Управлението на фонд работна заплата е критична функция за компании от всякакъв размер, но може да бъде трудно да се избере правилното решение. Докато както софтуерът за възнаграждения, така и услугите за възнаграждения предлагат силни възможности за обработка на данни за възнаграждения, те могат да се различават значително по функционалност, разходи и контрол. Компании, които искат да оптимизират своите операции по възнаграждения, трябва да бъдат наясно с различните възможности между софтуера за възнаграждения и услугите за възнаграждения.
Целта на тази статия е да разгледа ключовите компоненти за претегляне на ползите и ограниченията от използването както на софтуер за възнаграждения, така и на услуга за възнаграждения, за да се избере кое е най-подходящо за различни видове бизнеси. Независимо от текущите или начални насоки за това коя система за възнаграждения, софтуерът за възнаграждения или услугите за възнаграждения, ще бъде най-ефективна за точността на данните за възнагражденията на вашата компания, можете да използвате предоставените в този документ насоки.
Какво е софтуер за възнаграждения и ключови характеристики
Софтуерът за възнаграждения е цялостно електронно приложение, което помага да се автоматизира и опрости целият процес на управление на възнаграждения за корпорации от практически всякакъв размер. Премахването на човешката намеса в процеса на възнаграждения помага за намаляване на човешките грешки, спестяване на време и увеличаване на оперативната ефективност. Компании, използващи този продукт, могат точно да изчисляват заплатите на работниците, добавките и отчисленията, като вземат предвид широк спектър от променливи елементи като извънредни часове, изработено време и данъчни регулации.
Изчисляване и автоматизация на възнагражденията
Автоматизацията на изчисленията на възнагражденията е една от основните и най-полезни функции на счетоводния пакет в софтуера за възнаграждения и услуги. Тази функция премахва необходимостта от ръчно въвеждане на файлове, като значително намалява вероятността от човешка грешка.
Тя автоматично изчислява компенсацията на служителите въз основа на предварително зададени драйвери и правила, които могат да включват почасови ставки, фиксирани ставки, извънреден труд и бонуси, както и различни изисквания за удръжки като данъци, здравеопазване и придобивки. Тя оптимизира цялата верига за обработка на заплати, като гарантира, че всеки индивид е правилно заплатен навреме.
Отчитане на работното време на служителите
Богати инструменти за проследяване на времето са вградени в различни типове софтуерни пакети за възнаграждения, предоставяйки на компаниите цялостен инструмент за следене на присъствието на работниците, работни часове, почивки и извънреден труд.
Благодарение на тази интеграция изчисленията на възнаграждения стават точни и напълно съобразени с действителното време, което всеки служител работи. Намалете вероятността от човешки грешки и избягайте от възможни спорове относно изработените часове, като автоматично записвате данни от часовници, биометрични устройства или ръчни въвеждания.
Управление на информацията за служителите
Софтуерът за възнаграждения или услугите за възнаграждения съхраняват цялата важна персонална информация, включително име, адрес и друга лична идентификационна информация (PII), както и информация за банковата сметка за плащания на заплати. Той също така сигурно съхранява записи на социално осигуряване и данъчни досиета, както и друга лична информация, която трябва да бъде актуализирана за поддържане на съответствие с закона и регулациите. Системата също така поддържа обширна база данни за предимствата на служителите, доклади за производителността и трудови договори.
С незабавен достъп до всички документи, свързани със служителите, този единен хранилище подобрява общото управление на данните, като улеснява извличането на данни. Той намалява възможността за изгубени документи и гарантира, че документите са актуални, достъпни и подредени по методичен начин.
Данъчно и правово съответствие
Солидни функции за данъчно съответствие, които автоматично изчисляват федералните, щатските и местните данъци според най-новите правила, често се използват със софтуер за възнаграждения и услуги. Поради тази автоматизация удръжките на данъци за всеки служител са гарантирани да са точни, като се вземат предвид такива фактори като доходни скоби, удръжки и освобождавания. Програмата също така създава необходимите документи, включително данъчни формуляри за възнаграждения, W-2 и 1099, които намаляват административната натовареност на HR персонала.
Плащания
Софтуерът за възнаграждения или услугите за възнаграждения могат да бъдат депозирани директно в банковите сметки на служителите чрез програмата, което гарантира своевременни, безопасни и ефективни плащания. Тази процедура може да бъде автоматизирана за премахване на необходимостта от ръчно разпределение на чекове, което намалява административната тежест и податливостта на грешки. Освен това, осигурявайки, че служителите получават чековете си на същия ден всеки цикъл – независимо от уикенди или празници – директните депозити увеличават удовлетвореността на служителите.
Възможността за обработка на множество графици за различни групи служители или отдели прави това гъвкава функция, която може да се използва от компании с разнообразни нужди от възнаграждения. Например, почасовите служители могат да бъдат изплащани всяка седмица или на всеки две седмици, докато наетите на заплата служители могат да бъдат изплащани ежемесечно.
Изчисляване на придобивки
Що се отнася до управлението и изчисляването на придобивките на служителите като здравно осигуряване, пенсионни планове, платени отпуск (PTO) и други предимства като опции за акции или планове за здраве и фитнес, счетоводството на заплатите е жизненоважно за организациите. Тези технологии автоматизират трудния и понякога сложен процес, за да се уверят, че спестяванията за пенсиониране са включени точно в изчисленията на софтуера за възнаграждения и услугите. За различни схеми на придобивки програмата може автоматично да удържа вноски, да осигури точност и съответствие, както и корпоративни правила.
Софтуер или услуги за възнаграждения, например, могат да се интегрират с доставчици на придобивки от трети страни, като пенсионни фондове или здравни застрахователни фирми, за поддържане на актуални данни, свързани с придобивки. Това намалява риска от грешки, като гарантира, че всички промени в позицията на работника, внесените суми или премийните ставки автоматично се записват в системата за заплати.
Анализи и отчети
Софтуер или услуги за възнаграждения, в които са вградени анализи, могат да създават подробни отчети за редица въпроси, свързани с възнагражденията, включително разходи за персонал, компенсация на служителите, данъчни вноски, разходи за придобивки и плащания за извънреден труд. Тези отчети предоставят информативни съобщения за финансовото състояние на компанията, позволявайки на организациите да откриват тенденции, да получават повече контрол върху ресурсите и да гарантират, че разходите за възнаграждения са в съответствие с общите разходни планове.
Софтуерът или услугите за възнаграждения могат също така да следят развитието във времето, предоставяйки на бизнесите възможност да оценяват специфичните разходи по отдели, да следят развитието на възнагражденията на служителите и дори да сравняват изпълнението на софтуера за възнаграждения в различни периоди или места.
Интерфейс за служители
Повечето софтуери за възнаграждения идват с портал за служители, където служителите могат да преглеждат данъчната си информация, да променят личните си данни и да извличат своите разписки за заплати. Административната тежест за отделите за човешки ресурси значително се намалява от тази възможност за самообслужване, тъй като намалява броя на въпросите относно софтуера за възнаграждения и услугите, както и персоналните данни. За обикновени заявки за своите чекове или данъчни удръжки, служителите вече не трябва да се свързват с HR. Вместо това могат да достъпват портала, когато им е удобно, и да получават необходимата информация.
Служителите могат лесно да проследяват заплатите си във времето с помощта на инструменти, налични в повечето портали за служители, като директен достъп до предишни разписки за заплати. Служителите, които имат достъп до своята история на заплатите, могат да се уверят, че всички удръжки – включително данъците и предимствата – са коректни, което може да им помогне да управляват финансите си по-умело.
Предимства и недостатъци на софтуера за възнаграждения
Софтуерът за възнаграждения има предимства и недостатъци, които бизнесите трябва да обмислят преди въвеждането му. Докато може да оптимизира процесите на възнаграждения и да увеличи ефективността, съществуват и някои недостатъци, на които да се обърне внимание.
Настолен и мобилен достъп
Повечето софтуери могат да бъдат достъпни от всяко настолно или мобилно устройство, защото са изградени в облака. За днешните бизнеси този вид удобство е изключително ценно, позволявайки на мениджърите и професионалистите в HR да управляват възнаграждения от практически навсякъде. Потребителите могат да се вписват, за да преглеждат своите печалби, да променят информация или да заявяват време за отпуск без да трябва да бъдат в офиса.
Освен това, актуализации в реално време и синхронизация на файлове обикновено са вградени в софтуера за възнаграждения и услугите в облака, гарантирайки, че всички потребители имат достъп до най-актуалната информация. Това е особено полезно за бизнеси с разпръсната или дистанционна работна сила, улеснявайки сътрудничеството и комуникацията в различни функции и офиси.
Защита на данните и поверителност
Сигурността е една от основните загрижености при управлението на възнаграждения. Данните за служителите се обработват в системите за възнаграждения, включително счетоводни данни, персонална информация и записи на възнагражденията. Затова е критично да се защити поверителността, данните и доверието на нашите потребители. Софтуерът за възнаграждения има солидни безопасни механизми за защита на частни бизнес данни от неоторизиран достъп и хакери.
Тези мерки за сигурност често използват сложни методи за криптиране, за да защитят информация, както софтуера за възнаграждения, така и услугите в транзит и по време на почивка. Приватните данни са криптирани, което ги прави нечетливи за всички освен легитимни потребители, които имат необходимите ключове за дешифриране. Това означава, че дори ако данните са прихванати в транзит, те не могат да бъдат достъпени от злонамерени актьори.
Евтиност
Payroll software may require large setup fees upfront, which vary by carrier and the features, but it is generally more affordable over time, even for small to mid-sized businesses.
Много софтуери за възнаграждения имат различни цени според нивата, позволявайки на организациите да намерят план, който най-добре отговаря на техните нужди и бюджет. С възможната си липса на финансови ресурси, стартиращи и малки бизнеси могат да намерят тази гъвкавост много полезна. След като програмата е конфигурирана, обикновено има такси за абонамент, които осигуряват изключителни права за нови функции, техническа поддръжка и актуализации.
Персонализация
По-голямата част от софтуера за възнаграждения е адаптивен към уникалните изисквания на една компания. Организациите могат да персонализират своите системи за възнаграждения по различни начини, за да отговарят по-добре на собствените си оперативни нужди и цели. Например, компаниите могат да създават по поръчка отчети, които подчертават конкретни показатели или важни работни индекси на изпълнение (KPI). С мениджърските отчети могат да бъдат взети разумни решения, като се предоставят прозрения за работоспособността на служителите, тенденциите за извънреден труд и разходите за възнаграждения.
Крива на обучение
Софтуерът за възнаграждения има големи предимства, но често е със своя крива на обучение. За да извлечете най-доброто от софтуера за възнаграждения, предприемачите и екипите за човешки ресурси трябва да инвестират време и усилия, за да разберат неговите възможности и функции. Този процес може да бъде особено труден за хора, които може да не са технологично умели или имат малко познания за софтуера за възнаграждения спрямо услугите.
Разнообразието от инструменти и опции, предлагани от софтуера за възнаграждения, може първо да обърка потребителите. Може да отнеме време да се стане уверен в използването на интерфейса, правилното въвеждане на данни и използването на всички функции. За да се уверите, че всеки член на екипа е удобен с използването на програмата, допълнителни обучения или уъркшопи може да са необходими в много ситуации поради сложността й.
Липса на професионална поддръжка
Софтуерът за възнаграждения изисква вътрешното управление на възнагражденията да бъде обработено от екипи, в сравнение със софтуерни и обслужващи решения за възнаграждения, които назначават специален екип от ресурси, за да подпомогнат целия процес на възнаграждения от името на компанията. За правилно използване на софтуера, разбирането на неговите функции и поддържането на съответствие с промени в данъчните закони и изискванията за възнаграждения, персоналът трябва да получи обучение.
За компании без специализиран персонал за заплати или с малък опит в управлението на човешки ресурси, липсата на експертна помощ може да бъде много трудна. Тези компании могат да имат затруднения при правилното обработване на заплатите, което може да доведе до грешки в заплащането на служителите, данъчните декларации и спазването на трудовото законодателство. Освен това, вътрешният персонал носи изцяло отговорността за коригирането на грешките, което може да ги накара да пренебрегнат други важни задължения в областта на човешките ресурси.
Повтарящи се такси за софтуер
Софтуерът за заплати често е по-евтин от услугите за заплати, но фирмите все пак трябва да вземат предвид и други разходи, като например текущи такси за абонамент. Закупуването на софтуер за заплати може на пръв поглед да изглежда по-достъпно, отколкото повтарящите се разходи за използване на софтуер за заплати срещу доставчик на услуги за заплати, но е важно да се отчетат тези разходи във времето.
Цените за абонамент за софтуер за заплати обикновено включват достъп до нови функции, поддръжка на клиенти и софтуерни обновления. Бизнесите може да се наложи да обновят софтуера си за заплати срещу услуги за заплати или да закупят допълнителни лицензи за потребители, за да се справят с новопостъпили служители, докато персоналът им расте и техните нужди за заплати стават по-сложни. Тези допълнителни разходи могат бързо да се натрупат и евентуално да изискват значителни парични разходи.
Трябва ли вашият бизнес да купи софтуер за заплати
Инвестициите в софтуер за заплати зависят от уникалните изисквания на вашата компания. Докато програмата има много предимства, като точност, икономия на средства и автоматизация, може да не е най-добрият избор за всеки вид бизнес. Когато решавате дали софтуерът за заплати е най-добрият вариант за вашата компания, обмислете следните критерии.
Стартъпи и малък бизнес
Софтуерът за заплати може да е достъпна опция за малки организации с по-малко служители. Той прави автоматизацията лесна, без да изисква скъпи услуги за заплати.
Компании с вътрешни HR екипи
Софтуерът за заплати често е идеален за компании със seasoned HR отдели. Групата може да следи програмата и да гарантира гладък процес на заплати.
Бизнеси с отдалечени и разпределени екипи
Софтуерът за заплати срещу услуги за заплати е идеален за организации с разпределен или географски разделен персонал. Служителите и ръководителите могат да извършват заплатите от всяко облачно хранилище, предоставяйки удобство и гъвкавост.
Кой използва софтуер за заплати
Бизнеси от всякакъв размер, от стартиращи компании до добре установени фирми, използват софтуер за заплати. Софтуерът за заплати е сравнително евтин избор за малки фирми с ограничени ресурси. По-големите компании с вътрешни HR екипи използват софтуера поради неговата управляемост и гъвкавост.
What Are Payroll Services And Key Features
От друга страна, услугите за заплати предлагат по-децентрализиран метод за управление на заплати. С този софтуер за заплати срещу услуги за заплати, обработката на заплати се възлага на трета страна, която управлява всички свързани с заплати въпроси, включително съответствие, данъчно подаване и плащания.
Обработка на заплати
Обработката на заплати е напълно управлявана от услуги за заплати. Това включва гарантиране, че всички задачи се извършват от експерти и включва обработка на данъчните удръжки, плащане на служителите и изчисляване на заплатите.
Персонализирано консултиране
Много софтуери за заплати срещу услуги за заплати предлагат индивидуализирано консултиране, предоставяйки професионални съвети относно ползите за служителите, управлението на заплати и данъчното съответствие. Тази консултация може да е основна за организации, липсващи вътрешен опит в областта на заплатите.
Данъчно подаване и правно съответствие
Услугите за заплати гарантират, че компаниите спазват всички приложими данъчни правила и норми. Чрез управление на данъчни подавания и предоставяне на необходимата документация, те намаляват възможността за юридически проблеми.
Управление на ползите
Управлението на ползите, което подпомага корпоративното управление на планове за предимства на служителите като здравни планове, пенсионни планове и приноси за пенсионните планове на служителите, често е включено в софтуера за заплати срещу услуги за заплати.
Плащания и депозити
Услугите за директно депозиране на заплати следят своевременното плащане на служителите и гарантират цялостта на всички операции.
Предимства и недостатъци на услугите за заплати
Услугите за заплати предлагат професионална помощ при управлението на задължения, свързани със заплати, но като всяко друго решение, всяко има своите силни и слаби страни. Бизнесите могат да определят дали наемането на компания за услуги за заплати от трета страна е най-добрият вариант, като са наясно с тях.
Надеждни експертни услуги
Бизнесите могат да получат квалифицирани специалисти по обработка на заплати, като използват услуги за заплати. Това гарантира точност и намалява възможността от грешки при обработката на заплати.
Без допълнителни надвеси или проблеми с управлението
Тъй като услугите за заплати управляват всичко, бизнесите не трябва да се занимават с обновяване на софтуера или самостотно извършване на заплати. В резултат на това има по-малко корпоративни разходи и повече време, съсредоточено върху вашия основен бизнес.
Гъвкавост
Услугите за заплати могат да растат заедно с вашия бизнес. Услугите за заплати са достатъчно гъвкави, за да отговарят на вашите изисквания, ако разширявате персонала си или разклонявате се в нови сфери.
По-висока първоначална инвестиция
Основният недостатък на услугите за заплати е разходът им. Софтуерът за заплати срещу услуги за заплати може да е скъп, особено за по-малки предприятия, които могат да имат трудности да оправдаят по-големите първоначални разходи.
Проблеми със сигурността и поверителността на данните
Услугите за заплати управляват чувствителна информация, обаче, аутсорсингът може да създаде проблеми с поверителността. За да защитят данните на служителите, бизнесите трябва да са сигурни, че доставчикът на услуги има строги насоки за резервно копиране.
Кой използва услуги за заплати
По-големи компании или тези, които нямат вътрешно знание за заплати, по-често използват услуги за заплати. Компании, които се опитват да намалят административната тежест на заплатите, обикновено се обръщат към тези услуги за удобство и спокойствие.
Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: пет разлики
Бизнесите могат да управляват по-ефективно заплатите си, ако са наясно с ключовите разлики между софтуера за заплати и услугите за заплати. По-долу са пет важни контрастиращи точки, които демонстрират как всяка опция отговаря на различни изисквания на бизнеса.
1. Функционалност и контрол
Бизнесите могат директно да управляват заплатите и управлението на заплатите с помощта на софтуер за счетоводство на заплати. Настроената на заплатите, управлението на данните на персонала и генерирането на доклади са гъвкави от потребителите, за да отговорят на техните собствени нужди. Софтуерът за заплати срещу услуги за заплати е направен гъвкав от тази функция, която позволява на HR отделите да модифицират програмата, за да отговаря на техните нужди.
Услугите за заплати, от друга страна, обикновено следват стандартни процедури, зададени от доставчика. Макар че това може да намали кривата на обучение и да улесни управлението, може да няма персонализираните функции, които някои организации искат. За фирми, които искат определени промени или интерфейси с настоящите HR системи, софтуерът за заплати може да е най-добрият вариант.
2. Цена и инвестиции
Когато избират между софтуер за заплати срещу услуги за заплати, цената е важен фактор. Софтуерът за заплати често има първоначална покупна цена и след това текущи абонаментни разходи за поддръжка и обновления. За фирми със стабилна работна сила тази стратегия може да бъде по-изгодна в дългосрочен план, отколкото периодичните такси за услуги. От друга страна, цената на услугите за заплати често се определя от броя на служителите и сложността на бизнес процесите на предоставяните услуги.
Докато първоначалните разходи за софтуер за заплати срещу услуги за заплати може да са по-ниски, те могат да се увеличат с времето, особено за по-големи фирми. Следователно, за да се установи коя опция предлага най-голяма стойност, фирмите трябва внимателно да обмислят плановете си за растеж и бюджетите си.
3. Експертиза и поддръжка
Businesses utilize payroll software vs. payroll services and rely on internal knowledge to handle payroll duties. HR personnel must be informed of payroll laws and industry best practices to do this. While a lot of software solutions provide resources and customer assistance, smaller businesses without dedicated HR teams may find it difficult to meet the degree of knowledge needed.
Въпреки това, достъпът до знаещи специалисти по заплатите, които са в крак с правни и регулаторни промени, става възможен чрез софтуер за заплати срещу услуги за заплати. Това може значително да намали възможността от проблеми със съответствието. Бизнесите, които не разполагат с експертизата или капацитета да управляват сами заплатите, може да открият спокойствие и съответствие с нормативни изисквания чрез аутсорсинг към доставчик на заплати.
4. Съответствие и управление на рисковете
Съответствието с данъчните правила и трудовите закони е от съществено значение за всяка фирма и софтуерът за заплати срещу услуги за заплати предоставят различни методи за управление на рисковете. Обикновено софтуерът за заплати има вградени инструменти за съответствие, които подпомагат автоматизирането на данъчните изчисления и генерирането на необходимите отчети. За да отчитат промените в правилата и регулациите, фирмите трябва да се уверят, че обновяват софтуера редовно.
Услугите за заплати, от друга страна, носят отговорността за гарантиране, че процедурите по заплати съответстват на правните норми. Те са експерти в областта на съответствието и управлението на рисковете. Това може да е от особена полза за фирми, които оперират в области със услуги за заплати и различни разпоредби в няколко юрисдикции. Потенциалните опасности, свързани с несъответствие, могат да доведат до санкции и глоби, което прави знанието, предоставено от софтуера за заплати срещу услуги за заплати, жизненоважно.
5. Скалируемост и гъвкавост
Скалируемостта е още една важна точка за обмисляне. Когато става въпрос за разширяване на малки и средни предприятия, софтуерът за заплати може да бъде отличен избор. Софтуерът за заплати срещу услуги за заплати често позволява бързи промени, като се приспособява към повече персонал и функции с нарастването на организацията. Въпреки това, когато бизнесът расте, някои софтуерни решения може да изискват обновления до по-скъпи версии, което може да доведе до неочаквани разходи.
От друга страна, софтуерът за заплати срещу услуги за заплати може лесно да се адаптира към променящите се нужди на компанията, независимо дали това означава управление на временни работници или позволяване на бързо разгръщане. Без главоболия при обновление на софтуера, те осигуряват гъвкавост за увеличаване или намаляване на услугите в съответствие с нуждите на бизнеса ви днес.
Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: кое е най-доброто за вашия бизнес
| Функция | Софтуер за заплати | Услуги за заплати |
| Контрол | Пълен контрол върху процеса на заплати | Ограничен контрол, разчита на доставчика на услуги |
| Разходи | Първоначална инвестиция плюс такси за абонамент | Текущи такси за услуги въз основа на броя на служителите |
| Експертиза | Изисква вътрешен експертен опит за управление | Професионални експерти по заплати управляват всичко |
| Съответствие | Автоматизирани функции за съответствие, но изисква актуализации | Специализирано управление на съответствието от експерти |
| Scalability | Може да бъде икономично, но може да изисква обновления | Висока мащабируемост без нужда от обновления |
| Персонализация | Високо ниво на персонализация за специфични нужди | Ограничена персонализация, често стандартизирани процеси |
| Крива на учене | Може да има по-стръмна крива на учене | Обикновено лесен за ползване с налична поддръжка |
| Управление на риска | Изисква старание за осигуряване на съответствие | По-нисък риск с професионален надзор |
Подобрете процеса на обработка на заплатите с Shifton
Shifton е модерно решение за обработка на заплати, създадено за подобряване на точността и ефективността на обработката. Shifton оптимизира администрацията на заплатите за компании от всякакви размери чрез свързване на иновативни функции и интуитивни потребителски интерфейси.
Бизнесите, които използват Shifton, печелят от:
- Пълно управление на заплатите: С няколко кликвания автоматизирайте изчисленията и плащанията на служителите;
- Безпроблемна интеграция: За подобряване на работния процес и опростяване на управлението на данни, просто свържете с текущите HR системи;
- Експертна поддръжка: Свържете се с посветени екипи за поддръжка за помощ с всякакви въпроси относно заплатите или въпроси за съответствие;
- Анализи в реално време: Вземайте стратегически решения, като научите повече за представянето на служителите и разходите за заплати.
Инвестирането в система като Shifton може значително да подобри процеса на работа с вашите заплати, освобождавайки компанията ви да се съсредоточи върху щастието на служителите и развитието, като същевременно се поддържа съответствие и точност в управлението на заплатите. Превключването към съвременна система за обработка на заплати може да държи ключа към повишаване на производителността, адаптивността и контрола върху вашите процеси за заплати.
