יצירת לוחות זמנים לעובדים משחקת תפקיד קריטי בארגון העבודה. עסק שפועל 8 שעות ביום יש לו לוח זמנים שונה מאשר כזה שפועל 24/7. חברות יכולות ליישם פתרונות שונים לחישוב ותשלום משכורות, לבצע התאמות לפי העדפות העובדים ודרישות החברה.
פתרונות פשוטים לתזמון, כולל Microsoft Word ו-Excel, בקושי מחזיקים את מוקד העבודה יציב. כשענפים רבים, כולל מסעדות, בריאות, קמעונאות ומיקור חוץ עברו לעידן הדיגיטלי, הופיעו מאות תוכנות תזמון שצמצמו באופן משמעותי את תהליך יצירת לוחות הזמנים.
לפני שנצלול לאפשרויות של תוכנות תזמון מודרניות, חשוב להכיר את סוגי לוחות הזמנים בעבודה.
איזה סוגי לוחות זמנים ניתן ליצור בתוכנת תזמון עובדים
כמובן, רוב החברות המודרניות משתמשות בלוח זמנים קבוע בשל הפשטות שלו: אותו מספר שעות וימים כל שבוע – לדוגמה, כאשר חברה עובדת שני עד שישי מ-9 בבוקר עד 6 בערב. זה משמש בבתי מרקחת, חנויות קטנות, שירות לקוחות, ארגונים ממשלתיים. במקרים מסוימים, עובדים יכולים לעבוד בשעות נוספות ולקבל תשלום נוסף.
-
גמיש
על הנייר, זה נראה כדרך האידיאלית לניהול כוח עבודה: העובדים והמעסיקים מסכימים על מספר השעות והימים שיש למלא על בסיס שבועי. הם יכולים לעבוד 20–30 שעות בשבוע מתי שיירצו או בזמן מסוים ביום. העניינים מסתבכים כאשר רוב העובדים רוצים לוח זמנים גמיש. אם זה לא היה מספיק קשה לטיפול, יש כמה תתי סוגים של לוחות זמנים גמישים:
שבוע עבודה דחוס. גרסה זו של לוח זמנים גמיש לוקחת שבוע עבודה של 40 שעות ודוחסת אותו לכמה ימים. לדוגמה, עובד יכול לעבוד שלושה ימי עבודה של 12 שעות כל אחד או ארבעה ימי עבודה של 10 שעות ולקבל יום חופשה נוסף או שניים.
גמיש. אם העובדים בוחרים באפשרות זו, הם יכולים לבחור את הזמן בו משמרתם מסתיימת ומתחילה, אך יצטרכו לעבוד את אותו מספר שעות בכל יום.
סביבת עבודה מבוססת תוצאה. אין צורך לספור שעות עבודה כדי לחשב את השכר, אלא התשלומים מבוססים על כמות העבודה שבוצעה: דדליינים שמולאו ומשימות שהושלמו.
משמרת מפוצלת. סוג זה של לוח זמנים גמיש מאפשר לחלק את המשמרת לשעות שונות ביום. עובד יכול לעבוד 3 שעות בבוקר ו-4 שעות בערב.
-
מתחלף
סוג לוח הזמנים המתחלף, שמשמש פחות באופן שכיח אך עדיין פעיל ותוסס, מאפשר לעסק לפעול 24/7 על ידי חלוקת מחזור הייצור לשלוש משמרות: בוקר, צהריים ולילה. סוג תזמון זה בעיקר נמצא בעבודות בניה, בתי חולים, תחנות כוח ועבודות דרכים.
משמרות העובדים משתנות מדי שבוע או רבעון, בהתאם לדרישות העבודה. לדוגמה, אלו שמועסקים בעבודות בנייה עשויים לעבוד בשבוע אחד במשמרת לילה ולאחר מכן לעבור למשמרת יום בשבוע הבא, העובדים עשויים למצוא שקשה להתמודד עם זה, כיוון שיש לשנות את דפוסי השינה והאכילה שלהם ללא הפסקה.
למה לעבור לתוכנת יצירת לוחות זמנים לעובדים
סוגי לוחות הזמנים הללו יכולים להיראות מעט קשים לטיפול, אך למרבה המזל יש שפע של תוכנות יצירת לוחות זמנים לעובדים. הן מציעות תכונות שונות שהופכות את התזמון לנטול מאמץ עבור סוגים שונים של עסקים, ללא קשר למה שהם בוחרים לכל עובדי החברה או לקבוצה מתוכם.
זה מתאפשר בזכות הגדרות שונות שהתוכנה הזו מציעה:
-
יצירת לוחות זמנים
משתמשים יכולים ליצור לוחות זמנים, ללא קשר לאיזה סוג הם בוחרים לעבוד איתם. רוב התוכנות לתזמון מקוון מציעות ליצור כל מספר תבניות משמרת ולוחות זמנים.
-
ניהול משמרות
אם יש שינויים במשך המשמרת, ניתן לערוך אותם באופן מיידי. לדוגמה, אם עובד רוצה לעבוד יותר שעות אבל פחות ימים, ניתן למחוק חלק ממשמרותיו בעוד אחרות יוארכו או יקוצרו לתקופה מסוימת. משמרות שלא מוקצות לאף עובד ניתן למחוק או לקחת על ידי עובדים אחרים.
-
החלפת משמרות
במקרה של כל אירועים בלתי צפויים, עובדים יכולים להחליף משמרות ביניהם בקלות, כדי למנוע בזבוז זמן מיותר על החלפות משמרות בעזרת תוכנה חיצונית ולשמור על מיקוד העבודה. יכולות להיות מספר מקרים שבהם תכונה זו תהיה מועילה. עם זאת, ההנהלה חייבת לאשר את הבקשות הללו כדי לשמור על שליטה כלשהי על ארגון הכוח העבודה.
-
בקשות חופשה
ולבסוף, רוב פתרונות התזמון המודרניים לעובדים מציעים דרך לעובדים לבקש חופשה. אולי הם עייפים מדי, צריכים חופשה, או לא יגיעו מחר לעבודה עקב מחלה. ניתן לעשות זאת ללא שימוש בשירות חיצוני. במקרים מסוימים, משתמשים יכולים לצרף מסמכים כדי לאשר שהיעדרותם מבוססת על ראיות מוצקות.
יש שפע של תוכנות דומות הקיימות כיום בשוק. הן כוללות את התכונות המוזכרות למעלה וחלק מהן בעלות תכונות משלהן. עם זאת נא לא ממליצים שיפטון ברור בצורה קשה מספיק. היא מספקת לבעלי חברות דרך מהירה ליצירה והפעלת לוחות זמנים של עבודה עבור כל מספר של עובדים עם תכונות שונות תחת חגורתה ומערכת יצירת לוחות זמנים גמישה.
שירות שיפטון הוא אחד ממוצרי התוכנה לניהול לוחות זמנים לעובדים הקיימים כיום בשוק.
