Bir şirket, tüm kaderini eski iş fikirlerine ve uygulamalarına bağlayarak gelişemez ve daha kârlı hale gelemez. Yönetimin, sürekli değişen pazara uyum sağlamak için yeni kavramlar denemesi gerekir. Ürünler ve hizmetler, bu fikirlere dayanarak oluşturulabilir. Yeterince basit görünüyor, ama gerçek çok daha karmaşık. Bir fikir bulmak bir şeydir, ama onun etrafında bir proje oluşturmak tamamen farklı bir şeydir.
İşler o kadar karmaşıklaşabilir ki, tüm projelerin yalnızca üçte biri üretim döngüsünden zamanında ve başlangıç bütçesiyle çıkar. Bu, deneyimsiz proje yöneticilerinin yaptığı hatalar nedeniyle olur. Proje planlamasının bazı alanlarını göz ardı etmekten kaynaklanan 5 yaygın yönetim problemini size sunuyoruz. Bunların üstesinden geldikten sonra, projeleri etkili bir şekilde yönetebileceksiniz.
Projenin hedefini tanımlayamamak, yöneticilerin yaptığı en büyük hatadır
Amerikan Proje Yönetimi Enstitüsü’ne ait birçok araştırma yazısına göre, projelerin üçte biri gelişim aşamasındaki kişilerin net bir vizyona sahip olmaması nedeniyle başarısız olur. Bu, en yaygın yönetim problemlerinden biridir. Bu yüzden, neyi başarmaya çalıştığınızı, bunun şirkete nasıl fayda sağlayacağını ve müşterilerin neden bunu kullanmak isteyeceğini bilmek çok önemlidir. Aksi takdirde, yapılacak herhangi bir çalışma anlamsız hale gelecektir.
Küçük bir mobil uygulama şirketinin bulmaca oyunuyla mobil video oyunları pazarına açılmak istediğini örnek olarak ele alalım. Bu durumda, geliştiriciler tarafından muhtemelen şu konular tartışılacaktır:
-
Hedef yaş gruplarımız nelerdir?
-
Bir 2D mi yoksa 3D oyun mu yapmalıyız?
-
Oyun üzerinde çalışacak kaç tane geliştiriciye ihtiyacımız olacak, örneğin mekanikler, seviyeler tasarımı, konsept sanatı, ses tasarımı, vb.?
-
Hangi tür oyun motorunu kullanmalıyız ve bunu lisanslamak için yeterli paramız olacak mı?
-
Oyun müşteriye ne kadara mal olacak?
-
Oyun motorunu yapan şirkete karımızın ne kadarı gidecek?
Bu soruların tümü, başlangıç ve sonraki şirket toplantılarında tartışılmalıdır. Yöneticiler ve çalışanlar, proje hedeflerine ulaşmanın en iyi yolu ve bunun ne kadar süreceği konusunda anlaşmalıdır.
Yöneticilerin yaptığı en büyük hatalar – gereksinimlerin eksikliği
Bir proje planlarken, nihai sonucun nasıl görüneceğini anlamak önemlidir. Bu, yöneticiler tarafından yapılan en büyük hatalardan biridir. Yöneticiler, proje için bir gereksinim listesi hazırlamak ve bunu çalışanlara vermekle sorumludur. Liste, şu bilgileri içermelidir:
-
Proje geliştirme aşamalarında gereken çalışan sayısı
-
Projenin ve bileşenlerinin kalitesini değerlendirmek için kriterler
-
İş yükünün çalışanlar arasında bölünme ilkeleri
-
Proje takvimi
-
Projenin şirket için elde edeceği hedeflerin listesi
-
Proje ne sıklıkta değiştirilecek
-
Başlangıç bütçesi boyutu
Bu liste, geliştirilecek nihai ürünü de içerir. Bir mobil video oyunu durumunda, bunlar konsept sanatı, ses örnekleri, oyun mekaniği, fizik, görsel efekt animasyonları gibi çeşitli unsurlar için kodlar içerebilir. Her listeye yaklaşık bir çıkış tarihi eklenmelidir.
Tahminler yapmak yöneticilerin yaptığı başka bir yaygın hatadır
Teslim tarihleri, proje geliştirme sırasında ortaya çıkan yaygın yönetim problemleridir. İyi bir yönetici, ekibiyle temas halinde kalmalı ve her ekibin ilerlemesi hakkında güncellemeler istemelidir. Teslim tarihlerini karşılıyorlar mı yoksa her şeyi düzgün bir şekilde yapmak için daha fazla zamana mı ihtiyaçları var?
Beklenmedik bir şey meydana gelebilir ve her şeyin ertelenmesi gerekebilir. Gerekli hesaplamaları yapamazsanız, teslim tarihini sürekli olarak erteleme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Gelecekte herhangi bir sorundan kaçınmak için, her bir personel üyesiyle buluşup çalışmaları zamanında değerlendirmek en iyisidir.
Riskleri göz ardı etmek yaygın bir yönetim problemidir
Teorik olarak, tüm planlarınız her seferinde mutlaka yerli yerince oturacaktır, ancak gerçekte, herhangi bir projede gecikmeler, kaçırılmış teslim tarihleri, hasta çalışanlar ve diğer talihsiz olaylar meydana gelebilir. Uygun bir risk yönetim programına sahip olmak, proje başarısızlığının potansiyelini neredeyse yarıya indirir. Bu süreç çok zor değildir ancak belirli bir projeye çalışırken yanlış gidebilecek birçok faktörü açıklamayı gerektirir. Riskler listeniz şu olayları içermelidir:
-
Failure to meet deadlines
-
Orijinal proje kapsamı dışında ek özellikler üzerinde çalışma
-
Proje kapsamı değişiklikleri. Proje hedeflerinde, teslimatlarda, görevlerde, maliyetlerde ve teslim tarihindeki değişiklikler
Proje müdürünün görevi, risk değerlendirme ve bunların proje üzerindeki etkilerini belirlemekte yatar. Örneğin, projeyi sürdürecek bir yardımcı proje yöneticisi atayarak baş projeyi sürdürmeye devam edebilirsiniz. Ayrıca, kullanmakta olduğunuz donanım veya yazılımda ani bir değişiklik gibi teknik zorluklar yaşanabilir ve bu ek çalışanların işe alınmasını gerektirebilir. Bir işte ters gidebilecek tüm olasılıkları kapsayacak bir olasılık planı yapmak gereklidir.
Yöneticilerin yaptığı hatalar – katı bir takvime sahip olmak
Ekiplerinizi zamanlayarak istikrarlı bir iş akışı sağlamak için daha iyi bir yol yoktur. Takvim, iş yükü ve teslim tarihleri hakkında net bilgi sağlamalıdır. Tüm takvimler, beklenmedik durumlar için bir miktar esneklik bırakmalıdır. Proje üzerinde çalışan birinin, bir hastalık, aile meselesi, yaralanma veya diğer bir durum nedeniyle izin alması gerekirse, uygun koşullarda bunu yapabilmelidir. Bu durumda, projede çalışmayı sürdürebilmesi için birisinin onları acil durumda yerlerine geçebilecek şekilde hazır bulundurulması gerekir, böylece proje geliştirme süreci devam edebilir.
Ekip üyelerinize, proje yönetimine katkı sağlayacak yeni fikirler önerirken de aynı esnekliği vermeniz hayati önem taşır. Şu anda, proje yönetimini kolaylaştıran çeşitli çözümler mevcut. Bunlar arasında Social Shared, Wrike, Slack, Procore ve birçok diğeri bulunmaktadır.
