Automatyzacja może być stosowana w niemal wszystkim, nawet w niszy usług ochroniarskich, gdzie oprócz specjalnych narzędzi do monitoringu można również używać oprogramowania do planowania grafików ochroniarzy, aby zwiększyć efektywność swojej firmy i podnieść ją do najwyższych poziomów.
W Shifton mamy wiele udanych przypadków wdrożenia oprogramowania do zarządzania ochroniarzami, i z przyjemnością podzielimy się z czytelnikami naszego bloga pewnymi sekretami i zaletami takiego rozwiązania technicznego.
Czym jest oprogramowanie do planowania grafików ochroniarzy?
Główna idea oprogramowania do planowania ochrony to optymalizacja zasobów ludzkich, aby pracowali z najwyższą efektywnością. W kontekście działu ochrony lub firmy świadczącej usługi ochroniarskie i ochrony osobistej, ten produkt rozwiązuje następujące problemy:
- Prawidłowe planowanie, które zapewnia sprawiedliwe i przejrzyste grafiki dla wszystkich pracujących w firmie. Można tworzyć harmonogramy i natychmiast je udostępniać swoim pracownikom w jednym środowisku, aby ich poinformować lub nawet umożliwić im wybór, kiedy chcą pracować i jakie zmiany przyjąć.
- Zapobieganie przemęczeniu. To narzędzie pomaga zarządzaniu unikać zbytniego obciążania niektórych pracowników, podczas gdy inni mogą pozostawać bezczynni i zarabiać mniej.
- Kontrola czasu pracy pracowników. W szczególności w Shifton używamy GPS w naszym oprogramowaniu do planowania grafików ochrony i pozwalamy właścicielom firm lub menedżerom odpowiedzialnym na kontrolowanie przyjść i wyjść każdego pracownika, ich nieobecności w miejscu pracy, czy problemów z opóźnieniami.
- Prawidłowe procesy księgowe. W biznesie usług ochroniarskich masz wiele funkcji do uwzględnienia przy obliczaniu wynagrodzeń. Dzięki dostosowanemu wzorcowi harmonogramu ochroniarza można obliczać wynagrodzenia w trybie automatycznym, dodać bonusy lub kary dla każdego pracownika i łatwo wysłać gotowe tabele z obliczeniami wynagrodzeń do działu księgowości.
Jak działa oprogramowanie do planowania grafików ochroniarzy?
Oczywiście każde oprogramowanie do planowania ochrony może mieć swoje specyficzne funkcje, jednak zazwyczaj działa w ten sam sposób.
- Masz środowisko, do którego mają dostęp Twoi pracownicy, gdzie tworzysz harmonogramy używając wcześniej ustawionych szablonów lub opracowując własny szablon.
- Możesz łatwo wypełnić formularz i rozdzielić zmiany i godziny pracy między swoich pracowników.
- Kiedy nadchodzi czas obliczania wynagrodzeń, platforma automatycznie liczy godziny pracy każdego pracownika i tworzy tabelę lub raport, który można użyć do dalszych działań związanych z wynagrodzeniem.
- W przypadku gdy twoje oprogramowanie jest również oprogramowaniem do śledzenia ochroniarzy, oferuje specjalne narzędzia do wskazywania godzin pracy i umożliwiające pracownikom sygnalizowanie rozpoczęcia i zakończenia swoich zmian.
To krótkie wyjaśnienie każdego oprogramowania do planowania grafików ochroniarzy. Jednakże, jeśli chcesz, aby było ono najbardziej efektywne i zapewniało zaawansowane funkcje, możesz uzyskać wszystkie te korzyści z Shifton.
Shifton – najlepsze oprogramowanie do planowania grafików ochroniarzy na rok 2024
Dlaczego twierdzimy, że Shifton jest najlepszym oprogramowaniem do zarządzania ochroniarzami? Istnieje wiele powodów. Ogólnie rzecz biorąc, podstawowe funkcje, które sprawiają, że nasz produkt jest nr 1 na rynku dla agencji ochroniarskich i działów ochrony, są następujące:
- Wbudowane scenariusze i szablony do skutecznego planowania przepływu pracy w agencji. Oferujemy klientom wiele szablonów pasujących do różnych typów modeli biznesowych i rekrutacyjnych, dzięki czemu można je dostosować do swojego konkretnego procesu pracy.
- Specjalny moduł zadań, który oferuje szerokie możliwości przypisywania zadań oprócz tworzenia harmonogramów i zmian. Ten wieloczynnikowy moduł przypisania pomaga śledzić, kto i kiedy jest odpowiedzialny i musi podjąć się zmiany, jednocześnie przydzielając zadania, które powinny zostać wykonane podczas zmiany.
- Łatwe i elastyczne modyfikacje zmian. W razie awaryjnej sytuacji lub dodatkowej sytuacji, można zmieniać zmiany, zapewniać zastępstwa w zmianach, a jednocześnie otrzymujesz natychmiastowe informacje o liczbie godzin pracy każdego pracownika, aby zapobiec przemęczeniu.
- Natychmiastowa komunikacja z personelem. Shifton oferuje prostą komunikację z całym personelem za pomocą wbudowanych narzędzi aplikacji. Możesz na bieżąco informować pracowników o zmianach, uzyskać ich opinie i skontaktować się z nimi przez aplikację, gdy personel jest w terenie.
- Narzędzia do powiadomień, które pomagają jednym kliknięciem przekazywać swoje wiadomości do personelu z płynną kontrolą ich odbioru.
- Zaawansowane narzędzia do wynagrodzeń, które oferują złożone obliczenia wynagrodzeń, w tym stosowanie specjalnych scenariuszy związanych z naliczaniem premii i kar.
- Narzędzia do śledzenia pomagają monitorować wykonanie zadań, podejmowanie zmian i terminowe przybycia.
To podstawowy zestaw, który oferujemy, a oprócz tego można używać tego narzędzia do prognozowania, analizy i planowania. Oferujemy wiele zintegrowanych formularzy raportów i narzędzi analitycznych, do których masz dostęp.
Zrozumienie wartości oprogramowania do planowania grafików ochroniarzy
A jednak, co jest takiego specjalnego w oprogramowaniu do planowania ochrony, co czyni je niezbędnym dla firm z niszowej branży? Rozważmy najbardziej wpływowe korzyści.
Optymalizacja pokrycia dla celów ochrony
Nic nie może być gorsze niż niedostateczne liczba pracowników w branży ochroniarskiej. Jeśli brakuje Ci wystarczających zasobów ochroniarzy, aby osiągnąć najwyższe poziomy bezpieczeństwa, tracisz więcej niż klienta, tracisz również swoją dobrą reputację. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu do planowania ochrony możesz planować swoje pokrycie ochrony i zaangażować tylu ludzi, ilu potrzebujesz do nieomylnego działania.
Poprawiona widoczność i odpowiedzialność
Shifton, jako przykład oprogramowania do zarządzania ochroną, zapewnia najwyższy poziom widoczności i odpowiedzialności. Nie musisz już pisać planów i sprawdzać ich w biurze. Zamiast tego, możesz natychmiastowo zobaczyć harmonogramy i bieżące zadania dla każdego pracownika, wiesz kto jest teraz w terenie, a kto ma dzień wolny. Nie musisz tracić czasu na telefony i wyjaśnianie obecnej sytuacji. Po prostu uruchamiasz aplikację i otrzymujesz natychmiastowe informacje o wszystkim, co dotyczy twojego personelu.
Zmniejszenie ogólnych kosztów planowania
Oszczędzaj swój czas na planowanie i koszty rachunkowe licznych detali. To może zostać zautomatyzowane przez Twoje oprogramowanie do planowania ochrony. Nawet najtrudniejsze zasady i obliczenia są bezbłędnie realizowane za pomocą oprogramowania.
Monitoring w czasie rzeczywistym
Śledzenie przepływu pracy w czasie rzeczywistym jest bezcenne. Dzięki temu możesz na bieżąco reagować na nowe okoliczności, planować z wyprzedzeniem dalsze rutyny i uzyskiwać natychmiastowe informacje o sytuacjach awaryjnych, opóźnieniach lub jakichkolwiek innych sytuacjach dodatkowych. W ten sposób możesz nimi terminowo zarządzać, aby utrzymać płynność operacji.
Poprawiona komunikacja
Kluczową sprawą w każdej firmie jest jasna i szybka komunikacja między członkami zespołu a menedżerami. Dlatego użycie oprogramowania do zarządzania ochroniarzami pomaga utrzymać komunikację najszybszym i najwygodniejszym trybie. Możesz otrzymywać natychmiastowe odpowiedzi od swoich ochroniarzy dotyczące realizacji ich zadań, uzyskiwać informacje o wymaganych zmianach w grafiku od pracowników, którzy nie mogą podjąć zmiany, lub informować swój personel o czymkolwiek, co chcesz, z gwarantowanym powiadomieniem dla wszystkich.
Te funkcje wdrożone w nowoczesne zaplecze techniczne przez Shifton pomagają firmom zaangażowanym w usługi ochroniarskie realizować ich cele i zapewniać klientom doskonały poziom usług. Poza tym takie oprogramowanie zmniejsza koszty i oszczędza czas dla CEO, aby mogli skupić się na ważniejszych rzeczach, zamiast na ciągłym monitorowaniu, informowaniu i planowaniu personelu.
