Günlük yaşamımızda planlama kavramıyla sıkça karşılaşıyoruz. Yılda bir kez seyahatlerimizi titizlikle ve detaylı bir şekilde planlarız, işyerimizi değiştirmeyi veya yıl dönümlerini ve evlilik günlerini kutlamayı daha az düşünürüz. Tabii ki, neredeyse hepimiz aylık bütçenin nasıl harcanacağını ve aile fonlarının nasıl dağıtılacağını planlarız. Ne yazık ki, birçok iş sahibi ve üst düzey çalışan, iş gücü talebini tahmin etmenin gerekliliğini unutur. Daha ilginç olanı, profesyonel insan kaynakları yöneticilerini kullanmayan CEO’lar da var. Görüşmeleri kendileri yürütür ve çalışanları yönetirler. Bu makale, işgücü talep tahmininin ne olduğunu açıklamaya çalışacak ve bunun herhangi bir şirketi yönetmenin gerekli ve kritik bir parçası olduğunu kanıtlayacak.
Hepimiz biliriz ki, uzmanlardan oluşan bir ekiple başarı elde etmek, yeterli olmayan bir personelle başarı elde etmekten daha zordur. Bu nedenle bir CEO veya insan kaynakları yöneticisi, işgücü talebini doğru bir şekilde tahmin etmeli, en verimli hesaplama yöntemlerini seçmeli ve yeni çalışanlar aramadan önce bu talebi karşılayacak kaynakları bulmalıdır. Ancak oraya varmadan önce temel bilgilere başlamalı ve iş gücü talep tahmini kavramını anlamalıyız.
İşgücü talep tahmini, daha büyük bir iş gücü planlama sürecinin bir parçasıdır. Temel amacı, şirket işini büyütmede, yakın gelecekteki hedeflere ve kilometre taşlarına ulaşmada hayati önem taşıyabilecek gerekli pozisyonlar ve uzmanlar listesini yapmaktır.
Workforce planning goals:
-
Zaman ve maliyetleri düşük tutarken şirkete gerekli çalışanları sağlamak;
-
İşletmeyi olabildiğince kısa sürede doğru, profesyonel çalışanlarla desteklemek;
-
İşgücü talep tahmini, gereksiz iş gücü segmentlerini kesmeyi veya onların emeğini optimize etmeyi sağlar
-
Doğru planlama ve çalışan yerleştirme, çalışanların becerilerine, bilgilerine ve yeteneklerine dayalı olarak herhangi bir çalışanın kaynaklarının doğru ve son derece verimli bir şekilde kullanılmasını sağlar.
Doğru iş gücü planlaması için dikkate alınması gereken faktörler:
-
Şirketinizdeki finansal durum nasıl ve ekonominin genel durumu nedir?;
-
İşgücü yeniden yapılanması (çalışanları kesme, işten çıkarma veya yeni pozisyonlara transfer etme planları. Ayrıca emekli olanlar ve doğum iznindekileri de düşünmek gereklidir);
-
İstihdam piyasasındaki durumu ve rakipleriniz arasındaki durumu analiz etmek ve anlamak başka bir kritik noktadır;
-
Şirketteki maaş seviyesi;
-
Belki de en önemli faktörlerden biri, şirket için stratejik planlar ve hedeflere sahip olmaktır.
İş gücü talebini tahmin ederken, şirketinizin gelişimindeki mevcut aşamanın ne olduğunu bilmek en önemli faktörlerden biri olmalıdır. Çoğu durumda, etkili planlama, aktif büyüme dönemlerinde ve işletmenin kurulma aşamasında gerçekleştirilebilir.
İşgücü talep tahminine başlamadan önce, bunun üzerinde net hedefleri olan ardışık, düşünülmüş eylem ve kararlar süreci olduğunu anlamak da önemlidir. Planlamanın ana amacı, herhangi bir şirketin veya başarılı bir şirket rehberinin, işlerin kaliteli ve etkili bir şekilde yapılabilmesi için tüm pozisyonlarda yeterince nitelikli personeli işe alması ve çalıştırması gerektiği fikrinde yatar.
İşgücü talep tahmin türleri:
-
Stratejik veya uzun vadeli planlama;
-
Taktik (durumsal) planlama.
Stratejik planlar yaparken, şirketin gelecekte ihtiyaç duyabileceği potansiyel çalışanları keşfetmeye yönelik bir program geliştirmek önemlidir. Bu süreç ayrıca, bu kaynakların uzun vadede gerekliliğini değerlendiren bir stratejik insan kaynakları geliştirme programı oluşturmayı gerektirir.
Taktik planlama, CEO tarafından belirlenen bir dönem boyunca çalışan organizasyonundaki talebin dikkatli bir analizini gerektirir. Örneğin, bu bir ay, bir çeyrek veya bir yılı kapsayabilir. Bu gereklilik bir dizi faktöre bağlı olacaktır: belirli bir dönemdeki çalışan devir oranı, emeklilik sayısı, doğum izni ve personel kesintileri.
İşgücü planlama dönemleri
-
Kısa vadeli planlama — 2 yıla kadar planlama;
-
Orta vadeli planlama — 2 ila 5 yıl arası bir strateji;
-
Uzun vadeli planlama — önümüzdeki 5 yıl ve sonrasına yönelik planlar yapmak.
Şimdi bir an için kendinizi bir şirketin yeni başkanı veya bir insan kaynakları uzmanı olarak hayal edelim. İş gücü talep tahmini açısından ilk önce neye başlamalısınız?
Öncelikle, bir şirketin gelecek çeyrek veya yılda başarması gereken sonuçlar ve kilometre taşları hakkında bilgi toplamanız gerekmektedir. Eğer bir insan kaynakları uzmanıysanız, bu bilgiyi üstlerinizden alın. Ardından tüm kısa ve uzun vadeli işletme hedeflerini, görevlerini ve planlarını inceleyin.
Çoğu durumda, muhasebeciler ve departman yöneticileri, çalıştığınız işletme ve planları hakkında bilgi sahibi olmanıza yardımcı olacak, ister insan kaynaklarında, isterse de işletmenin başında olun.
Things required for successful planning:
-
Önce, çalışan verilerini dikkatle gözden geçirmelisiniz. Kişisel dosyalara erişim sağlamanız, anketler dağıtmanız ve işletme dışında yapılan işlerle ilgisi olmayan çalışan becerileri ve yetenekleriyle ilgili bilgi toplamanız gerekecektir.
-
Çalışanların tümüne ait bir çalışma takvimi veya şirket çalışanlarının programı;
-
Departmanlar arasında çeşitli pozisyonlardaki çalışan devir oranı hakkında veriler.
Bu aşamada, belirli bir süre için çeşitli pozisyonlardaki işgücü talebinin ayrıntılı bir analizi gerçekleştirilir. Planlama süreci için hayati öneme sahip bir dizi soruya o zaman yanıt verirsiniz: kaç çalışan işe alınmalı, ne kadar nitelikli olmalı ve daha da önemlisi, hangi belirli pozisyonları doldurması gereken çalışanlar ne zaman gerekecek.
Bu süreç sırasında, içsel insan kaynaklarını getirmeniz gerekip gerekmediğine veya mevcut çalışanların yeniden nitelendirilmesinin daha maliyet açısından mantıklı bir karar olup olmayacağına karar verirsiniz.
Bir CEO veya bir insan kaynakları profesyoneli olmanız fark etmez. Herhangi bir sürecin ardışık, tartılmış kararlar ve sistematik bir yaklaşıma dayalı olması gerektiğini hatırlayın. İşinize başladığınız anda, hayatınızın bir kısmını daha ciddi bir şekilde işe adadığınızda, iş gücü planlama gibi karmaşık görevleri bile kolaylık, tutku ve azimle ele alabileceksiniz.
