Birçoğumuzun zamanımızı ve çalışanlarımızın zamanını doğru ve mantıklı bir şekilde dağıtabileceğimiz görünüyor. Eğer durum buysa, neden bu önemli, değerli ve ne yazık ki sınırlı kaynağın eksikliğiyle sık sık karşı karşıya kalıyoruz? İlk başta, her şeyi doğru yaptığımızı düşünüyoruz: planlarımızı not defterlerimize yazıyoruz, dikkat dağıtıcı unsurları minimize ediyoruz ve hedeflerimize sadık kalıyoruz. Belki de kayıplarımızın ve zaman açığımızın temel nedeni, etkili zaman yönetimi kurallarını takip etmemekte yatıyor olabilir mi? Bunun neden kaynaklandığını öğrenmeye ve zamanımızı etkili ve mantıklı bir şekilde nasıl doğru yöneteceğimizi öğrenmeye çalışalım.
Bunu yapabilmek için zaman yönetiminin dört çerçeve modelinden bahsetmeliyiz. İlk önce, zaman yönetiminin aslında ne anlama geldiğini tanımlamalıyız. Etkili zaman yönetimi, zamanı doğru bir şekilde yönetme, dağıtma, organize etme, kaydetme ve kullanma konusunda bir bilim, bir araç veya bir öğreti anlamına gelir.
Neden zaman yönetimi sürecine ihtiyacımız var?
-
Bu, en kısa sürede en fazla sayıda görevi yapmayı sağlayan bir araçtır;
-
Zaman yönetimi süreci, iş önceliklerimizi doğru bir şekilde belirlememize yardımcı olur;
-
Öncelik seviyesi yüksek görevleri ele aldıktan sonra, en önemli görevlere odaklanma fırsatı verir ve daha az önemli sorumluluklarla ilgilenmeye başlayabilirsiniz;
-
Uygun zaman yönetimi modellerini takip ederek iş dışında eğlence, aile ve canlı bir hayata zaman ayırabilirsiniz.
Tabii ki, etkili zaman yönetiminin sizi belirli hedeflere ulaşmak ve önemli projeleri tamamlamak için kullanılan yeni önemli beceriler ve yöntemleri ustaca kullanmaya götüreceğini unutmamalısınız. Zaman yönetimi süreci, diğer disiplinlerde olduğu gibi geniş bir yelpazede eylemler, beceriler ve yetenekler içeren büyük bir mekanizmadır. Bunlar, doğru hedef planlaması, sorumluluk devri, listeler ve planlar yapma, izleme, zaman maliyetlerini analiz etme, çeşitli eylemlerin değerini değerlendirme, öncelik belirleme gibi işlemleri içerir.
Dört çerçeve modeli tam olarak nedir?
Klasik zaman yönetimi, bir zamanlar tek yönlü bir yönetim yaklaşımı olduğunda ortaya çıktı. Dünya sürekli gelişiyor ve etkili zaman dağıtım çalışması için aynı şey söylenebilir. 2012 yılında Lee Bolman ve Terry Deal tarafından yayımlanan “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” kitabından sonra, zaman yönetimi süreci karmaşık, çok katmanlı bir aygıt olarak görülmeye başlandı. O zaman “dört çerçeve modeli” kavramı ilk kez ortaya çıktı. Bu, zamanınızı, sistemi, süreci, kendinizi ve diğer insanları kontrol etme sistemidir.
Monostatik yönetim ile dört çerçeve yönetimi arasındaki temel fark, geleneksel zaman yönetiminin daha çok tek bir bileşen – önceliği – kontrol etmeye yönelik olmasıdır. Daha spesifik olarak, iş görevlerinizi önem düzeylerine göre yapmayı içeriyordu. Dört çerçeve modeli ise daha ayrıntılı, doğru ve çok yönlü bir araçtır ve çeşitli zaman yönetimi modellerini ortaya çıkarır.
Daha basit bir şekilde, kendi işinizi ve çalışanlarınızın işini etkili ve başarılı kılmak için zaman yönetimi sürecine tek taraflı bir sorun olarak bakmayı bırakmalısınız. İşinizi yaparken, aşağıda belirtilen dört faktöre de dikkat etmelisiniz. Her biri, hedeflerinize ulaşmanıza ve sürekliliklerinizi korumanıza yardımcı olacaktır.
-
Zamanınızı uygun bir şekilde kullanmayı ve tamamen kontrol etmeyi öğrenmelisiniz;
-
İyi bir şirket müdürü, kendi görevleri veya çalışanları tarafından yürütülen işleri içersin, belirli görevleri yerine getirecek bir sistem geliştirmelidir;
-
Çalışanların belirli görevler ve projeler üzerinde nasıl çalıştığını tamamen kontrol etmelisiniz. Her iş süreci yönünü sürekli kontrol etmenizi önermiyoruz. Ayrıca, bir şirket CEO’sunun en değerli veya sorunlu çalışma alanlarını incelemesi ve gözetlemesi gerektiğinden bahsetmiyoruz;
-
Son ve en az önemi olmayan dört çerçeve zaman yönetimi faktörü: iyi bir patronun hem öz disipline hem de astlarını kontrol edebilme yeteneğine sahip olması, kendini toplaması, rasyonel ve ardışık kararlar alması gerekir.
Tabii ki, öz disiplinin de unutulmaması gerektiğini söylemeliyiz çünkü bu, en yüksekten en alt düzeye kadar her düzeydeki çalışanlar için önemlidir. Siz ve çalışanınız düzenli ve nazik olduğunuzda, etkili zaman yönetimi planlamak bir çocuk oyuncağı olacaktır. Uygun seviyede öz organizasyona sahip değil ve önceliklerinizi doğru belirlemekte iyi değilseniz, kendi zamanınızı sistematize etmek ve yapılandırmakta zorluk yaşayabilirsiniz.
Tüm zaman yönetimi modelleri arasından bu modeli kullanarak, kendi zamanınızı, çalışanlarınızın zamanını ve işi bütün olarak kontrol etmeye başlayacaksınız. Bu aracın, zaman algınız, hayata ve işe bakış açınıza özel olarak tasarlanmış gibi göründüğü söylenebilir. Sistemenizin özelliklerini, iş sürecinizi dikkate alacak ve çevrenizdeki insanlara yönelecektir.
