни мерки, които да запазят Достъпа до данни, Защитата, Поверителността и Сигурността на Защитената здравна информация (ЛЗИ), за да се съобразят с HIPAA. Тези предпазни мерки попадат в три категории: административни, технологични и физически.
Докато правилата и процедурите предлагат основа за поддържане на съответствието на всички организационни нива, физическите и техническите предпазни мерки са от съществено значение за поддържането на безопасността и сигурността на ЛЗИ.
Физически защити
Стъпките, които са предназначени да поддържат материалната защита на системите и съоръженията, в които се съхранява защитената здравна информация (PHI), се наричат физически защити. Това обхваща контрола на крайните точки и достъпа, както и подходящото унищожаване на оборудване, което съдържа PHI. Примерите включват системи за наблюдение, които спират нежеланите физически влизания, заключени шкафове и ограничен достъп до съоръженията.
Технически защити
Технологиите и процедурите за защита на електронните здравни информации (ePHI) са част от техническите защити. За да се предотврати нежелан достъп, някои примери включват защитни стени, сигурен контрол на достъпа, криптиране и системи за мониторинг. Тези мерки са от съществено значение за съответствието със сигурността на HIPAA, тъй като те спомагат за поддържане на целостта на здравния запис и гарантират, че само оторизирани лица могат да имат достъп до тях.
Политики и процедури
Обработката на PHI от организацията се описва в ръководства за политики и процедури. Тези документи трябва да бъдат актуализирани редовно, за да се увери, че всеки служител е наясно със своите задължения и за да отразяват промените в стандартите за съответствие с HIPAA. Политиките определят какво да се прави със заявките за данни, как да се справят със събития на сигурността и как да се провеждат рутинни проверки на съответствието.
Какви са изискванията за съответствие с HIPAA
Критериите за съответствие със HIPAA се различават в зависимост от типа на компанията и как тя обработва PHI. Примери за основни нужди са внедряване на защити, извършване на чести оценки на риска, обучение на персонала и наличието на процедури за докладване на нарушения. Всички покрити компании и бизнес партньори трябва да разберат какво означава съответствие със HIPAA и да следват тези насоки. Това гарантира, че здравните организации са готови да реагират незабавно на всяко възможно събитие на сигурност по всяко време.
Какво е нарушение на HIPAA
Неспазването от страна на организационен субект или бизнес на справедливите и обичайните стандарти и процедури, очертани в Правилото за сигурност на HIPAA, е нарушение на HIPAA. Неправилното обработване и съхранение може да доведе до разкриване на защитена здравна информация (PHI) в достъп, разкриване или злоупотреба с PHI. Както умишлените събития, като преднамерено проникване в данни, така и неволни събития, като човешка грешка или липса на сигурност, могат да доведат до нарушение на HIPAA.
Типове нарушения на HIPAA
Неспазването на защитата на PHI, предвидено в Правилото за поверителност на HIPAA, е нарушение на HIPAA. Нарушенията включват незаконен достъп, загуба на данни, неразрешено изхвърляне на PHI и неспособност да се проведе преглед на рисковете за сигурността. Нарушението може да бъде умишлено, например неразрешено разглеждане на медицински файлове, или неволно, като изпращане на информация на неправилната страна.
Наказания за нарушения на HIPAA
Въз основа на тежестта на нарушението, нарушенията на HIPAA могат да варират от глоби до наказателно преследване. Сериозни нарушения могат да доведат до глоби до 1.5 милиона долара годишно, а умишленото пренебрежение може да доведе до затвор. За да бъдат компаниите държани отговорни и да бъдат насърчени към по-добро съответствие, бяха въведени актуализирани глоби за нарушения на HIPAA. За да се гарантира, че компаниите приемат съответствието сериозно, тези подобрения включват по-строги правила и по-високи глоби.
Примери от реалния свят за нарушения на HIPAA
Няколко сценария от реалния свят разясняват последствията от неспазване на изискванията на HIPAA. Те обикновено се въртят около пропуски в сигурността на данните, причинени от недостатъчни практики за сигурност или човешка грешка и могат да доведат до значителни глоби и увреждане на репутацията. Някои високопрофилни примери включват IT компании, които не успяват да осигурят сигурността на информационните хранилища, болници, които неправилно изхвърлят записи и здравни планове, които разкриват PHI чрез онлайн директории.
Най-новите актуализации на HIPAA
Няколко значими изменения в изискванията за съответствие със HIPAA излязоха на повърхността през последните години с цел да се подобри сигурността и поверителността на защитената здравна информация (PHI) и да се адаптира към бързо променящата се медицинска технологична среда. Тези актуализации обхващат важни теми, включително продължаващия проблем с опиоидите и разрастващото се използване на телемедицински услуги и електронни здравни данни.
Актуализирани наказания за нарушения на HIPAA
Голяма промяна в начина, по който се третират нарушенията, беше въведена от последните изменения, които налагат по-строги глоби на фирми, които не се съобразяват с регламентите на HIPAA. Новите правила подчертават необходимостта от спазване на съществуващите стандарти, като налагат много по-големи глоби на предприятията за многократни нарушения. Това увеличение на глобите е не само наказателна мярка; тя е жизненоважен възпиращ фактор срещу небрежност и неспазване, мотивирайки здравните организации да поставят приоритет върху поверителността на данните за пациентите.
Тази промяна е част от по-голяма световна тенденция към по-строги закони за защита на данните, при които предприятията се държат на по-високи стандарти отколкото преди. Регулаторите признават необходимостта от по-строги стъпки, за да се гарантира, че чувствителните данни са достатъчно защитени, тъй като пробивите в сигурността на данните стават по-чести и по-сложни. В резултат на това доставчиците на здравни услуги, застрахователите и бизнес партньорите трябва да бъдат проактивни в своите усилия за съответствие, като прилагат солидни защити и насърчават отговорна култура в своите компании.
По-добро прилагане и отговорност за нарушенията
По-строги мерки за прилагане и по-голяма отговорност за нарушенията бяха въведени, за да се гарантира, че бизнеса приема съществено изискванията за съответствие с HIPAA. По-честите одити и оценки на здравните компании са резултат от усилията на регулаторни агенции като Офиса за граждански права (OCR), които засилват наблюдението на съответствието. Освен че откриват нарушения, тези одити са предназначени да предлагат препоръки за подобряване на процедурите за съответствие.
По-строгите санкции за неспазване са мощен възпиращ фактор, който принуждава бизнеса да постава съответствието с HIPAA като приоритет в своите операции. В зависимост от тежестта и вида на нарушението, финансовите глоби могат потенциално да достигнат милиони долари, което допълнително насърчава здравните доставчици и техните бизнес партньори да изградят обширни процеси за съответствие.
Потенциална постоянна програма за одити
Службата за граждански права (OCR) може да установи постоянна програма за одити, за да оценява редовно спазването на правилата на HIPAA от страна на компаниите. Тази проактивна програма цели да оцени подробно процедурите и политиките на организациите и бизнес партньорите, за да се увери, че те спазват зададените критерии за запазване на защитената здравна информация (PHI).
Отделът за граждански права (OCR) се надява да открие възможни недостатъци в усилията за съответствие, които често се пренебрегват докато не се случи нарушение, чрез извършване на рутинни одити. Чрез използването на тази стратегия компаниите могат да адресират слабостите, преди да доведат до сериозни пробиви в данните или нарушения, подобрявайки защитата на пациентската информация.
Допълнителни указания или регулации относно опиоидите
В отговор на кризата с опиоидите, Министерството на здравеопазването и човешките услуги (HHS) въведе допълнителни указания по правилата за съответствие с HIPAA, за да осигури по-добро управление на информацията, свързана с опиоидите. Тези указания позволяват на здравните доставчици повече гъвкавост в системата за прехвърляне на информация с членовете на семейството, грижещите се за тях и лечебните заведения в специфични ситуации.
Целта е да се насърчи по-добрата координация на грижите за индивиди, борещи се със зависимостта от опиоиди, като се запазят стандартите за поверителност и сигурност, изисквани от правилото на HIPAA за поверителността.
Правило за блокиране на информация
Съответствието със HIPAA е силно свързано с Правилото за блокиране на информация от Закона за лекувания от 21 век. Целта на това регулиране е да спре действия, които пречат на използването, обмена или достъпа до електронна здравна информация (EHI).
Това правило забранява на доставчици на IT услуги и медицински доставчици да предприемат каквито и да било мерки, които умишлено биха предотвратили или затруднили обмена на здравна информация. Поддържането на прозрачност и собственост на пациентите върху собствените им здравни данни зависи от спазването на тази насока.
Инициатива на OCR за право на достъп
За да приложи правилата за съответствие с HIPAA, Офисът за граждански права (OCR) стартира Инициативата за право на достъп, която се фокусира специално върху правата на пациентите да имат достъп до своята здравна информация. Тази програма гарантира, че заявките за медицински досиета се обработват бързо от здравните специалисти, без ненужни забавяния или прекомерни разходи. Изискването за здравните доставчици да се придържат към правилата на HIPAA за достъп до данните на пациентите е подсилено от агресивните глоби на OCR за несъответстващи фирми.
Как Shifton може да помогне в Shift Medical Assistant
Shifton е универсално решение за медицинската индустрия, предлагащо основни инструменти за следене на работното време и управление на дежурствата ефективно. За медицинските специалисти, като медицински сестри и асистенти, работещи на нощни смени, това може да представлява уникални предизвикателства. Shifton помага да се оптимизират тези процеси чрез предоставяне на интуитивно приложение за следене на времето, което гарантира правилното записване на отработените часове и управление на графиците на дежурствата безпроблемно.
Едно от ключовите предимства на Shifton е способността да се съхраняват данни за болнични, което улеснява медицинските заведения в поддържането на точни записи на отсъствията и осигурява правилно управление на персонала. Проследяването на работното време позволява на администраторите в здравеопазването да следят моделите на смени, да следят времето на работа и да настройват графиците въз основа на реални данни.
Използвайки функцията на Shifton за следене на работното време, здравните организации могат да гарантират, че техният персонал, включително медицински асистенти, работещи на нощни смени, е планиран ефективно. Shifton позволява по-добро управление на времето и прозрачност, помагайки да се избягва прегаряне и да се подобрят резултатите в грижите за пациентите.
