10 פתרונות התוכנה הטובים ביותר לתזמון במוקד שירות

ניהול יעיל של תוכנת מוקד טלפוני מובילה דורש תכנון מדויק וניתוב מדויק. הבטחת כל הפניות מכוסות, הסוכנים מעורבים ושירות הלקוחות מתנהל היטב יכולה להיות מאתגרת ללא הכלים המתאימים. תוכנה לניתוב במוקדי טלפוניים יכולה להיות מועילה במקרה זה.

מוצרים אלו שואפים להקל על תהליך ניהול הצוות תוך ניצול מרבי של תפוקת הסוכן והפחתת הוצאות. במאמר זה נסקור את 10 התוכנות הטובות ביותר לתזמון במוקדים טלפוניים שיכולות לעזור לעסק שלך לשגשג, עם תובנות חשובות, תכונות, יתרונות וחסרונות, יחד עם מידע על איך לבחור את הכלי המתאים ביותר לצרכים שלך.

מהי תוכנה לתזמון במוקד טלפוני

כלי מיוחד, תוכנה לתזמון במוקד טלפוני, מיועדת לסייע למוקדי קשר בניהול טוב יותר של העובדים שלהם. היא מאפשרת שיפור בתמיכת הלקוח ויעילות תפעולית על ידי תזמון תהליך אוטומציה, שמבטיח שמספיק סוכנים נמצאים בזמנים המתאימים.

עם השימוש בתוכנה זו לתזמון במוקד טלפוני, יכולים המנהלים ליצור, להפיץ ולשנות לוחות זמנים שלוקחים בחשבון מגוון משתנים, כולל דרישות לקוח, זמינות כוח אדם וזמני שיא של התקשרויות. זה פועל כבסיס שמנהל פעילות מוקדי טלפוניים, מגביר את רמות שביעות רצון הלקוח הכלליות ומעלה את פרודוקטיביות הסוכן.

How Scheduling Software Can Benefit Your Call Center

ביחס לניהול מוקדים טלפוניים, תוכנה לתזמון יעיל למוקדים טלפוניים יש מספר יתרונות שמשפרים את שביעות רצון הלקוחות והעובדים. כך תוכנת התקשרות למוקדים שלך יכולה לעבור שינוי על ידה.

תהליך הקצאת המשמרות הוא בראש ובראשונה אוטומטי ופשוט יותר על ידי תוכנה לתזמון במוקדי טלפון, שחוסכת זמן ומאמץ בהשוואה לתזמון ידני. על ידי הפחתת האפשרות לטעויות אנוש, טכנולוגיה זו מוודאת כי יש מספיק סוכנים זמינים בזמנים העמוסים לענות לשיחות נכנסות. כתוצאה מכך, סוכנים יכולים להתמקד יותר במתן שירות לקוחות מצוין מאשר לעסוק במשימות מנהלתיות.

בנוסף, תוכנה לתזמון יעיל במוקדים טלפוניים משפרת את יעילות הצוות. מנהלים יכולים ליצור תכניות שמתאימות את הביקוש האמיתי על ידי שימוש בכלים אלו, שמנתחים ומעריכים כמויות שיחות על בסיס נתוני שיחות מהעבר. הקצאת משאבים טובה יותר והימנעות ממצבים בהם המוקדים הטלפוניים הם או מינויים יתר על המידה או חוסר מינוי, הם התוצאות הסופיות של זה, שמפחיתות עלויות הפעלה ומגבירות פרודוקטיביות.

שימוש יעיל בתוכנת תזמון במוקדי טלפון עשוי להוביל לשביעות רצון לקוחות גבוהה יותר, הפעלה פשוטה יותר ומורל עובדים גבוה יותר. מוקדי קשר יכולים לשפר את תוצאות החברה על ידי שימוש בטכנולוגיה כדי ליצור סביבת עבודה מגיבה ויעילה יותר.

1. פרודוקטיביות סוכנים גבוהה יותר

תוכנה לתזמון מוקדי טלפון מוודאת שהסוכנים פועלים ביעילות מבלי להיתקל בעומס עבודה יתר או תת-שימוש ע"י אוטומציה של הקצאות משמרות וחלוקת עבודה. זה מפחית זמני איון ומגביר תפוקה כוללת.

2. משפרת שקיפות

שקיפות בין הצוותים מקודמת ע"י יישום פתרונות למוקדי קשר. הוגנות ובהירות מקודמות בכך שהסוכנים יכולים לבקש חופשות, להחליף משמרות ולהציג את לוחות הזמנים שלהם דרך אתר מרכזי אחד.

3. מעורבות סוכנים גבוהה יותר

כאשר תזמון גמיש משולב עם חלוקה הוגנת של עבודה, מורל ומעורבות הסוכנים עולים. עובדים נוטים יותר לתת את המאמץ המיטבי שלהם מהאמונה שזמנם מוערך.

4. חסכון גבוה בעלויות

הפחתת טעויות תזמון, עלויות נוספות ושיעורי אי-הופעה הם תוצאה של תזמון יעיל. עסקים משתמשים בפתרונות תזמון למוקדים טלפוניים מובילים נהנים מאוד מהחיסכון בעלויות אלה.

5. משפר חוויות לקוח

סוכנים עם לו"ז הם פחות מודאגים ומוכנים יותר להתמודד עם שאלות לקוחות, מה שמשפר את הקשרים עם הלקוחות ורמות שביעות הרצון. תוכנה לתזמון במוקדים טלפוניים מסייעת להבטיח שהסוכנים המתאימים זמינים כשצריך לספק שירות לקוחות מצוין.

6. תקשורת פנימית מהירה

הצוותים נשארים מסונכרנים ופורטל הפניות פועל היטב בזכות היכולות של פתרונות תוכנה לתזמון למוקדים טלפוניים שמאפשרים למנהלים וסוכנים לתקשר מיד לגבי עדכונים חשובים או שינויים בלוח הזמנים.

סקירות על 10 התוכנות הטובות ביותר לתזמון במוקדים טלפוניים

עסקים מחפשים את התוכנה הטובה ביותר לניהול מוקדים טלפונים כדי לנהל ביעילות את העובדים שלהם ולהגביר את הייצור. כדי לשמור על הארגון של הצוות שלך ככל הניתן, נבחן את 10 הפתרונות לתזמון המובילים במוקדים טלפוניים במחקר זה, תוך שימת דגש על תכונותיהם הראשיות, היתרונות והעלויות.

Shifton

מאפיינים חשובים:

• תזמון אוטומטי: על ידי אוטומציה של כל תהליך התזמון, הפלטפורמה של Shifton מפחיתה טעויות וחוסכת זמן למנהלים.
• שירות עצמי לעובדים: באמצעות פורטל שירות עצמי, עובדים יכולים להציג ולהחליף משמרות, מה שמזרז את התקשורת.
• חיזוי: כלי החיזוי של פלטפורמת Shifton מאפשרים לך לנבא כמויות שיחות ודרישות כוח אדם.
• גישה ניידת: שימוש במכשירים ניידים כדי לגשת לפלטפורמה מבטיח שעובדים יוכלו לנהל את לוחות הזמנים שלהם כשהם בדרכים.
• עדכונים בזמן אמת: Shifton מציעה מידע מעודכן בזמן אמת לגבי זמינות כוח אדם ושינויים בלוח הזמנים.

יתרונות:

• ממשק משתמש קל לשימוש עם הכשרה מהירה.
• אפשרויות תזמון גמישות המתאימות לצרכים שונים בתעשייה.
• עצמאות העובדים דרך כלים לשירות עצמי.
• תמיכת לקוחות.

חסרונות:

• API פתוח לכל אינטגרציה.
• הוספה והזמנת עד 100 עובדים.
• תפקידים שונים (מנהל מערכת, מנהל, עובד).
• לוחות זמנים אוטומטיים (בלתי מוגבלים).
• משמרות פתוחות.
• החלפת/העברת משמרות.
• שליטה בשעות נוספות.
• תצורה של שעות לילה.
• פרויקט אחד.
• אפליקציה ניידת.
• גישה ל-API.

תמחור: מציעים גרסה חינמית ומספקים מחיר מותאם לצוותים גדולים יותר.

RingCentral Contact Center

מאפיינים חשובים:

• RingCentral Contact Center מספקת תמיכה מולטי ערוצית, הכוללת צ'אט, דוא"ל, קול ועזרה ברשתות חברתיות;
• אנליטיקה מבוססת AI: קבל תובנה עמוקה על כמויות שיחות ויעילות עבודה;
• ניתוב מבוסס מיומנות: השתמש במיומנויות כדי להכווין שיחות לסוכן המתאים ביותר;
• כלים לאופטימיזציה בכוח העבודה: אלו כוללים תכנון וחיזוי כוח אדם, שניהם חיוניים לניהול מוקד קשר.

יתרונות:

• חיבור חזק ליותר כלים של RingCentral.
• כלי ניתוח מתקדמים המאפשרים ניתוח תובנות מעמיקות יותר.
• תמיכה מולטי ערוצית מהימנה לשיפור התמיכה בלקוחות.

חסרונות:

• מחיר גבוה בהשוואה לכמה מתחרים;
• אולי בגלל מורכבותה, זה ייקח יותר זמן להגדיר.

עלות: קבל הצעת מחיר מ-RingCentral על ידי יצירת קשר איתם; המחירים משתנים בהתאם לגודל הצוות ולמפרטים.

Deputy

מאפיינים חשובים:

• תזמון באמצעות גרירה ושחרור: שימוש בממשק גרירה ושחרור ויזואלי כדי ליצור בקלות לוחות זמנים לכוח אדם;
• מעקב אחרי ציות מפחית סיכונים משפטיים על ידי ודאות שהלוחות עומדים בחוקי העבודה;
• ניהול משימות: שימוש בתוכנה לתזמון במוקדים טלפוניים כדי להקצות משימות לעובדים בצורה ישירה;
• נוכחות בזמן אמת: מעקב נוכחות עובדים בזמן אמת כדי להימנע ממעמסת יתר או מיעוט עובדים.

יתרונות:

• ממשק קל לשימוש המאפשר יצירת לוחות זמנים מהירה.
• כלים חזקים מבטיחים עמידה בחוקי תזמון.
• שילוב עם מערכת שכר.

חסרונות:

• תכונות מתקדמות מוגבלות בתכניות ברמה נמוכה יותר.
• זה יכול להיות יקר כאשר משתמשים בו על ידי קבוצות גדולות יותר.

המחיר: תכנית התזמון מתחילה במחיר חודשי של $2.50 למשתמש; מנויים ברמה גבוהה יותר כוללים יותר יכולות.

Talkdesk

מאפיינים חשובים:

• מעורבות מולטי ערוצית: מציעה שירות לקוחות בערוצי מדיה מגוונים, כולל SMS, צ'אט ושיחות טלפון.
• תוכנת כוח עבודה מונעת AI בניהול מוקדי טלפונים: ניצול טכנולוגיות המונעות על ידי AI כדי ליצור תחזיות תכנון ולוחות זמנים ביעילות.
• ניטור ושימוש בדיווחים בשיחות: מאפשר למנהלים ליצור דוחות מעמיקים ולפקח על השיחות בזמן אמת.
• פתרון מבוסס ענן: ניתן לגישה מרחוק וניתן להרחבה בקלות.

יתרונות:

• מאפיינים של אוטומציה חכמה ויכולות בינה מלאכותית מתקדמות.
• ביצועי הצוות משתפרים באמצעות ניטור שיחות בזמן אמת.
• האפשרות המדרגית מתאימה ללא קשר לגודל הצוות.

חסרונות:

• Greater pricing range in comparison to certain rivals.
• משתמשים חדשים עלולים להתמודד עם עקומת למידה די חמורה.

עלות: מחיר מותאם אישית יינתן לפי מספר הסוכנים והתכונות המבוקשות.

Shiftboard

מאפיינים חשובים:

• אוטומציה של תהליך תזמון: על ידי אוטומציה של תהליך התזמון, Shiftboard מפחיתה את האפשרות לשגיאות אנושיות.
• דיווח מתקדם: מציע סטטיסטיקות מקיפות על נוכחות וביצועיים של עובדים.
• אפליקציה לנייד: בטלפונים הסלולריים של העובדים ניתן לגשת ללוחות הזמנים ולעדכונים.
• העובדים יכולים להחליף משמרות אם המנהל מאשר בכך.

יתרונות:

• תזמון אוטומטי מפחית מאמץ מנהלי.
• גישה ניידת לעובדים מגבירה את הגמישות.
• תכונות חזקות שנועדו לשפר את דיווחי הניתוח של כוח העבודה.

חסרונות:

• מתחילים עשויים למצוא את ממשק המשתמש מאתגר לשימוש.
• מעט אינטגרציות עם צדדים חיצוניים.

תמחור: מוצע תמחור ברמת הארגון, עם מחיר התחלתי של $3 לחודש לכל משתמש.

Assembled

מאפיינים חשובים:

• ניהול לוחות זמנים בזמן אמת: שינוי לוחות זמנים בזמן אמת בתגובה לזמינות העובדים ונפח השיחות;
• כלים לחיזוי: השתמשו בנתונים מן העבר כדי לחזות דרישות כוח אדם ולהתאים את לוחות הזמנים בהתאם;
• ניהול חופשות: על ידי מתן אפשרות לעובדים לבקש חופשות ישירות דרך האפליקציה, לניהול חופשות באופן קל יותר;
• אינטגרציות: משתלב בקלות עם תוכנות תזמון למרכזי שיחות ופתרונות CRM פופולריים.

יתרונות:

• יכולות חיזוי חזקות לתזמון מדויק.
• שינויים מהירים אפשריים עם עדכונים בזמן אמת.
• ממשק משתמש שקל לשימוש והבנה.

חסרונות:

• אפשרויות מוגבלות בהתאמה אישית.
• האפשרויות לדיווח יכולות להיות משופרות.

עלות: בהתבסס על גודל מרכז הקשר ודרישותיו, ניתנת הצעת מחיר מותאמת אישית.

ניהול כוח אדם של NICE

מאפיינים חשובים:

• חיזוי המבוסס על בינה מלאכותית: ניתן לחזות נפחי שיחות ורמות כוח אדם באמצעות פתרונות חיזוי של NICE מבוססי בינה מלאכותית.
• ניהול תוך יומי: שימוש באנליטיקה בזמן אמת, שינוי דרישות כוח אדם לאורך היום.
• תזמון רב מיומנויות כולל הקצאת עובדים לשיחות מתאימות לפי סט הכישורים שלהם.
• דיווח מקיף: מספק ניתוח מעמיק של ביצועי עובדים ויעילות מרכז השיחות.

יתרונות:

• טכנולוגיות מתקדמות מוכוונות בינה מלאכותית המספקות חיזוק דיוק בכוח האדם.
• האפקטיביות מוגברת דרך ניהול תוך יומי בזמן אמת.
• יכולות אנליטיקה ודיווח חזקים.

חסרונות:

• מחיר מוגבר כתוצאה מתכונות פרימיום.
• נדרשת הדרכה כדי לנצל את התכונות במלואן.

עלות: מחירים מותאמים אישית; צרו קשר עם NICE לקבלת הצעת מחיר מקיפה.

TixTime

מאפיינים חשובים:

• תזמון קל: מספק ממשק ידידותי למשתמש המאפשר משתמשים לתזמן את נציגי מרכזי השיחות.
• מעקב זמן: השתמשו בתוכנית למעקב אחרי שעות העבודה והנוכחות של העובדים.
• התראות על משמרת: עובדים מקבלים עדכון על משמרות קרובות או שינויים בלוחות זמנים.
• אינטגרציה עם מערכות שכר: אינטראקציה חלקה עם מערכות שכר להבטחה של פיצוי מדויק.

יתרונות:

• תכונות קלות לשימוש ויעילות בתזמון.
• אפשרויות במחיר סביר המתאימות לעסקים קטנים.
• אינטגרציה פשוטה עם מערכת השכר.

חסרונות:

• חסרות כלים מתוחכמים הקשורים לניהול צוות.
• יכולות דיווח וניתוח מוגבלות.

תמחור: זהו אחד הפתרונות במחיר הסביר ביותר, עם נקודת התחלה של $2 לחודש לכל משתמש.

Humanity

מאפיינים חשובים:

• ה- Humanity משתמש בתזמון אוטומטי כדי לחסוך זמן ולהבטיח את הכמות הנכונה של עובדים.
• גישה ניידת: באמצעות האפליקציה לנייד, עובדים יכולים לראות ולשנות את הלוחות זמנים שלהם.
• שמותחיקה חוקית: ודאו שהתוכניות שאתם יוצרים עומדות בכל החוקים המקומיים הנוגעים לחוקי העבודה.
• עובדים יכולים להחליף משמרות בקלות כל עוד המנהל מאשר בכך.

יתרונות:

• מאוד אוטומטי לאפשר לתזמון פשוט.
• לעובדים יש יותר חופש עם גישה ניידת.
• הסיכונים החוקיים מופחתים באמצעות תכונות תאימות.

חסרונות:

• מחיר מוגבר בתוכניות מתקדמות.
• יש מעט אפשרויות בנוגע לאינטגרציה.

תמחור: המחיר ההתחלתי הוא $3 למשתמש לחודש, עם עמלות נוספות עבור פונקציות מתקדמות.

Zoho Voice

מאפיינים חשובים:

• תקשורת רב ערוצית מקלה על אינטראקציות לקוח יעילות על ידי תמיכה באימיילים, SMS ושיחות טלפון;
• הקלטת שיחות: להקלטת שיחות לצורכי בקרת איכות והדרכה;
• אנליטיקה בזמן אמת: מספקת ניתוחי שיחות בזמן אמת כך שניתן לעקוב ולכוון את ביצועי הצוות לפי הצורך;
• אינטגרציה עם API גמיש: לשלב את Zoho Voice עם תוכנות עזרה ו-CRM של המשתמשים הנוכחיים.

יתרונות:

• תמיכה חזקה בכל ערוצי התקשורת מבטיחה תקשורת חלקה.
• אנליטיקה בזמן אמת מספקת מידע מיידי.
• אפשרויות במחיר משתלם קיימות לעסקים קטנים ובינוניים.

חסרונות:

• חסרות מספר תכונות מתוחכמות הזמינות במערכות פרימיום;
• משאבים מוגבלים לניהול כוח אדם.

תמחור: אחת מהפתרונות הכי חסכוניים, מתחיל ב-1$ למששתמש כל חודש.

השוואה: תוכנת ניהול למרכז שיחות

קבלת הבחירה הנכונה להשגת תוכנת התזמון המיטבית למרכזי שיחות יכולה להתבצע על ידי השוואה ברורה של האפשרויות המובילות. הטבלה ההשוואתית שמופיעה בהמשך מציגה את המאפיינים הבולטים, העלויות והקלות השימוש של מספר פתרונות תזמון למרכזי שיחות.

תוכנה	תכונות מפתח	תמחור	קלות שימוש
Shifton	דיווח בזמן אמת, החלפת משמרות, שירות עצמי לעובדים ותזמון מבוסס AI	גרסה חינמית, צרו קשר לתמחור עבור חברות גדולות	ממשק ידידותי למשתמש שמשתלב חלק ומאפשר ניווט קל.
RingCentral Contact Center	ניהול כוח אדם, ניתוב שיחות אוטומטי ותמיכה רב-ערוצית	צרו קשר לקבלת הצעת מחיר	עשיר בתכונות, אך יש צורך בהכשרה נרחבת כדי לנצל אותן במלואן.
Deputy	שילוב עם מערכות שכר, חילופי משמרות, תזמון אוטומטי ומעקב זמן	המחיר מתחיל מ-$2.50 למשתמש/לחודש	פלטפורמה קלה לשימוש עם תכונות מותאמות שמתאימות לצרכים עסקיים שונים.
Talkdesk	ניתוח מתקדם, יכולות רב-ערוציות וניהול כוח אדם מבוסס AI	צרו קשר לקבלת הצעת מחיר	ממשק עכשווי המעדיף יכולת התאמה אישית ופשטות בשימוש
Shiftboard	תוכנה לתזמון עובדים במרכזי שיחות, כלי תאימות, דיווח בזמן אמת ותחזיות ביקוש	המחיר מתחיל מ-$3 למשתמש/לחודש	פלטפורמה מותאמת ומקיפה, אך ההגדרה הראשונית עשויה להיות מאתגרת
Assembled	תחזיות ביקוש, ניהול משמרות ותזמון אופטימלי	צרו קשר לקבלת הצעת מחיר	קל לשימוש, עם יכולות תזמון ניתנות להתאמה, אידיאלי לעסקים בגודל בינוני
NICE Workforce Management	תמיכה רב-ערוצית, מדדים של ביצועים בזמן אמת, יכולות תזמון נרחבות	צרו קשר לקבלת הצעת מחיר	גמיש מאוד; עם זאת, אנשים ללא רקע טכני ידרשו הכשרה נוספת.
TixTime	הצבת משמרות גמישה, מדדי ביצועים ותזמון עובדים	המחיר מתחיל מ-$2 למשתמש/לחודש	כלים ידידותיים למשתמש עם ממשק יעיל, אידיאלי לצוותים קטנים עד בינוניים.
Humanity	שמירה על זמן, דיווח בזמן אמת, תזמון דינמי ונגישות ניידת	המחיר מתחיל מ-$3 למשתמש/לחודש	עיצוב ידידותי מאוד למשתמש ומותאם למכשירים ניידים שמאפשר שליטה פשוטה בדרכים.
Zoho Voice	ניטור בזמן אמת, תקשורת רב-ערוצית ותזמון אוטומטי	המחיר מתחיל מ-$1 למשתמש/לחודש	קל לניווט ופשוט לשימוש, במיוחד מתאים לעסקים קטנים ובינוניים.

 

איך לבחור תוכנה לתזמון מרכזי שיחות

בחירת התוכנה הטובה ביותר לתזמון מרכזי שיחות עבור מרכז הקשרים שלך דורשת שקלול של מספר שיקולים, כולל תכונות, נגישות, נוחות שימוש ואינטגרציות. נבחן את הגורמים שיש לקחת בחשבון ביחס לכל אחד מאלו.

1. אינטגרציות

כדי להבטיח שהתוכנה לתזמון מרכזי שיחות שלך תתפקד בצורה חלקה עם הכלים האחרים במרכז הקשרים שלך, אינטגרציות הן חיוניות. היכולת להחבר לפלטפורמות ניתוח, מערכות טלפוניה, תוכנות צ'אט ומערכות ניהול יחסי לקוחות (CRM) מגבירה את היעילות הכללית של מרכז הקשרים.

תוכנות תזמון מרכזי שיחות חשובות שיש לחפש בהן:

• תוכניות CRM כמו Zoho CRM או Salesforce, שמאפשרות העברה חלקה של נתונים בין לוחות זמנים של עובדים ולקוחות.
• כלים שמנהלים את כוח העבודה על ידי חיבור ניהול זמן, הערכת ביצועים ותזמון.
• פלטפורמות תקשורת, כולל תוכנות צ'אט ושירותי VoIP, משתלבות עם התזמון כדי לוודא שאנשי הצוות נגישים כשצריך אותם.
• מערכות HR ושכר שמפשטות את הניהול של שעות עובדים, בקשות לחופשות ותשלומים.

סילוני נתונים עלולים לגרום להפרעות תפעוליות ולהפחית את היעילות של הצוות שלך במרכז הקשרים אם הם לא משולבים בצורה נאותה.

2. תכונות ופונקציונליות

פתרון תוכנה לתזמון מרכזי שיחות צריך להיות עתיר תכונות שתורמות לאופטימיזציה של זרימת העבודה ולניהול הלוחות זמנים. רכיבים טיפוסיים שמשפרים את יעילות התזמון כוללים את הבאים:

• תזמון אוטומטי: הקצה משמרות באופן אוטומטי בהתאם לזמינות העובדים, לרמות הכישורים ולדרישות נפח השיחות.
• ניטור בזמן אמת: עקוב ושנה לוחות זמנים כתוצאה מעלייה פתאומית בתנועת השיחות או מחסור בכוח אדם.
• אפשרויות שירות עצמי: תן לאנשי הצוות לנהל את לוחות הזמנים שלהם, להחליף משמרות או לבקש חופשות באמצעות הפלטפורמה.
• כלי תחזית: קבל החלטות תזמון מדויקות יותר וצמצם מקרים של עודף או חוסר בכוח אדם באמצעות נתונים היסטוריים כדי לחזות את תנועת השיחות העתידית;
• ניתוח ודיווח: דוחות מפורטים שתומכים בקבלת החלטות מבוססות נתונים עבור מנהלים על ידי סיוע בהבנת מגמות, מדדי ביצועים וצורכי כוח אדם.

בגלל התכונות האלה, ניתן להתנהל בצורה פרואקטיבית יותר לגבי ניהול כוח האדם, להבטיח שהסוכנים נמצאים היכן שהם צריכים להיות כשצריך, ושמערכת התזמון גמישה מספיק כדי להתמודד עם עליות פתאומיות בביקוש.

3. תמחור

בעת בחירת תוכנה לתזמון מרכזי שיחות, תמחור הוא שיקול משמעותי. כדי להבטיח שתקבלו ערך מהרכישה שלכם, חשוב להשוות בין המחיר לבין התכונות המוצעות.

כלים טיפוסיים לתזמון מרכזי שיחות מציעים:

• תמחור למשתמש לחודש: פתרונות רבים לתזמון מרכזי שיחות גובים בהתבסס על מספר המשתמשים, מה שיכול להועיל לצוותים קטנים עד בינוניים. תוכנת TixTime, אידיאלית למרכזי שיחות קטנים, מתחילה ב-$2 למשתמש לחודש.
• תמחור ייחודי: בהתבסס על גודל מרכז הקשרים והתכונות הספציפיות הנדרשות, מערכות ברמה ארגונית כגון NICE Workforce Management ו-Talkdesk מציעות לעתים קרובות תמחור ייחודי.

יש לקחת בחשבון את הדברים הבאים בעת שהערכתם תמחור:

• יכולת גדילה: האם התוכנה לתזמון מרכזי שיחות יכולה להתמודד עם סוכנים נוספים ותכונות מתקדמות ככל שהחברה מתרחבת?
• עלויות תמיכה והכשרה: פלטפורמות מסוימות עשויות לגבות יותר עבור ייעוץ כניסה מעמיק או סיוע פרמיום;
• תכונות: האם התוכנית מכילה מספר שכבות מחירים שמאפשרות גישה לתכונות נוספות ככל שמתקדמים?;

ביצוע בחירה מושכלת דורש שקילת הפוטנציאל של התוכנה לתזמון מרכזי שיחות לשפר את היעילות התפעולית לעומת עלותה.

4. ידידותיות למשתמש

כמה פשוט זה עבור הצוות שלך להשתמש ולהסתגל לתוכנה לתזמון מרכזי שיחות נקבע על פי קלות השימוש שלה. עיצוב פשוט יכול להגדיל את שיעור האימוץ ואת השביעות הרצון הכללית, בעוד שממשק מסובך עלול לגרום לחוסר יעילות ואף להתנגדות מצד העובדים.

הקריטריונים הבאים צריכים לשמש להערכת ידידותיות למשתמש:

• לממשק התוכנה צריך להיות תפריטים קלים לניווט, עיצובים של לוחות הבקרה פשוטים וכלים זמינים בקלות לתזמון, להחלפת משמרות ולהפקת דוחות;
• נגישות ניידת: מאחר שנציגי תוכנה רבים במרכזי קשר עובדים מהבית, יש צורך בסמארטפון לשם קבלת עדכוני לוח זמנים בזמן אמת. פלטפורמות מותאמות למכשירים ניידים מסופקות על ידי כלים כמו Deputy ו-Humanity, המאפשרים למנהלים ולעובדים לנהל לוחות זמנים בכל עת;
• עקומת למידה מינימלית: קליטת עובדים חדשים בפתרון תוכנה לתזמון במרכז שיחות לא צריכה לקחת זמן רב, במיוחד במרכזי קשר גדולים. הפלטפורמות הטובות ביותר הן אלו שיש בהן צוות עזר, מרכזי עזרה ושיעורים מודרכים.

בחירת פלטפורמה קלה לשימוש מבטיחה שמנהלים ועובדים יוכלו להסתגל במהירות, לקצר זמני השבתה ולהגביר את התפוקה.

המסקנה על תוכנה לתזמון במרכזי שיחות

תוכנה לתזמון במרכזי שיחות חשובה למקסום ניהול כוח האדם במרכזי קשר. דרך אופטימיזציה של הקצאת משמרות, ניטור ביצועים וניתוח נתונים, פתרונות אלו מסייעים בשמירה על מרכזי שיחות מאוישים ופועלים באופן יעיל. הם מאפשרים למנהלים לנהל משאבים בצורה חכמה, לחלק עומסים ולהפחית את האפשרות לעודף או חוסר בכוח אדם, שעלולים לגרום לירידה באיכות השירות או להוצאות תפעוליות מוגברות.

תוכנה מתקדמת לתזמון במרכזי שיחות גם מציעה יכולות דיווח וניתוח בזמן אמת, שמסמיכים מנהלים לקבל החלטות מבוססות נתונים על הקצאת משאבים וכוח אדם. תובנות אלו מועילות לחיזוי צורכי כוח אדם עתידיים, זיהוי שעות שיא וניתוח תבניות תנועת שיחות – כל אלו מובילים לשביעות רצון מוגברת של לקוחות ולעלייה בפריון.

חשוב לקחת בחשבון מספר גורמים חשובים בבחירת התוכנה הטובה ביותר לתזמון במרכזי שיחות, כגון אינטגרציות, מחיר, שימושיות ותכונות נדרשות. אינטגרציות עם מערכות ארגוניות אחרות, כמו תוכנות CRM ו-HR, עשויות להרחיב את השימושיות של הכלי לתזמון בצורה משמעותית, ולאפשר חילופי נתונים קלים ולשפר את הפרודוקטיביות הכוללת.

בסיכום, הערכה מדוקדקת של הדרישות והיעדים הייחודיים של החברה שלך חיונית לבחירת התוכנה הטובה ביותר לתזמון במרכזי שיחות. בעזרת הטכנולוגיות המתאימות, מרכזי קשר יכולים לאופטימיז את תהליכי ניהול כוח האדם שלהם ולהגדיל את שביעות רצון הלקוחות, הביצועים והיעילות התפעולית.