Една компания не може да се развива и да става по-печеливша, като залага всичките си надежди на стари бизнес идеи и практики. Нейното управление трябва да експериментира с нови концепции, за да се адаптира към постоянно променящия се пазар. След това продуктите и услугите могат да бъдат създадени въз основа на тези идеи. Звучи достатъчно просто, но реалността е много по-сложна. Едно е да сътвориш идея, а съвсем различно е да създадеш проект около нея.
Нещата могат да излязат толкова извън контрол, че само една трета от всички проекти да влязат в производствения цикъл навреме и с първоначалния бюджет. Това се случва поради грешки, направени от неопитни ръководители на проекти. Предлагаме ви 5 общи управленски проблеми, които възникват от пренебрегването на определени области на планиране на проекти. След като ги преодолеете, ще можете да управлявате проектите ефективно.
Неуспехът да се определи целта на проекта е най-голямата грешка, правена от мениджърите
Според няколко научни публикации на Американския институт за управление на проекти, една трета от проектите не успяват, защото хората, които ги развиват, нямат ясна визия. Това е един от най-честите управленски проблеми. Затова е жизненоважно да имате представа какво се опитвате да постигнете, как ще се възползва компанията от това и защо клиентите биха искали да го използват. В противен случай всякаква по-нататъшна работа ще стане безсмислена.
Нека вземем за пример малка компания за мобилни приложения, която иска да се разшири на пазара на мобилни видео игри с пъзел игра. В този случай, следните неща вероятно ще бъдат обсъждани от разработчиците:
-
Какви са нашите целеви възрастови групи?
-
Трябва ли да направим 2D или 3D игра?
-
Колко разработчика ще ни трябват за работа по различни аспекти на играта, напр. механика, дизайн на нива, концептуално изкуство, звуков дизайн и т.н.?
-
Какъв вид игрови енджин трябва да използваме и ще имаме ли достатъчно пари, за да получим лиценз за него?
-
Колко ще струва играта за клиента?
-
Колко от нашата печалба ще отиде за компанията, която е направила енджина?
Всички тези въпроси трябва да бъдат обсъдени по време на началните и последващите срещи на компанията. Мениджърите и служителите трябва да се съгласят върху най-добрия начин за достигане на целите на проекта и времето, което ще е необходимо за да се осъществи това.
Най-честите грешки, правени от мениджърите – липса на изисквания
Когато планирате проект, е важно да разберете как ще изглежда крайният резултат. Това е една от най-големите грешки, правени от мениджърите. Мениджърите са отговорни за съставянето на списък с изисквания за проекта и предоставянето му на служителите. Списъкът трябва да включва следната информация:
-
Броят на служителите, необходими за различните етапи на разработката на проекта
-
Критерии за оценка на качеството на проекта и неговите компоненти
-
Принципите на разделяне на натоварването между работниците
-
График за проекта
-
Списък с целите, които проектът ще постигне за компанията
-
Колко често ще бъде променян проектът
-
Начален размер на бюджета
Този списък също така включва крайния продукт, който ще бъде разработен. В случай на мобилна видео игра, те могат да включват концептуално изкуство, аудио семпли, код за различни елементи на играта, например, механика, физика, анимации за визуални ефекти и т.н. Всяко изброяване трябва да включва приблизителна дата на пускане.
Създаването на оценки е друга честа грешка, правена от мениджърите
Сроковете са един от честите управленски проблеми, които възникват по време на разработката на проект. Добрият мениджър трябва да бъде в контакт с екипа си и да иска актуализации за напредъка в рамките на всеки екип. Спазват ли сроковете си или им трябва повече време, за да направят всичко както трябва?
Може да изникне някаква неочаквана ситуация и целият проект ще трябва да бъде отложен. Ако не направите необходимите изчисления, ще рискувате да отлагате постоянно крайния срок. За да избегнете бъдещи проблеми, най-добре е да се срещнете с всеки член на персонала и да оцените работата им във времето.
Пренебрегването на рискове е често срещан управленски проблем
На теория всички ваши планове ще се осъществят всеки път, но в действителност, всеки проект може да бъде подложен на закъснения, пропуснати крайни срокове, болни служители и други нещастни събития. Програмата за управление на рискове значително намалява възможността за провал на проекта. Този процес не е толкова труден, но изисква изясняване на много фактори, които могат да се объркат при работа по конкретен проект. Вашият списък с рискове трябва да включва такива събития като:
-
Failure to meet deadlines
-
Работа по допълнителни функции извън оригиналния обхват на проекта
-
Промени в обхвата на проекта. Промени в целите на проекта, доставките, задачите, разходите и крайния срок
Задачата на ръководителя на проекта е в оценката на риска и определяне на тяхното въздействие върху проекта. Например, можете да осигурите заместник на ръководителя на проекта, който ще може да го замести и да продължи работа в негово отсъствие. Може да изпитате и технически трудности, като внезапна смяна на използвания хардуер или софтуер, което може да наложи наемането на допълнителни служители. Планът за възможни обстоятелства трябва да обхваща всички възможности за неуспехи в проекта.
Грешки, правени от мениджърите – твърд график
Няма по-добър начин да осигурите стабилен работен процес от графика на работата на вашия екип. Графикът трябва да предоставя ясна информация за натоварването и сроковете. Всички графици трябва да позволяват известна гъвкавост в случай на непредвидени обстоятелства. Ако някой, който работи по проект трябва да вземе отпуск поради болест, семейно обстоятелство, нараняване или други причини, той може да го направи в разумни граници. В този случай трябва да има някой, който да го замести при нужда, за да се запази темпото на развитие на проекта.
Жизненоважно е да предоставите на вашите членове на екипа същата гъвкавост, когато предлагат нови идеи на ръководителите на проекти, които ще бъдат от полза за проекта като цяло. В момента има разнообразие от решения, които правят управлението на проекти по-лесно. Тези включват Social Shared, Wrike, Slack, Procore и много други.
