תחזית ביקוש בכח האדם: איך לחזות ולמטב את צרכי הצוות

לעיתים קרובות אנו מתמודדים עם הרעיון של תכנון בחיי היומיום שלנו. פעם בשנה אנו מתכננים בקפידה וביסודיות את הטיולים שלנו, פחות לעיתים אנחנו חושבים על שינוי מקום העבודה שלנו או על חגיגת ימי נישואין וימי חתונה. כמובן, כמעט כולנו מתכננים איך התקציב החודשי צריך להיות מוצא ואיך הכספים המשפחתיים עומדים להיות מחולקים. למרבה הצער, הרבה בעלי עסקים ומנהלים בכירים שוכחים את הצורך בחיזוי הביקוש לעבודה. מה שעוד יותר מעניין הוא שיש מנכ"לים שלא משתמשים במנהלי משאבי אנוש מקצועיים. הם מקיימים ראיונות ומנהל עובדים בעצמם. מאמר זה ינסה להסביר מהו חיזוי ביקוש לעובדים ולהוכיח שזהו חלק נחוץ והכרחי מניהול כל חברה.

כולנו מבינים שקשה יותר להצליח ללא צוות מקצועי מאשר עם צוות של מומחים. זו הסיבה לכך שמנכ"ל או מנהל משאבי אנוש חייב להעריך בצורה נכונה את הביקוש לעובדים, לבחור בשיטות החישוב היעילות ביותר ולמצוא מקורות לכיסוי הצורך הזה לפני חיפוש עובדים חדשים. אך לפני שנגיע לשם, עלינו להתחיל מהיסודות ולהבין מהו חיזוי הביקוש לעובדים.

חיזוי הביקוש לעובדים הוא חלק מתהליך תכנון עובדים גדול יותר. המטרה המרכזית שלו היא ליצור רשימה של משרות ומומחים נחוצים שיכולים להפוך להיות חיוניים לצמיחת העסק, השגת מטרות ויעדים בעתיד הקרוב.

Workforce planning goals:

• לספק לחברה עובדים נחוצים תוך שמירה על עלויות כספיות וזמן נמוכות;

• לספק לעסק עובדים מתאימים ומקצועיים במונחים הקצרים ביותר האפשריים;

• חיזוי הביקוש לעובדים מאפשר לצמצם יחידות עבודה מיותרות או לשפר את העבודה שלהן

• התכנון הנכון וההצבה הנכונה של עוֹבְדִים משמרים שימוש נכון ויעיל במיוחד במשאבים של כל עוֹבֵד, בהתבסס על הכישורים, הידע והיכולות שלהם.

גורמים שיש לקחת בחשבון לצורך תכנון כוח אדם נכון:

• איך נראית המצב הכספי בחברה שלך ומהו המצב הכלכלי הכללי הנוכחי?;

• ארגון מחדש של כוח אדם (תוכניות לצמצום, פיטורים או העברת עובדים לתפקידים חדשים. יש גם לקחת בחשבון פרישות וחופשות לידה);

• ניתוח והבנת המצב בשוק העבודה ובין המתחרים שלך הוא נקודה קריטית נוספת;

• רמת השכר בחברה;

• אולי אחד הגורמים החשובים ביותר הוא קיומם של תוכניות ויעדים אסטרטגיים לחברה.

לדעת באיזו שלב של התפתחות החברה שלך חשוב מאוד כשחוזים ביקוש לעבודה. ברוב המקרים, ניתן להשיג תכנון יעיל בתקופות של צמיחה פעילה ובזמן הקמת המיזם.

לפני שתתמקדו בחיזוי הביקוש לעובדים, זה גם קריטי להבין שזהו תהליך של צעדים והחלטות מתוכננים ורצופים שיש להם מטרות ברורות. המטרה העיקרית של התכנון טמונה ברעיון שכל מיזם או מדריך חברה מצליחים צריכים להעסיק ולשבץ אנשים מיומנים בכל התפקידים כך שהעבודה תתבצע באופן איכותי ויעיל.

סוגי חיזוי ביקוש לעובדים:

• תכנון אסטרטגי או תכנון לטווח ארוך;

• תכנון טקטי (מצבי).

כאשר מתכננים תוכניות אסטרטגיות, קריטי להעלות תוכנית שמטרתה לגלות עובדים פוטנציאליים שיידרשו על ידי החברה בעתיד. תהליך זה גם דורש יצירת תוכנית פיתוח משאבי אנוש אסטרטגית שמעריכה בו זמנית את הצורך במשאבים אלה לטווח הארוך.

תכנון טקטי דורש ניתוח מדוקדק של הביקוש בארגון העוֹבֵדִים במהלך התקופה המוגדרת על ידי המנכ"ל. לדוגמה, זה יכול לכלול חודש, רבעון או שנה. הצורך הזה יהיה תלוי בכמה גורמים: רמת התחלופה של עובדים בתקופה נתונה, מספר הפרישות, חופשות לידה וכן צמצום כוח אדם.

תקופות תכנון כוח אדם

• תכנון לטווח קצר — תכנון עד שנתיים;

• תכנון לטווח בינוני — אסטרטגיה לשנתיים עד חמש שנים;

• תכנון לטווח ארוך — תכנון לחמש השנים הבאות ומעבר לכך.

אז בואו נדמיין לרגע שאתם ראש חברה חדש או מומחה משאבי אנוש. במה עליכם להתחיל בכל הנוגע לחיזוי ביקוש לעובדים?

ראשית, עליכם לאסוף מידע על התוצאות והשלבים שחייבים החברה להשיג ברבעון הקרוב או בשנה. אם אתם מומחים במשאבי אנוש, קחו את המידע מהמנהלים שלכם. לאחר מכן חקרו את כל המטרות, המשימות והתוכניות לטווח קצר וארוך של המיזם.

ברוב המקרים, רואי חשבון ומנהלי אגפים יסייעו לכם לגבש דעה על המיזם שבו אתם עובדים ולתוכניותיו, בין אם אתם עובדים במשאבי אנוש או מנהלים את המקום.

Things required for successful planning:

• ראשית, עליכם לעבור בקפידה על נתוני העובדים. אתם תצטרכו לקבל גישה לתיקים אישיים, לחלק שאלונים, ולאסוף מידע הנוגע לכישורים והיכולות של העובדים שלא קשורים לעבודה שנעשית במיזם;

• לוח זמנים לעבודה או לוח זמנים של כל עובדי החברה;

• נתונים על אחוז תחלופת העובדים במגוון תפקידים ומחלקות.

בשלב זה, ניתוח מדוקדק של הביקוש לכוח אדם בחברה מבוצע עבור תפקידים שונים בתקופה נתונה. זה הרגע שבו תענו על מספר רב של שאלות החשובות לתהליך התכנון: כמה עובדים יש להעסיק, עד כמה הם צריכים להיות מיומנים, ומה יותר חשוב, מתי יש צורך בעובדים מסוימים למילוי תפקידים מסוימים.

במהלך התהליך הזה, תצטרכו גם להחליט אם להכניס משאבי אנוש פנימיים או האם הכשרה מחדש של עובדים קיימים תהיה החלטה יותר כלכלית.

לא משנה אם אתם מנכ"לים או אנשי משאבי אנוש, זכרו שכל תהליך צריך להיות משפתי, מבוסס על החלטות מנותכות ושיטתי. ברגע שאתם מתחילים לקחת את העבודה שלכם בצורה יותר רצינית, תוכלו לגשת לכל משימה, אפילו כמו תכנון כוח אדם, בקלות, בהתלהבות ובמסירות.