כיצד שיפטון עזרה לבית החולים האונקולוגי בקרופיבניצקי לשפר את השיבוץ, לשפר את מעקב הזמן ולהפחית עלויות

על בית החולים

מרכז האונקולוגיה האזורי של קרופיבניצקי הוא מוסד רפואי מוביל המתמחה באבחון, טיפול ושיקום של חולי אונקולוגיה. בית החולים מספק מגוון רחב של שירותים רפואיים, כולל ניתוחים, כימותרפיה, רדיותרפיה, שיקום וטיפול פליאטיבי.

מבנה בית החולים

מרכז האונקולוגיה מורכב ממספר מחלקות, הכוללות:

• מחלקת רדיולוגיה
• מחלקת כימותרפיה
• Surgical Department
• מחלקת המטולוגיה
• מחלקת אונקולוגיה ילדים
• מרדמה וטיפול נמרץ
• מרכז אבחון (CT, MRI, בדיקות מעבדה)
• מחלקת חירום וקבלה
• שיקום וטיפול פליאטיבי

בית החולים מעסיק קטגוריות שונות של עובדים, כולל:

• רופאים (אונקולוגים, כירורגים, רופאי הרדמה, רדיולוגים, המטולוגים ומומחים נוספים)
• אחיות ועוזרי רפואה
• טכנאי מעבדה ומומחי אבחון
• צוות אדמיניסטרטיבי וחשבונאות
• צוות טכני ותמיכה

אתגרים שפני בית החולים

1. תזמון מורכב עבור קטגוריות שונות של עובדים

כל מחלקה פועלת לפי לוח זמנים שונה:

• רופאים עובדים במשמרות 24/7, מאזנים בין פגישות מתוכננות לשיחות חירום.
• כירורגים פועלים לפי לוח זמנים של ניתוחים, הדורש תיאום מדויק של כל חברי הצוות.
• אחיות ועוזרי רפואה עובדים במשמרות משתנות.
• צוות מעבדה פועל במסגרת זרימה קפדנית, בהתאם לעומס העבודה במעבדה.
• צוות אדמיניסטרטיבי פועל לפי שעות משרד סטנדרטיות אך גם דורש מעקב זמנים מדויק.

לפני, יצירת לוחות זמנים באופן ידני גזלה כמות עצומה של זמן ולעיתים קרובות הביאה לטעויות, שגרמו למחסור בכוח אדם במצבים קריטיים.

2. בעיות במעקב זמנים

• עקב לא היה מעקב ברור של שעות עבודה בפועל, שהוביל לתשלומי יתר או חסך.
• מעקב איחורים ושעות נוספות היה מאתגר בלי מערכת אוטומטית.
• הכנסת נתונים ידנית גרמה לחוסר תאום במשכורות, יצרה קונפליקטים בין הצוות והוסיפה עומס לעובדי החשבונאות.

3. התאמה לחוקי העבודה

בית החולים היה צריך להבטיח:
✅ עמידה בתקנות אורך המשמרות (למשל, לא לעלות מעל הכמות המרבית של שעות העבודה השבועיות).
✅ תיעדו מדויק של שעות נוספות, משמרות ליל ותשלומי פיצוי.
✅ ימי חופשה ומחלות תועדו כראוי כדי למנוע קונפליקטים בלוח הזמנים.

4. עומס יתר על מחלקת החשבונאות

לפני, נדרשו כמה רואי חשבון ללטפל ידנית במשכורות, תוך הכנסת נתונים מדוחות נוכחות. תהליך זה היה איטי, רב-עבודה ונטול טעויות.

איך שיפטון פתר את הבעיות האלו

✅ תזמון אוטומטי לכל קטגוריות העובדים

שיפטון מייצר אוטומטית לוחות זמנים על בסיס תפקידים בעבודה, צרכי מחלקות ודרישות משמרות. עכשיו:

• רופאים מקבלים משמרות מתוכננות בבירור, שניתן להתאים בקלות.
• כירורגים וצוותי חדרי ניתוח רואים את לוחות הזמנים שלהם מראש, דבר המאפשר תכנון ניתוחים טוב יותר.
• אחיות ועוזרי רפואה מחולקים באופן שווה כדי להבטיח רמות כוח אדם מתאימות.
• Laboratory staff follow an optimized workflow without overload.
• הצוות האדמיניסטרטיבי עובד ב שעות עבודה שקופות ומבניות.

✅ מערכת מעקב זמן שקופה

עכשיו כל הנוכחות, זמני כניסה ויציאה, איחורים ושעות נוספות מתועדים באופן אוטומטי.

• העובדים רושמים את שעות העבודה במערכת.
• מנהלים רואים בזמן אמת את שעות העבודה בפועל ויכולים לעקוב אחר זמינות הצוות.
• טעויות במשכורות בוטלו – המערכת מחשבת באופן מדויק את השעות שנעבדו.

✅ התאמה מלאה לחוקי העבודה

שיפטון מבטיח:

• העובדים לא עולים על שעות העבודה החוקיות.
• כל השעות הנוספות ומשמרות הליל מתועדות ומשולמות כראוי לפי חוקי העבודה.
• ימי חופשה ומחלות מנוהלים באופן חלק, ומונעים קונפליקטים בלוח הזמנים.

✅ העומס על מחלקת החשבונאות הופחת

לפני, רואי חשבון נדרשו לעבד כמויות גדולות של נתונים ידנית, אך עכשיו שיפטון מייצר באופן אוטומטי דוחות זמן, מפחת באופן משמעותי את הזמן הנדרש לחישובי השכר.

💡 תוצאה: לאחר יישום שיפטון, בית החולים הפחית את כמות רואי החשבון הנדרשים, שכן המערכת אוטומטית את רוב עבודתם.

תוצאות לאחר יישום שיפטון

📉 הפחתה של 75% בזמן המשך על תזמון
💰 הפחתת עומס העבודה על מחלקת החשבונאות ופחות רואי חשבון נדרשים
⏳ נחסכו יותר מ-10 שעות בשבוע למנהלים
🚀 ללא טעויות בתזמון – כל משמרת מצוותת כראוי, אפילו בשינויים של הרגע האחרון
✅ מערכת מעקב זמן שקופה – העובדים נכנסים ויוצאים בזמן, ושעות נוספות נרשמות במדויק

מסקנה

שיפטון הפכה לכלי חיוני עבור בית החולים האונקולוגי בקרופיבניצקי. עכשיו:
✔ הצוות עובד על פי לוח זמנים ברור ומאוזן.
✔ הנהלה יש לה נראות מלאה על זמינות כוח העבודה.
✔ חישובי שכר מתבצעים במהירות ובמדייקות.
✔ מעקב הזמן שקוף, ללא טעויות ומחלוקות.

שיפטון איננה רק כלי תזמון – אלא מערכת קריטית לניהול כוח אדם יעיל בבית החולים. 🚑