שינויים חוזרים ונשנים בתוכנית העבודה מפריעים כל הזמן לרשימת העדיפויות. זה יכול להוביל להשלכות שליליות על הפרודוקטיביות והתקדמות הצוות, ניהול זמן לא רציונלי ועמידה בזמנים מתפספסת. האם יש דרך להישאר מעודכן ולמצוא זמן לכל דבר?
הדרך הטובה ביותר להעדיף משימות היא לכתוב אותן
בתחילה, עליך לתכנן את העתיד הקרוב על ידי יצירת רשימה מפורטת של כל המשימות והמועדים שלהן ליום, לשבוע או לחודש. במקום לנסות לזכור הכל, תתחיל לכתוב יומן עבודה ולרשום את כל המשימות שלך. התעלול הפסיכולוגי הזה מדגיש את החשיבות של העבודה שלך.
ארגן הכל
מרגע שיש לך רשימה של משימות, תוכל להבחין בדמיון ביניהן. זה לא מפתיע כי רוב המשימות יכולות להתחלק לשלוש קטגוריות: יחידניות, חוזרות ונשנות ופרויקטים.
-
יחידניות
אם נותנים לך משימה יחידה, עדיף לעשות אותה דבר ראשון מחר. צור רשימה של משימות קטנות ותחצה כמה מהן כל יום. לפני שתחליט על המשימות החשובות ביותר, שקול כמה הן דחופות וכמה זמן אתה צריך להשלמתן. המטרה שלך היא לסיים את המשימות במהלך המשמרת שלך. אם אין לך זמן, עשה את המשימה מחר. שים לב ששיטה זו לא עובדת עבור משימות מיידיות.
-
Recurring
אין צורך לרשום כל דבר שצריך להיעשות מדי יום. לדוגמה, אם אתה משתף מאמרים ברשתות חברתיות או אחראי על קמפיינים בדואר אלקטרוני. עם זאת, יש ליצור לוח זמנים עבור משימות הקשורות לשעות וימים ספציפיים. דבר זה יפשט משמעותית את מיון העדיפויות בעבודה.
-
פרויקטים
פרויקטים הם משימות שקשות יותר להשלמה מאשר מטלות פשוטות. עבד עליהם ככל שתוכל, אבל אל תנסה לקחת על עצמך כמה פרויקטים במקביל. אנו ממליצים שתיצור רשימה של פרויקטים ותבחר את הדחופים והחשובים ביותר מביניהם. אל תיקח על עצמך פרויקט חדש בלי לסיים את הקודם.
משימות חשובות קודם
יצירת רשימה אלפביתית או מספרית לא תעבוד. המטרה שלך היא לא לעקוב בעיוורון אחר הפריטים שברשימה, אלא להתרכז במשימות עם עדיפות גבוהה. את העבודה שנותרה אפשר לעשות בכל סדר שתמצא לנכון.
עם הזמן תלמד איך לבחור את העבודה עם רמת העדיפות הגבוהה ביותר ולא לתת לה להפוך לבעיה. אם תעקוב אחרי הכללים האלה, לא תאמין כמה מהר תהליך העבודה יהפוך.
