Pozdrowienia dla naszych subskrybentów i wszystkich, którzy przypadkiem trafili na stronę firmy Shifton. Dziś oferujemy wywiad z jednym z naszych klientów – właścicielem sieci kawiarni, który od dłuższego czasu korzysta z usługi online Shifton.
Shifton: Dzień dobry. Poznajmy się!
Irina: Cześć! Nazywam się Irina Uskova, jestem właścicielką i zarządzam siecią kawiarni Coffee Molly w Niżnym Nowogrodzie (Rosja).
Shifton: Opowiedz nam trochę więcej o swojej działalności.
Irina: Na początku 2021 roku firma miała ponad 20 barmanów o różnym stopniu zatrudnienia. Coffee Molly działa w mieście od 2014 roku, rozwijając koncepcję kawiarni dla pracowników biurowych. Obecnie w Niżnym Nowogrodzie znajduje się siedem kawiarni o łącznym obrocie 25 milionów rubli rocznie.
Shifton: Dlaczego zdecydowałaś się na współpracę z Shifton?
Irina: Specyfika rynku jest taka, że nasi pracownicy to dość młodzi ludzie, przez co często zmieniają pracę. Dla większości z nich to pierwsza praca. Dlatego też praca z personelem zajmuje dużo czasu i obejmuje dobór kandydatów, szkolenia, mentoring i rozwój zawodowy.
Od dawna było dla mnie jasne, że ten proces trzeba traktować z lekkością, ponieważ najważniejszym celem jest zachowanie głównego «trzonu» barmanów – 5-6 osób. Pomagają oni nowicjuszom szybko i łatwo się zaaklimatyzować.
All this ebullient activity affects the work schedule on a daily basis, so it should be promptly monitored, and in case of changes, everyone must be notified immediately.
Shifton: How have you dealt with these issues before?
Irina: Wcześniej wysyłaliśmy aktualizacje w czacie ogólnym, czasami musieliśmy dzwonić do pracowników osobiście, aby upewnić się, że są świadomi zmian. Lecz im więcej kawiarni otwieraliśmy, tym bardziej potrzebowaliśmy zautomatyzować całą rutynę.
Shifton: Czy Twoja firma potrzebuje zautomatyzowanej usługi planowania online?
Irina: Oczywiście, ci którzy podążają za trendami, wiedzą, że rynek usług gastronomicznych coraz bardziej zaadaptowuje technologie IT. Praca nad harmonogramami to codzienna rutyna administratora i starszych baristów. W ramach planowania muszą oni uwzględniać preferencje pracowników (sprawy osobiste, druga praca itp.), efektywność barmana w konkretnej kawiarni oraz specyfikę dnia (weekend czy dzień roboczy). Ponadto, potrzebujemy zorganizować szkolenia dla nowych pracowników, przeprowadzić inwentaryzację lub sprzątanie ogólne, znaleźć zastępstwo dla chorego, czy podzielić zmianę między dwóch pracowników. Oczywiście, musimy również brać pod uwagę wszelkie możliwe opóźnienia i nadgodziny.
Zautomatyzowaliśmy ten proces już dawno temu, ale rozwój firmy trwał, a ja chciałam czegoś więcej niż tylko programu, który ustawi harmonogramy pracy. Szukałam partnerów-developerów, którzy sprawią, że program mógłby również działać jako system wyliczania wynagrodzeń dla każdego pracownika. Miałam nawet więcej pomysłów…
Shifton: Czy Twoje oczekiwania się spełniły, gdy współpraca z Shifton się rozwijała?
Irina: Tak, jestem z tego w pełni zadowolona! Szczerze mówiąc, gdy przypadkiem znalazłam Shifton, zajęło mi trochę czasu, aby zauważyć, jak elastyczny może być ten produkt.
Podczas fazy testowania zadawałam wiele pytań dotyczących tego, co jeszcze jest planowane do wdrożenia i jakie funkcje oferuje Shifton, aby pracownicy w każdej chwili byli pewni w swoim harmonogramie pracy i znali z wyprzedzeniem kwotę, którą otrzymają na koniec każdego miesiąca. Chciałam, aby wyliczanie wynagrodzeń odbywało się bez opóźnień, w czasie rzeczywistym i było dostępne dla osoby na jej smartfonie w dowolnym momencie, a nie tylko w dniu wypłaty.
Shifton: Czy udało się spełnić Twoje prośby? Jak zadowolona jesteś ze wsparcia od developerów Shifton?
Irina: Wszystkie moje prośby zostały spełnione, a także zdałam sobie sprawę, że program można dalej modernizować zgodnie z naszymi potrzebami. Ściśle komunikowałam się z developerami przez 6 miesięcy i mówiłam im, co nam się podoba, a czego jeszcze oczekujemy. Wdrożyliśmy program szybko i od razu zdaliśmy sobie sprawę, że chcemy go używać coraz więcej i dostosować do naszych potrzeb.
Shifton: Czy dotychczas udało się odnieść sukces?
Irina: Udało nam się zrealizować następujące punkty: zautomatyzowaliśmy harmonogram dla każdego pracownika, uwzględniając ich preferencje, przypisaliśmy barmanów do oddziałów oraz dostosowaliśmy kalkulację premii i kar. Wyeliminowaliśmy również błędy w obliczeniach płac, gdy niektóre zmiany nie były brane pod uwagę lub były opłacane podwójnie. Zainstalowaliśmy także aplikację na smartfonach wszystkich pracowników, w której natychmiast otrzymują powiadomienia o aktualizacjach i wynagrodzeniu. Skróciliśmy również czas poświęcany na planowanie o 10 razy i zmniejszyliśmy rotację, ponieważ pracownicy widzą swoje zmiany/wynagrodzenia i mogą na nie wpływać, więc ogólnie ulepszyliśmy proces planowania czasu dla wszystkich pracowników.
Shifton: Pewnie masz jeszcze sugestie dotyczące dostosowania narzędzia Shifton?
Irina: Tak, oczywiście. Czekamy na bardziej przyjazny użytkownikowi interfejs do wprowadzania zmian w harmonogramach. Obecnie nie wszystkie szczegóły można zmienić, a do dostosowania niektórych parametrów trzeba stworzyć wszystko od nowa. Czekamy na bardziej elastyczne ustawienia w raportach płacowych dla ogólnych okresów i opcję pozostawiania komentarzy do pracy. Jeśli chodzi o funkcje serwisowe, potrzebujemy opcji, aby pracownicy mogli zostawiać komentarze i tworzyć raporty na temat wykonanych zadań w aplikacji. Jestem również zainteresowana automatycznym wyliczaniem premii w zależności od wskaźników sprzedaży lub realizacji KPI oraz bardziej elastycznymi ustawieniami interfejsu aplikacji dla wygody pracowników: co wyświetlać na ekranie głównym, jakie powiadomienia wysyłać i o czym raportować.
Shifton: Dziękujemy za szczegółowy i pouczający feedback, Irina. Czy możesz polecić usługę online Shifton właścicielom innych firm?
Irina: Już polecam to narzędzie moim klientom, którym pomagam uruchamiać ich kawiarnie, ponieważ Shifton pomaga oszczędzać pieniądze, jest łatwy w użyciu i moi pracownicy go lubią. Przed rozpoczęciem korzystania z Shifton dokładnie przetestowałam ponad 10 różnych aplikacji i programów. Do czasu, gdy znalazłam Shifton, już dogadałam się z developerem, który był gotów stworzyć podobny program dla nas. A Shifton całkowicie rozwiązał wszystkie moje problemy z planowaniem i automatyzacją wyliczania wynagrodzeń.
