Как да съставим график на служителите ефективно: 16 стъпки за следване

Създаването на ефективен работен график за служителите е от съществено значение за поддържане на продуктивността, осигуряване на справедливост и изпълнение на бизнес изискванията. Добре организираният график помага на бизнеса да функционира гладко, като балансира наличността на служителите, предпочитанията и работната натовареност. Въпреки това, планирането на служители може да бъде предизвикателство, особено при справяне с неотложни промени, размени на смени и трудови закони.

Това ръководство представя 16 стъпки за подобряване на процеса на планиране на персонала, обхващайки основни техники за разписание на служители, които да помогнат за ефективност, намаляване на конфликти и подобряване на автоматизацията на бизнеса.

Неща, които трябва да знаете и прилагате при планиране на работа

Инструменти за планиране на работа като Shifton позволяват на мениджърите да автоматизират работата и да елиминират ръчното планиране на смени. HR специалисти и ръководители на екипи преди прекарваха значителна част от времето си в управление на графиците на персонала, отчитайки заявки за отсъствия и предпочитания за смени. Сега, благодарение на автоматизацията на бизнеса, тези задачи се опростяват, позволявайки на мениджърите да се фокусират върху благосъстоянието на служителите, коучинг за подобряване на представянето и развитие на работната сила.

Ефективното внедряване на технологии за работен график изисква разбиране на ключовите елементи на планирането на служители и автоматизацията на управление на смени. Ето ви пет основни неща, които трябва да знаете при дигитализация на процеса на планиране на персонала.

1. По-добро управление на времето и задачите

С помощта на инструменти за автоматизация на работната сила, мениджърите могат ефективно да планират служителите, като същевременно управляват задачи и проекти в същата система. Тази интеграция позволява на компаниите да подобрят управлението на времето, продуктивността и сътрудничеството в екипа, като осигуряват на служителите ясна представа какво да правят по време на смените си.

Добре структуриран график на персонала трябва да включва назначаване на смени, разпределение на задачи и крайни срокове на проекти, осигурявайки гладко протичане на операциите. Shifton, мощно решение за планиране, позволява на бизнеса да създава графици за служителите, като същевременно назначава контролни списъци и задачи за повишаване на качеството на услугите и оперативната ефективност.

2. Автоматизация и изкуствен интелект

Голямо предимство на автоматичния планировчик на служители е използването на автоматизация, поддържана от изкуствен интелект. С 62% от бизнеса, които или планират да внедрят, или вече използват, автоматизация на работното място, е ясно, че решенията за планиране, водени от изкуствен интелект, ще стават все по-важни за мениджърите.

Как да планирате служители ефективно с помощта на автоматизация:

• Въведете детайли за служителите, продължителност на смените и наличност в системата.
• Оставете софтуера за планиране да оптимизира работните графици.
• Системата автоматично регулира смените на база заявки за отпуск и търсене на работна сила.
• Минимизирайте конфликтите при разписание с актуализации в реално време и автоматизирани препоръки.

Използването на автоматизация за бизнеса улеснява планирането и назначаването на персонал, намалявайки нуждата от ръчни корекции и неотложни смени на смени.

3. Облачно базирано проследяване на времето

Около 44% от мениджърите на таланти сега разчитат на инструменти за автоматизация на работната сила, базирани в облака, за да проследяват графиците и присъствието на служителите. Съвременните техники за планиране на служители включват вход и изход чрез облака, позволявайки на персонала да се регистрира от всяко място. Тази функция е критична за хибридни работни модели, отдалечени екипи и фирми, опериращи на множество места.

За компании, изискващи присъствия на място, много инструменти за планиране предлагат GPS проверка и регистриране на база IP, осигурявайки точно проследяване на работните графици на служителите. Тези цифрови функции за проследяване на времето повишават отговорността и намаляват нередностите в заплатите, като същевременно предлагат по-голяма гъвкавост на служителите.

4. Данни аналитика за оптимизация на разписанието

Ефективният работен график трябва да бъде базиран на данни. Цифрови решения за разписание предоставят табла за анализ в реално време, предлагащи погледи върху:

• Присъствие на служителите и спазване на смени.
• Общо изработени часове на период.
• Закъснения, извънредни часове и тенденции в продуктивността.
• Процент на завършване на задачи на смяна.

Чрез използване на данни аналитика при планиране на служителите, бизнесите могат да идентифицират неефективности, да подобрят решенията за персонала и да усъвършенстват проследяването на представянето. Тези прозрения позволяват на мениджърите да усъвършенстват графиците на персонала, осигурявайки съответствие на разходите за труд с оперативните нужди, като същевременно поддържат продуктивността на работната сила.

5. Автоматизирано изчисление на заплати

Едно от най-големите предимства на автоматизацията на бизнеса при планирането и назначаването на персонал е автоматизираното обработване на заплати. Вместо ръчно проследяване на часовете и изчисляване на възнаграждения, съвременните процеси за планиране на персонала интегрират функции за заплати, опростявайки изчисленията.

Ключови предимства на автоматизацията при обработка на заплати:

• Проследява работните часове на служителите и прилага предварително зададени ставки на заплащане.
• Generates automated payroll reports based on actual time worked.
• Намалява грешките в заплатите чрез елиминиране на ръчното въвеждане на данни.
• Интегрира се със счетоводни и финансови системи за безпроблемна обработка на заплатите.

С автоматизирани системи за планиране и заплати, HR екипите могат да спестят значително време, като същевременно осигуряват точни и навременни изплащания на заплатите.

16 стъпки за подобряване на планирането на персонала

Стъпка 1: Определете какво трябва да направи вашият екип

Преди да съставите график за служителите, идентифицирайте ключовите отговорности и задачи, които трябва да бъдат покрити. Вземете предвид:

• Какви услуги или задачи трябва да се изпълняват ежедневно?
• Кои служители са най-подходящи за специфични роли?
• Има ли пикови часове, които изискват допълнително покритие от персонала?

Разбирането на разпределението на работната натовареност осигурява, че планирането на служителите съответства на оперативните нужди и гарантира, че работата е завършена ефективно.

Стъпка 2: Вижте кога сте най-натоварени (и най-спокойни)

Анализирайте данните за минали изпълнения, за да определите най-натоварените и най-спокойни периоди на вашия бизнес. Използвайте данни от:

• Отчети за продажби и клиентско движение
• Данни за обем на обажданията (за екипи по поддръжка на клиенти)
• Сезонни тенденции и колебания в търсенето

Чрез съответствие на разписанията на персонала с действителното търсене, бизнесите оптимизират разходите за труд и осигуряват задоволително покритие по време на пиковите часове, като същевременно избягват прекаленото назначаване на служители през спокойните периоди.

Стъпка 3: Предсказване на бъдещите нива на активност

Предсказването на натоварването помага на мениджърите да планират работния график на служителите справедливо и ефективно. Да се обмислят:

• Предстоящи промоции или бизнес събития
• Празнични сезони или заявки за отпуски
• Пазарни тенденции, които може да повлияят на търсенето

Чрез предвиждане на бъдещи нужди, мениджърите могат да планират персонала проактивно, предотвратявайки недостига на персонал в последния момент и осигурявайки ефективен работен график за служителите.

Стъпка 4: Разглеждане на нуждите на персонала

Графикът на персонала трябва да отчита както изискванията на бизнеса, така и предпочитанията на служителите. Служителите, които се чувстват признати, са по-склонни да останат ангажирани и продуктивни. При създаването на график за служителите, да се има предвид:

• Наличност и заявки за отпуск
• Съображения за баланса между работа и личен живот
• Нива на умения и работни роли

Справедлив и балансиран график подобрява удовлетвореността на служителите, намалява изгарянето и минимизира отсъствията.

Стъпка 5: Избор на метод за планиране на смените

Изборът на правилния подход за планиране на смените за служителите зависи от моделът на бизнеса, структурата на работната сила и оперативните изисквания. Съществуват няколко техники за планиране на служителите:

• Фиксирани смени – Служителите работят еднакви часове всеки ден (например от 9:00 до 17:00). Идеални за бизнеси със стабилни натоварвания.
• Ротационни смени – Служителите се редуват между различни смени (сутрин, вечер, нощ). Чести в здравеопазването, търговията и хотелиерството.
• Split shifts – Employees work two separate periods in a day (e.g., 8 AM – 12 PM, then 4 PM – 8 PM). Useful for businesses with fluctuating demand.
• Дежурно планиране – Служителите остават на разположение за работа при нужда. Често се използва в здравеопазването и службите за спешна помощ.
• Гъвкаво планиране – Служителите избират работните си часове според натоварването и нуждите на бизнеса. Подходящо за отдалечени екипи и креативни индустрии.

Selecting the right staff scheduling process helps businesses optimize labor costs while ensuring efficient employee scheduling.

Стъпка 6: Оптимизация на смените въз основа на натоварените часове

За да се максимизира продуктивността, планирайте персонала според пиковите и бавните часове. Бизнесът трябва:

• Да назначи повече служители по време на връхните часове, за да подобри качеството на услугите.
• Да намали персонала през бавните часове, за да се избегнат ненужни разходи за труд.
• Да използва исторически данни за предсказване на колебанията в търсенето и да коригира смените съответно.

Подход, основан на данни, за планиране на служителите за изпълнение на работата осигурява оптимално разпределение на ресурсите, помагайки на бизнеса да работи ефективно.

Стъпка 7: Минимизиране на промените в графика в последния момент

Неочакваните промени в графика нарушават потока на работа и фрустрират служителите. За да се предотвратят промените в последния момент:

• Encourage employees to submit time-off requests in advance.
• Задайте краен срок за размяна на смени и изисквайте одобрение от ръководството.
• Да има резервни служители на разположение за неотложни нужди от персонал.
• Използвайте софтуер за планиране за автоматизиране на корекциите в последния момент.

Чрез минимизиране на конфликти в планирането, бизнесът поддържа стабилност в графика на персонала и подобрява удовлетвореността на служителите.

Стъпка 8: Осигуряване на леснодостъпност на графиците

Работният график за служители трябва да бъде леснодо­стъпен, за да се намалят объркванията и липсата на комуникация. За да се подобри достъпността:

• Споделяйте графиците цифрово чрез онлайн портал или мобилно приложение.
• Публикувайте печатни графици в стаите за почивки или общите зони.
• Уведомявайте служителите за актуализации на графика в реално време, за да избегнете недоразумения.

Ясната комуникация гарантира, че служителите са информирани за своя работен график, намалявайки отсъствията и грешките в планирането.

Стъпка 9: Балансиране на нуждите на бизнеса и служителите

Ефективното управление на графика на персонала изисква баланс между изискванията на бизнеса и благополучието на служителите. Докато бизнесът трябва да поддържа продуктивност и доходност, той също така трябва да отчита предпочитанията на служителите, за да повиши ангажираността и задържането им.

Стратегии за балансиране на нуждите на бизнеса и служителите:

• Предлагайте гъвкаво планиране, когато е възможно, за да се съобразят личните ангажименти.
• Ротация на смените справедливо, за да се предотврати претоварване на определени служители.
• Внедрявайте ясни политики за подаване на заявки за отпуск или размяна на смени.
• Насърчавайте открита комуникация между мениджърите и персонала относно притеснения във връзка с графика.

Добре балансирания график за служителите подобрява морала, намалява текучеството и създава по-мотивирана работна среда.

Стъпка 10: Бъдете наясно със събития и фактори, които влияят на графика

Определени външни фактори влияят на най-добрите практики за планиране на служителите, изисквайки от бизнеса да остане адаптивен.

Често срещани фактори, влияещи на графиците:

• Обществени празници и сезонно търсене – Бизнесът трябва да се подготви за увеличено натоварване или намалена наличност на персонал.
• Метеорологични условия – Външните работни места може да се забавят поради метеорологични прекъсвания.
• Тенденции в индустрията – Икономически изменения или предпочитания на клиентите могат да повлияят на нуждите от персонал.
• Неочаквани извънредни ситуации – Отсъствието на служители поради болест или семейни спешни случаи изисква резервни планове.

Наблюдението на тези фактори помага на бизнесите да адаптират работните графици за служителите проактивно, предотвратявайки недостатъци в персонала или неефективност.

Стъпка 11: Разпределете графика на служителите

След като графикът за персонала е финализиран, бизнесът трябва да се увери, че всеки служител го получава навреме.

Добри практики за разпространение на графиците:

• Изпращайте графици предварително, за да имат служителите време да планират.
• Използвайте онлайн платформа за разписание за лесни актуализации и достъп.
• Поставяйте физически копия в общи зони за справка.
• Позволете на служителите да потвърдят получаването, за да удостоверите, че са видели своите смени.

Правенето на графиците леснодостъпни помага за ефективното управление на работните графици на служителите, намалявайки объркванията и грешките в комуникацията.

Стъпка 12: Изгответе стратегия за комуникация в екипа

Силната стратегия за комуникация осигурява информираността и ангажираността на служителите с актуализациите на графика.

Начини за подобряване на комуникацията в екипа:

• Използвайте приложения за разписание за автоматично изпращане на напомняния за смени.
• Създайте специализирана чат група за обсъждане на размени на смени или актуализации.
• Насърчавайте обратната връзка за идентифициране на проблеми с разписанието рано.
• Провеждайте редовни срещи за обсъждане на предизвикателствата и решенията в персонала.

Ясната комуникация подобрява ефективността на разписанията за персонала, предотвратявайки обърквания и конфликти в последния момент.

Стъпка 13: Периодично оценявайте своя график и процеса

The staff scheduling process should be reviewed regularly to ensure it remains effective. Businesses should analyze key performance metrics to determine whether their scheduling strategy meets operational and employee needs.

Как да оцените процеса си на планиране:

• Проследявайте посещаемостта и точността – Идентифицирайте моделите на отсъствия или закъснения.
• Наблюдавайте разпределението на работното натоварване – Уверете се, че смените са справедливо разпределени между служителите.
• Събирайте обратна връзка от служителите – Питайте персонала за предизвикателствата с разписанието и подобренията.
• Оценявайте удовлетвореността на клиентите – Уверете се, че нивата на персонал съответстват на качеството на обслужване на клиентите.

Чрез периодично преглеждане и усъвършенстване на графика, бизнесът може да подобри ефективността и удовлетвореността на служителите, правейки планирането по-адаптивно към променящите се изисквания.

Стъпка 14: Наблюдавайте и коригирайте при необходимост

Дори добре планиран работен график за служителите изисква периодични корекции. Бизнесите трябва да останат гъвкави и отзивчиви към променящите се обстоятелства.

Добри практики за наблюдение и коригиране на графиците:

• Използвайте софтуер за разписание, за да следите работните часове на служителите и покриването на смените в реално време.
• Решавайте проблемите с недостатъчно персонал бързо, като назначавате допълнителни служители при необходимост.
• Коригирайте смените въз основа на представянето на служителите и натоварването.
• Бъдете проактивни по отношение на конфликтите, разрешавайте ги преди да ескалират.

Редовното наблюдение осигурява ефективно разписание на служителите, като позволява на мениджърите да вземат решения, обосновани на данни, за оптимизиране на разписанията за персонала.

Стъпка 15: Спазвайте законовите изисквания

Бизнесите трябва да следват трудовите закони и разпоредби при създаването на графици за служителите, за да избегнат правни рискове.

Основни съображения за съответствието:

• Минимални периоди за почивка – Уверете се, че служителите получават достатъчно почивки между смените.
• Регламенти за извънредни часове – Проследявайте извънредните часове и компенсирайте служителите съответно.
• Закони за справедливо разписание – В някои региони се изисква предварително уведомление за промени в смяната.
• Ограничения на работните часове – Някои отрасли имат ограничения за максималните работни часове.

Разбирането и спазването на добрите практики за планиране на служителите предпазва бизнеса от санкции и правни спорове, като същевременно гарантира справедливи условия на труд.

Стъпка 16: Използвайте софтуер за разписание

Използването на автоматизация за бизнеса опростява процеса на планиране на персонала, намалявайки административното натоварване и подобрявайки точността. Приложението за разписание помага на бизнеса да:

• Автоматизира разпределението на смените, съответстващи на наличността и натоварването на служителите.
• Предоставя актуализации на графика в реално време на служителите.
• Позволява на персонала да поиска отпуск и да размени смени дигитално.
• Генерира отчети за разходите за труд, присъствието и представянето.

Чрез внедряване на автоматизация на работната сила, бизнесът може да спести време, да намали конфликтите при планиране и да осигури на служителите справедливи и ефективни работни графици.

Какви са предимствата от използването на софтуер за разписание за служителите?

Инвестирането в софтуер за разписание предоставя на бизнеса структуриран и ефективен начин за планиране на служителите, намалява грешки и подобрява управлението на работната сила. По-долу са ключовите предимства от използването на автоматизация в работното място за разписание.

1. Оптимизиране на планирането

Ръчното планиране е отнемащо време и податливо на човешки грешки. Софтуерът за разписание помага на бизнеса да създава график за служителите ефективно чрез:

• Автоматизация на създаването и коригирането на смените.
• Намаляване на риска от двойно задание на служители.
• Позволяване на мениджърите лесно да актуализират графиците в реално време.
• Предоставяне на шаблони за повтарящи се графици.

С автоматизация за бизнеса, мениджърите могат да планират служители бързо и точно, осигурявайки гладко функциониране.

2. Подобряване на комуникацията

Графикът на служителите трябва да бъде лесно достъпен за всички членове на персонала. Софтуерът за планиране подобрява комуникацията чрез:

• Изпращане на автоматични уведомления за разпределения на смени и промени.
• Осигуряване на централизирана платформа, където служителите могат да виждат графици.
• Позволяване на директна комуникация между мениджъри и персонал за размяна на смени.

С по-добра комуникация, служителите остават информирани и ангажирани, намалявайки объркванията относно техните работни графици.

3. Намаляване на конфликти в графика

Конфликти възникват, когато множество служители поискат същото време за почивка или смените се разпределят несправедливо. Софтуерът за планиране предотвратява тези проблеми чрез:

• Осветяване на потенциални конфликти в графика преди да възникнат.
• Позволява на служителите да подават дигитални заявки за наличност и почивки.
• Предлага автоматизирано разрешаване на конфликти за коригиране на смените при нужда.

Това осигурява справедливо разписание и балансирано разпределение на работното натоварване, водещо до повишена удовлетвореност на служителите.

4. Увеличаване на ефективността

Добре организираният график за персонала подобрява ефективността, като гарантира, че правилните служители са назначени в правилните моменти. Софтуерът за планиране подпомага това чрез:

• Подравняване на смените с бизнес търсенето и пиковите часове.
• Следене на изпълнението и присъствието на служителите.
• Елиминиране на ръчните грешки в планирането, които причиняват забавяния в операцията.

Чрез ефективно планиране на служителите, предприятията могат да увеличат продуктивността и да намалят разходите за труд.

5. Разширяване на бизнес растежа

С разширяването на бизнеса, управлението на графиците на персонала ръчно става неустойчиво. Автоматизацията на работната сила помага за разширяване на операциите чрез:

• Ефективно управление на по-големи екипи и множество местоположения.
• Интегриране с платежни и HR софтуери за оптимизация на управлението на работната сила.
• Позволяване на гъвкави структури на смените за съобразяване с бизнес растежа.

С най-добрия начин за планиране на служебни смени, компаниите могат да разширяват, като същевременно поддържат ефективно планиране на служителите.

Оптимизиране на планирането с Shifton

Shifton е мощно решение за планиране на служители, създадено да помогне на бизнеса да управлява графиците на служителите, да оптимизира планирането на смени и да облекчи автоматизацията на работната сила. Независимо дали трябва да планирате ефективно, да намалите конфликтите или да подобрите видимостта на смените, Shifton предоставя правилните инструменти за автоматизация на бизнесите и управление на графиците на персонала.

Основни функции на Shifton за планиране на персонал

• Автоматизирано планиране на смени – Създавайте ефективни работни графици за служителите с няколко клика.
• Отчитане на наличността на персонала – Предотвратете конфликти в графика, като съпоставяте смените с наличността на служителите.
• Актуализации в реално време на графика – Незабавно уведомявайте служителите за всякакви промени или актуализации на смените.
• Размяна на смени и управление на почивки – Позволете на служителите да сменят смени и да заявяват почивки дигитално.
• Интеграция на заплатите и времето – Синхронизирайте работните часове с платежните системи за точно обработване на заплатите.
• Планиране на множество локации – Управление на графици на персонала през множество клонове или обекти.

Как Shifton помага на бизнеса да планира служителите ефективно

Shifton е проектиран да опрости процеса на планиране на персонала, гарантирайки, че бизнесите могат:

• Да съставят график за служителите бързо и точно.
• Да намалят промените в последната минута и да осигурят надеждно покритие на смените.
• Да подобрят ангажираността на служителите чрез предлагане на справедливо и прозрачно разписание.
• Да спестят време с ръчно планиране и да се фокусират върху бизнес растежа.
• Да осигурят съответствие с трудовите закони чрез автоматизирани правила за планиране.

Защо да изберете Shifton за автоматизация на работната сила?

Интуитивният интерфейс и инструментите за автоматизация на Shifton го правят един от най-добрите начини за планиране на смени на служителите за бизнеси от всякакъв размер. Чрез прилагане на Shifton, компаниите могат:

• Да намалят грешките в планирането чрез автоматизиране на разпределението на смените.
• Да увеличат ефективността, като съобразяват работните графици с бизнес търсенето.
• Да подобрят гъвкавостта за служителите, като същевременно осигуряват оперативна последователност.

Със софтуера за планиране на персонал на Shifton, бизнесите могат ефективно да управляват графиците на служителите, да намалят конфликтите и да оптимизират планирането на смените за дългосрочен успех.

Заключителни мисли относно планирането на персонал

Ефективното планиране на персонала е от съществено значение за поддържане на продуктивността, осигуряване на справедливо разпределение на работата и оптимизиране на бизнес операциите. Следвайки тези 16 стъпки, бизнесът може ефективно да планира служителите, да минимизира конфликтите и да подобри удовлетвореността на работната сила.

Основни категории:

• Планирайте предварително, като анализирате нуждите на бизнеса, пиковите часове и наличността на служителите.
• Използвайте базирано на данни планиране, за да съпоставите нивата на персонала с търсенето.
• Осигурете справедливост, като вземате предвид предпочитанията на служителите и законовите изисквания.
• Подобрете комуникацията, като направите графиците лесно достъпни.
• Използвайте софтуер за планиране като Shifton, за да автоматизирате планирането на смени, намалявате грешките и подобрявате ефективността.

Добре структуриран работен график за служителите не само носи ползи за бизнеса, но също повишава ангажираността и задържането на служителите. Чрез инвестиция в автоматизация на работната сила, компаниите могат да оптимизират операциите и да се съсредоточат върху растежа вместо административните задачи.

С подходящите техники и инструменти за планиране на служителите, бизнесите могат да спестят време, да намалят разходите и да създадат по-ефективна работна среда.

Започнете да оптимизирате планирането на персонала си днес и изградете по-силна и по-продуктивна работна сила!