Często mamy do czynienia z pojęciem planowania w naszym codziennym życiu. Raz w roku metodycznie i dokładnie planujemy nasze wycieczki, rzadziej myślimy o zmianie miejsca pracy czy obchodzeniu rocznic i dni ślubu. Oczywiście prawie wszyscy planujemy, jak wydawać miesięczny budżet i jak rozdzielać środki rodzinne. Niestety, wielu właścicieli firm i pracowników na wysokich stanowiskach zapomina o konieczności prognozowania zapotrzebowania na siłę roboczą. Co ciekawe, są dyrektorzy generalni, którzy nie korzystają z profesjonalnych menedżerów HR. Przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne i zarządzają pracownikami sami. Ten artykuł spróbuje wyjaśnić, czym jest prognozowanie zapotrzebowania na siłę roboczą i udowodnić, że jest to niezbędna i kluczowa część prowadzenia każdej firmy.
Wszyscy rozumiemy, że trudniej jest osiągnąć sukces bez wykwalifikowanego personelu niż z zespołem ekspertów. Dlatego dyrektor generalny lub menedżer HR musi prawidłowo oszacować zapotrzebowanie na siłę roboczą, wybrać najskuteczniejsze metody kalkulacji i znaleźć źródła zaspokojenia tej potrzeby przed szukaniem nowych pracowników. Ale zanim do tego dojdziemy, musimy zacząć od podstaw i zrozumieć, co oznacza prognozowanie zapotrzebowania na pracę.
Prognozowanie zapotrzebowania na siłę roboczą jest częścią większego procesu planowania siły roboczej. Jego głównym celem jest sporządzenie listy niezbędnych stanowisk i ekspertów, którzy mogą być kluczowi w rozwijaniu działalności firmy, osiąganiu celów i kamieni milowych w najbliższej przyszłości.
Workforce planning goals:
-
Zapewnienie firmie niezbędnych pracowników przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów czasowych i finansowych;
-
Dostarczanie firmy odpowiednimi, profesjonalnymi pracownikami w najkrótszym możliwym czasie;
-
Prognozowanie zapotrzebowania na siłę roboczą umożliwia cięcie zbędnych segmentów siły roboczej lub optymalizuje ich pracę
-
Prawidłowe planowanie i rozmieszczenie pracowników utrzymuje właściwe i wysoce efektywne wykorzystanie zasobów każdego pracownika, w oparciu o ich umiejętności, wiedzę i zdolności.
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy właściwym planowaniu siły roboczej:
-
Jaka jest sytuacja finansowa w twojej firmie i jaki jest obecny ogólny stan gospodarki?;
-
Reorganizacja siły roboczej (plany dotyczące redukcji, zwalniania lub przenoszenia pracowników na nowe stanowiska. Konieczne jest także uwzględnienie emerytur i urlopów macierzyńskich);
-
Analiza i zrozumienie sytuacji na rynku pracy oraz wśród konkurentów to kolejny kluczowy punkt;
-
Poziom wynagrodzeń w firmie;
-
Być może jednym z najważniejszych czynników jest posiadanie strategicznych planów i celów dla firmy.
Znajomość obecnego etapu rozwoju twojej firmy musi być jednym z czynników, które należy brać pod uwagę podczas prognozowania zapotrzebowania na pracowników. W większości przypadków skuteczne planowanie można osiągnąć w okresach aktywnego wzrostu i podczas zakładania przedsiębiorstwa.
Zanim przystąpisz do prognozowania zapotrzebowania na siłę roboczą, ważne jest również zrozumienie, że jest to proces kolejnych, przemyślanych działań i decyzji mających jasne cele przed sobą. Głównym celem planowania jest to, że każde przedsiębiorstwo lub dyrekcja odnosząca sukcesy musi zatrudniać i zatrudniać odpowiednio wykwalifikowany personel na wszystkich stanowiskach, aby praca mogła być wykonywana w sposób wysokiej jakości i efektywny.
Rodzaje prognozowania zapotrzebowania na siłę roboczą:
-
Strategiczne lub długoterminowe planowanie;
-
Taktyczne (sytuacyjne) planowanie.
Podczas tworzenia planów strategicznych kluczowe jest opracowanie programu mającego na celu odkrywanie potencjalnych pracowników, którzy mogą być potrzebni firmie w przyszłości. Ten proces wymaga również stworzenia strategii rozwoju zasobów ludzkich, która jednocześnie ocenia konieczność tych zasobów w dłuższej perspektywie.
Taktyczne planowanie wymaga starannej analizy zapotrzebowania na organizację pracowników w okresie określonym przez dyrektora generalnego. Na przykład może obejmować miesiąc, kwartał lub rok. Ta konieczność będzie zależeć od kilku czynników: poziomu rotacji pracowników w danym okresie, liczby emerytur, urlopów macierzyńskich oraz redukcji personelu.
Okresy planowania siły roboczej
-
Planowanie krótkoterminowe — planowanie na okres do 2 lat;
-
Planowanie średnioterminowe — strategia na 2 do 5 lat;
-
Planowanie długoterminowe — tworzenie planów na następne 5 lat i dalej.
Wyobraźmy sobie na chwilę, że jesteś nowym szefem firmy lub ekspertem HR. Od czego powinieneś zacząć w kontekście prognozowania zapotrzebowania na siłę roboczą?
Najpierw musisz zebrać informacje na temat wyników i kamieni milowych, które firma musi osiągnąć w nadchodzącym kwartale lub roku. Jeśli jesteś ekspertem HR, uzyskaj te informacje od swoich przełożonych. Następnie przeanalizuj wszystkie cele, zadania i plany krótko- i długoterminowe przedsiębiorstwa.
W większości przypadków księgowi i dyrektorzy działów pomogą ci zrozumieć przedsiębiorstwo, w którym pracujesz, i jego plany, niezależnie od tego, czy pracujesz w dziale zasobów ludzkich, czy prowadzisz firmę.
Things required for successful planning:
-
Najpierw musisz dokładnie przeanalizować dane o pracownikach. Będziesz musiał mieć dostęp do akt osobowych, rozdawać kwestionariusze oraz zbierać informacje dotyczące umiejętności i zdolności pracowników niezwiązanych z pracą wykonaną w przedsiębiorstwie;
-
Harmonogram pracy lub harmonogram wszystkich pracowników firmy;
-
Dane o procencie rotacji pracowników na różnych stanowiskach w działach.
Na tym etapie przeprowadzana jest szczegółowa analiza zapotrzebowania na siłę roboczą w firmie dla różnych stanowisk w określonym czasie. To wtedy odpowiadasz na wiele pytań, które są kluczowe dla procesu planowania: ilu pracowników trzeba zatrudnić, jak wykwalifikowani muszą być, a co ważniejsze, kiedy niektórych pracowników będzie potrzeba na określone stanowiska.
Podczas tego procesu podejmuje się również decyzję, czy warto wprowadzać wewnętrzne zasoby ludzkie, czy też bardziej opłacalnym finansowo rozwiązaniem będzie przekwalifikowanie obecnych pracowników.
Nie ma znaczenia, czy jesteś dyrektorem generalnym, czy profesjonalistą HR. Pamiętaj, że każdy proces musi być kolejny, opierać się na wyważonych decyzjach i systematycznym podejściu. Gdy tylko zaczniesz traktować swoją pracę z większą powagą, będziesz w stanie podejść do każdego zadania, nawet tak skomplikowanego jak planowanie siły roboczej, z łatwością, pasją i zapałem.
