Отношенията между работодател и служители са основата за формиране на микроклимат в която и да е организация. Много изпълнителни директори не успяват да научат принципите на ефективната комуникация с персонала и вярват, че притежават вродени умения за ефективна комуникация. Да не забравяме, че живеем в постоянно променящи се и динамични времена. Съвременният трудов пазар е пълен със самоуверени и конкурентни представители на различни професии. В миналото от служителите се очакваше да търпят в мълчание неоснователна агресия, предразсъдъци, наказания и критики. В днешно време, дори не най-квалифицираните работници се държат с уважение към себе си и сменят работата си по прищявка, без страх, че ще останат нежелани на трудовия пазар. Много опитни работодатели знаят колко трудно е да се намерят квалифицирани, честни и лоялни служители. Затова добре настроената комуникация в организацията играе важна роля в която и да е компания. За да може бизнесът да функционира като часовник, както служителите, така и работодателите трябва да правят компромиси и да претеглят всяка казана и чута дума, запазвайки нивото на учтивост. Нека се опитаме да разберем подходящите начини за комуникация с членовете на персонала и мерките, които трябва да бъдат приложени, за да направите вашия екип най-ефективния работен ресурс, който някога сте имали удоволствието да управлявате.
Най-често използвани техники за вътрешна комуникация
Да си ръководител на компания не е най-лесното нещо. Финансовата отговорност и самите служители са във вашата зона на отговорност. Топ мениджърът на компания трябва да бъде мъдър, гъвкав, да претегля непрекъснато решенията си и да знае как да делегира власт правилно. Има огромно изобилие от семинари, уебинари и обучения по управление на екип, където можете да получите необходимите знания и необходими умения. Всеки уважаващ себе си работодател трябва да посети поне един от тези семинари, за да бъде в крак с най-новите тенденции в наемането и управлението на персонал. Трябва също така да работите върху вашия собствен стил на управление на персонала.
Обикновено има няколко техники за вътрешна комуникация, които се обсъждат по време на различни професионални обучения и семинари:
-
Авторитарен. Всички важни решения се вземат изключително от работодателя. Те налагат строга систематична контрол върху изпълнението на всички задачи. Под това управление, всички инициативи и индивидуалност са силно потиснати.
-
Анархистичен. Работодателят се опитва да не се намесва в ежедневния бизнес на компанията и работата на служителите колкото е възможно повече, оставяйки нещата напълно на произвола и отказвайки се от всякаква отговорност за резултатите.
-
Демократичен. Работодателят цели да увеличи ролята на служителите в процеса на вземане на решения, да им предостави възможност да изразят своето мнение и да вземат независими решения по въпроси от второстепенно значение. Освен това, всички нови решения, колективни цели и фирмени задачи редовно се обсъждат, като всеки служител има право на глас.
Освен това, работодателите могат да използват съвместно творчество в управлението на служителите. Основата на този стил се състои в постигането на положителни резултати, поставяне на цели и задачи чрез съвместни усилия на служителите и работодателя.
Всеки от тези методи е добър по свой начин и подходящ при определени обстоятелства. Авторитарният подход дава някакъв приличен резултат поради постоянния контрол, но може да се използва само в критични ситуации. Демократичният метод може да бъде приложен, когато ръководителят на компанията е високоинтелигентен и добър с мениджърските умения. Без това почти е невъзможно да се постигне добър резултат от демократичната техника на вътрешната комуникация.
Опитен собственик на компания трябва да има определена степен на предвидливост. Първо и преди всичко, той трябва да анализира поведението и характеровите черти на всички членове на екипа, да определи потенциала на всички служители, да предвиди възможността за възникване на различни ситуации. Всички тези фактори трябва да се вземат под внимание при търсене на правилния стил на организационна комуникация.
Отзивите са ценни умения в комуникацията със служители
Способността да се създаде правилна обратна връзка се счита за едно от най-важните комуникационни умения, необходими за ефективна комуникация със служителите сред ръководителите на компании от дълго време. Дори младите и опитни изпълнителни директори трябва да могат да говорят с служителите, да разрешават всякакви неточности, да отдават признание или да посочват неща, които могат да бъдат подобрени, правилно да делегират власт, да дават съвети по различни задачи. Общуването с членовете на персонала не трябва да е проблем за изпълнителния директор. Ръководителят на компанията трябва да може да се свърже с всички работници, дори с най-неуправляемите и капризни, тъй като правилната обратна връзка е основата на взаимноизгодната комуникация. В началото изглежда, че да извикаш работник, за да обсъдите нещата, с които имаш проблеми, е най-лесното нещо. Оказва се, че не е никак лесно. Много психологически и социологически изследвания, проведени от стотици компании по света, показват, че обратната връзка е най-проблематичната част от взаимоотношенията между служител и работодател. Много работници са стресирани по време на слабо проведени лични разговори с ръководителите си и заради липсата на правилно установен процес на обратна връзка. Те са твърде изплашени да изразят своето мнение, чувстват се подценени, безполезни и унижени. Несъществуваща или лошо изградена система за обратна връзка дезориентира работниците в организацията и намаля техния стремеж към общата цел. Талантлив и мъдър изпълнителен директор трябва да разбере, че обратната връзка е добър инструмент, който позволява да:
-
Коригира поведението на служител в екипа
-
Насочи служител към растеж и развитие в определен отдел
-
Изрази благодарност и подчертае значението на служителя
-
Мотивира работниците към нови постижения
-
Определи причината за лошо отношение на служител
Сега нека разгледаме някои от техниките за вътрешна комуникация, които ще ви помогнат да създадете правилна система за обратна връзка. Следвайки ги, ще можете лесно да комуникирате с вашите служители.
Правило №1: Бъдете точни с целите
Преди да имате среща със служител, разберете каква цел преследвате и я запишете на лист хартия. Попитайте себе си: „Какво искам да постигна по време на тази среща“? Така разговорът ще бъде много по-лесен.
Правило №2: Определете време и място за разговори
Важно е да обсъждате само последните събития, когато говорите с работника. Най-добрата практика е да се свържете със служител и да обсъдите събитие, което скоро му се е случило. Няма смисъл да се припомнят времена, когато е закъснял за работа преди 3 години, ако през последната седмица е пристигал късно. Когато сте видели, че някои служители са имали проблеми с проекта вчера или преди няколко дни, време е да обсъдите този въпрос и да предоставите съветите си.
Правило №3: Включвайте служителите в дискусии
Всички служители във всички компании искат да бъдат нужни, важни и чути. Позволете на вашите служители да изразят своето мнение. Първо, това е добър начин да насърчите независимостта и отговорността на работниците за решенията, които ще вземете по време на дискусията. Второ, като отричате на персонала правото да изкаже своето мнение, може да отречете на себе си полезна информация и дори да се окажете в неудобна позиция. Може също така да узнаете истинския потенциал на конкретен служител, да получите няколко добри идеи и дори да придобиете нов опит.
Правило №4: Хвалете публично, критикувайте насаме
Това е много важно правило! Има многобройни причини за това. Публичната критика унижава и дълбоко демотивира служителите. Не може да има правилна комуникация, ако ръководителят на компанията си позволи да критикува публично служителите с нотка на подигравка. Разберете, че ако правите това на някои служители, ще го направите и на други, което незабавно ще ви води до лоша страна с тях. Хвалата трябва да бъде изказана искрено, независимо дали е публично или насаме.
Правило №5: Обсъждайте събития и действия
Не е редно да ставате лични и да поставяте етикети на хората при никакви обстоятелства. Когато се разговаряте с вашите служители както насаме, така и групово, обсъждайте само събития и действия, а не самите служители. Лесно е да се поставят етикети или да се обидят хората, но може да отнеме месеци или години за възстановяване на екипната комуникация.
Начинът, по който комуникирате с вашите служители и стилът на комуникация, който използвате, изцяло зависи от вас. Можете да игнорирате нашите съвети и да не създадете обратна връзка с работниците, но по този начин кариерата ви ще бъде краткотрайна. Като изпълнителен директор трябва да разберете едно просто нещо: Както вие, така и вашите служители трябва да се ориентирате към постигане на общи цели и задачи, както и да направите атмосферата в екипа колкото е възможно по-приятна. Успех, уважаеми работодатели. Не се отказвайте от усъвършенстването на вашите умения и ще постигнете всичко!
