O szpitalu
Kropywnycki Regionalny Ośrodek Onkologiczny to czołowa placówka medyczna specjalizująca się w diagnozowaniu, leczeniu i rehabilitacji pacjentów onkologicznych. Szpital oferuje szeroki zakres usług medycznych, w tym chirurgię, chemioterapię, radioterapię, rehabilitację i opiekę paliatywną.
Struktura szpitala
Ośrodek onkologiczny składa się z wielu oddziałów, w tym:
- Oddział Radiologii
- Oddział Chemioterapii
- Surgical Department
- Oddział Hematologiczny
- Oddział Onkologii Dziecięcej
- Oddział Anestezjologii i Intensywnej Terapii
- Centrum Diagnostyczne (CT, MRI, badania laboratoryjne)
- Oddział Ratunkowy i Przyjęcia
- Rehabilitacja i Opieka Paliatywna
Szpital zatrudnia różne kategorie personelu, w tym:
- Lekarzy (onkologów, chirurgów, anestezjologów, radiologów, hematologów i innych specjalistów)
- Pielęgniarki i asystentki medyczne
- Laboratoriów techników i specjalistów diagnostycznych
- Personel administracyjny i księgowość
- Personel techniczny i pomocniczy
Wyzwania przed którymi stoi szpital
1. Złożone planowanie dla różnych kategorii personelu
Każdy oddział działa w inny harmonogram:
- Lekarze pracują w zmianach 24/7, balansując zaplanowane wizyty i nagłe wezwania.
- Chirurdzy realizują harmonogram operacyjny, wymagając precyzyjnej koordynacji wszystkich członków zespołu.
- Pielęgniarki i asystentki medyczne pracują w rotacyjnych zmianach.
- Personel laboratoryjny działa zgodnie z ściśle zaplanowanym procesem pracy, w zależności od obciążenia labolatorium.
- Personel administracyjny pracuje w standardowych godzinach biurowych, ale również wymaga dokładnego śledzenia czasu pracy.
Wcześniej ręczne tworzenie harmonogramów zajmowało ogromną ilość czasu i często prowadziło do błędów, co skutkowało niedoborem personelu w sytuacjach krytycznych.
2. Problemy z ewidencją czasu pracy
- Trudności w śledzeniu spóźnień i nadgodzin bez zautomatyzowanego systemu.
- Nie było jasnego monitorowania faktycznych godzin pracy, co prowadziło do nadpłat lub niedopłat.
- Ręczne wprowadzanie danych powodowało rozbieżności w listach płac, powodując konflikty wśród personelu i dodając pracy księgowym.
3. Zgodność z przepisami prawa pracy
Szpital musiał zapewnić:
✅ Przestrzegano przepisów dotyczących długości zmian (np. nie przekraczając maksymalnych tygodniowych godzin pracy).
✅ Nadgodziny, zmiany nocne i rekompensaty były dokładnie rejestrowane i wypłacane.
✅ Urlopy i dni chorobowe były odpowiednio udokumentowane, aby zapobiec konfliktom w harmonogramach.
4. Przeciążony Dział Księgowości
Wcześniej, potrzebnych było wielu księgowych do ręcznego przetwarzania list płac, wprowadzając dane z rekordów czasu pracy. Ten proces był wolny, pracochłonny i podatny na błędy.
Jak Shifton rozwiązał te problemy
✅ Zautomatyzowane planowanie dla wszystkich kategorii personelu
Shifton automatycznie generuje harmonogramy w oparciu o role zawodowe, potrzeby oddziału i wymagania zmiany. Teraz:
- Lekarze otrzymują jasno zaplanowane zmiany, które można łatwo dostosować.
- Chirurdzy i zespoły operacyjne widzą swoje harmonogramy z wyprzedzeniem, co umożliwia lepsze planowanie operacji.
- Pielęgniarki i asystentki medyczne są równomiernie rozłożone, aby zapewnić odpowiedni poziom obsługi.
- Laboratory staff follow an optimized workflow without overload.
- Personel administracyjny ma przejrzyste i uporządkowane godziny pracy.
✅ Przejrzysty system śledzenia czasu
Obecnie wszystkie obecności, wejścia, wyjścia, spóźnienia i nadgodziny są rejestrowane automatycznie.
- Pracownicy logują swoje godziny pracy w systemie.
- Menedżerowie mają wgląd w rzeczywiste godziny pracy na bieżąco i mogą monitorować dostępność personelu.
- Błędy w listach płac są wyeliminowane – system dokładnie kalkuluje przepracowane godziny.
✅ Pełna zgodność z prawem pracy
Shifton zapewnia, że:
- Pracownicy nie przekraczają legalnych godzin pracy.
- Wszystkie nadgodziny i zmiany nocne są prawidłowo dokumentowane i wypłacane zgodnie z przepisami prawa pracy.
- Urlopy i dni chorobowe są zarządzane płynnie, zapobiegając konfliktom w harmonogramach.
✅ Zmniejszone obciążenie pracy Działu Księgowości
Wcześniej księgowi musieli ręcznie przetwarzać duże ilości danych, ale teraz Shifton automatycznie generuje raporty czasu pracy, znacznie skracając czas poświęcany na obliczanie list płac.
💡 Rezultat: Po wdrożeniu Shifton, szpital zredukował liczbę potrzebnych księgowych, ponieważ system zautomatyzował znaczną część ich pracy.
Rezultaty po wdrożeniu Shifton
📉 Redukcja czasu poświęconego na planowanie o 75%
💰 Zmniejszenie obciążenia działu księgowości i mniejsza liczba potrzebnych księgowych
⏳ Ponad 10 godzin zaoszczędzonych tygodniowo dla administratorów
🚀 Brak błędów w harmonogramach – każda zmiana jest odpowiednio obsadzona, nawet podczas nagłych zmian
✅ Przejrzysty system śledzenia czasu – pracownicy punktualnie rejestrują wejścia/wyjścia, a nadgodziny są dokładnie rejestrowane
Podsumowanie
Shifton stał się niezastąpionym narzędziem dla szpitala onkologicznego w Kropywnyckim. Teraz:
✔ Personel pracuje zgodnie z jasnym i zrównoważonym harmonogramem.
✔ Zarząd ma pełną widoczność dostępności siły roboczej.
✔ Listy płac są przetwarzane szybko i dokładnie.
✔ Śledzenie czasu jest przejrzyste, eliminując błędy i spory.
Shifton to nie tylko narzędzie do planowania – to kluczowy system zarządzania efektywną pracą szpitala. 🚑
