Изглежда, че много от нас сме способни да разпределяме времето си и времето на нашите служители правилно и рационално. Ако е така, защо толкова често се сблъскваме с липсата на този виден, ценен и за съжаление ограничен ресурс? Първоначално изглежда, че правим всичко правилно: записваме плановете си в бележниците, намаляваме разсейванията и следваме целите си. Възможно ли е коренната причина за нашите загуби и дефицит на време да се крие във факта, че не следваме ефективните правила за управление на времето? Нека се опитаме да разберем какво може да причини това и да научим как да управляваме времето си ефективно и рационално.
За да направим това, трябва да говорим за четирикратния модел на управление на времето. Ако искаме да разберем принципите му, трябва първо да определим какво всъщност означава управление на времето. Ефективното управление на времето е наука, инструмент или обучение за правилно управление, разпределение, организация, записване и използване на времето.
Защо ни е необходим процесът на управление на времето?
-
Това е инструмент, който позволява изпълнението на най-много задачи в най-кратко време възможно;
-
Процесът на управление на времето помага да подредим работните си приоритети правилно;
-
Той дава възможност да се фокусираме първо върху най-важните задачи и да се заемем с по-малко важните отговорности едва след завършването на задачите с високо ниво на приоритет;
-
Като следвате правилните модели за управление на времето, ще имате време за отдих, семейство и динамичен живот извън работата.
Разбира се, не трябва да забравяте, че ефективното управление на времето ще ви доведе до усвояване на нови важни умения и методи, които се използват за постигане на специфични цели и завършване на важни проекти. Процесът на управление на времето е огромен механизъм, който съдържа широка гама от действия, умения и способности, както всяка друга дисциплина. Те включват правилно планиране на цели, делегиране на отговорности, съставяне на списъци и планове, наблюдение, анализ на времевите разходи, оценка на стойността на различни действия, постановка на приоритети и др.
Какво точно представлява четирикратният модел?
Класическото управление на времето се появи отдавна, когато съществуваше единичен подход към управлението. Светът постоянно се развива и същото може да се каже и за изучаването на ефективното разпределение на времето. След излизането на книгата „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership“ от Lee Bolman и Terry Deal през 2012 г., процесът на управление на времето започна да се разглежда като комплексен, многослоен апарат. Тогава се появи понятието „четирикратен модел“. Това е система за контролиране на времето ви, както и на системата, процеса, себе си и другите хора.
Основната разлика между моностатичното и четирикратното управление е, че традиционното управление на времето е по-ориентирано към контролирането на времето, базирано на един компонент – неговия приоритет. По-конкретно, то се отнася до изпълнението на работните ви задачи в зависимост от нивото на важност. Четирикратният модел е по-подробен, точен и многостранен инструмент, който разкрива модели и различни модели за управление на времето.
По-просто казано, за да направите вашата и работата на вашите служители ефективна и успешна, трябва да забравите за разглеждането на процеса на управление на времето като еднопосочен проблем. Когато вършите работата си, трябва да обърнете внимание на всички четири фактора, които са споменати по-долу. Всеки от тях ще ви помогне да постигнете цели и да се спазват сроковете.
-
Трябва да се научите как да използвате всяка минута от времето си правилно и да го контролирате напълно;
-
Един добър директор на компания трябва да развие система за изпълнение на определени задачи, независимо дали става въпрос за неговите собствени задължения или за работа, извършвана от служителите му;
-
Трябва да имате пълен контрол върху това как служителите работят по определени задачи и проекти. Не предлагаме да контролирате постоянно всеки аспект на работния процес. Да не говорим, че един изпълнителен директор на компания трябва да инспектира и надзирава някои от най-ценните или проблематични работни области;
-
Последният и не на последно място важен фактор за четирикратното управление на времето: добър ръководител трябва да има самодисциплина и способността да контролира своите подчинени, да бъде събран, да взема разумни и последователни решения.
Разбира се, не трябва да се забравя за самодисциплината, тъй като тя е важна за служителите на всяка позиция: от най-високите до най-ниските нива. Когато вие и вашият служител сте наредени и учтиви, планирането на ефективно управление на времето ще бъде лесно. Ако нямате правилно ниво на самоорганизация и не сте толкова добри в подреждането на приоритетите си, ще ви бъде трудно да систематизирате и структурирате собственото си време.
Като използвате този модел от всички модели за управление на времето, ще започнете да контролирате собственото си време, времето на служителите си и работния процес като цяло. Изглежда, че този инструмент е специално създаден за вашето възприятие за времето, вашето отношение към живота и работата. Той ще вземе предвид особеностите на вашата система, както и вашия работен процес и ще бъде ориентиран към хората, които ви заобикалят.
