Wydaje się, że wielu z nas potrafi odpowiednio i racjonalnie zarządzać swoim czasem oraz czasem naszych pracowników. Skoro tak, to dlaczego tak często mamy do czynienia z brakiem tego wybitnego, cennego i niestety skończonego zasobu? Na początku wydaje się, że robimy wszystko dobrze: zapisujemy plany w naszych notatnikach, minimalizujemy rozproszenia i trzymamy się swoich celów. Być może przyczyną naszych strat i deficytu czasu jest nieprzestrzeganie skutecznych zasad zarządzania czasem? Spróbujmy dowiedzieć się, co może to powodować i jak prawidłowo zarządzać naszym czasem w sposób skuteczny i racjonalny.
Aby to zrobić, musimy porozmawiać o czteroramowym modelu zarządzania czasem. Jeśli chcemy zrozumieć jego zasady, najpierw musimy zdefiniować, co właściwie oznacza zarządzanie czasem. Skuteczne zarządzanie czasem to nauka, narzędzie lub nauczanie o odpowiednim zarządzaniu, dystrybucji, organizacji, rejestrowaniu i wykorzystywaniu czasu.
Dlaczego potrzebujemy procesu zarządzania czasem?
-
Jest to narzędzie, które pozwala na wykonanie największej liczby zaplanowanych zadań w najkrótszym możliwym czasie;
-
Proces zarządzania czasem pomaga ustalić właściwe priorytety pracy;
-
Daje możliwość skupienia się na najważniejszych zadaniach najpierw i zajmowania się mniej istotnymi obowiązkami dopiero po realizacji zadań o wysokim priorytecie;
-
Kierując się odpowiednimi modelami zarządzania czasem, będziesz mieć czas na odpoczynek, rodzinę i pełne życia poza pracą.
Oczywiście, nie można zapominać o tym, że skuteczne zarządzanie czasem prowadzi do opanowania nowych, ważnych umiejętności i metod, które są wykorzystywane do osiągania określonych celów i realizacji ważnych projektów. Proces zarządzania czasem jest ogromnym mechanizmem, który zawiera szeroki wachlarz działań, umiejętności i zdolności jak każda inna dyscyplina. Obejmuje to właściwe planowanie celów, delegowanie odpowiedzialności, tworzenie list i planów, monitorowanie, analizowanie kosztów czasu, ocenę wartości różnych działań, ustalanie priorytetów itp.
Co dokładnie oznacza czteroramowy model?
Klasyczne zarządzanie czasem wyłoniło się jakiś czas temu, gdy istniało pojedyncze podejście do zarządzania. Świat stale się rozwija, a to samo można powiedzieć o badaniu efektywnego rozdzielania czasu. Po wydaniu w 2012 roku książki „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” autorstwa Lee Bolmana i Terry’ego Deala, proces zarządzania czasem zaczął być postrzegany jako złożony, wielowarstwowy aparat. To wtedy po raz pierwszy pojawiło się pojęcie „czteroramowego modelu”. Jest to system kontrolowania własnego czasu jak i systemu, procesu, siebie i innych ludzi.
Główna różnica między monostatycznym a czteroramowym zarządzaniem polega na tym, że tradycyjne zarządzanie czasem było bardziej zorientowane na kontrolowanie czasu w oparciu o jeden element — jego priorytet. Bardziej konkretnie, dotyczyło wykonywania zadań roboczych w zależności od ich ważności. Czteroramowy model jest bardziej szczegółowym, precyzyjnym i wieloaspektowym narzędziem odkrywającym wzorce i różne modele zarządzania czasem.
Prościej mówiąc, aby praca twoja i twoich pracowników była skuteczna i udana, musisz zapomnieć o postrzeganiu procesu zarządzania czasem jako jednowymiarowego zagadnienia. Wykonując swoją pracę, musisz zwrócić uwagę na wszystkie cztery czynniki wymienione poniżej. Każdy z nich pomoże ci osiągnąć cele i dotrzymać terminów.
-
Musisz nauczyć się, jak właściwie wykorzystywać każdą chwilę swojego czasu i całkowicie go kontrolować;
-
Dobry dyrektor firmy musi opracować system realizacji pewnych zadań, niezależnie od tego, czy dotyczą one jego własnych obowiązków, czy pracy wykonywanej przez jego pracowników;
-
Musisz mieć pełną kontrolę nad tym, jak pracownicy wykonują pewne zadania i projekty. Nie sugerujemy, że powinieneś nieustannie kontrolować każdy aspekt procesu pracy. Chociaż dyrektor generalny firmy musi inspektować i nadzorować niektóre z najcenniejszych lub problematycznych obszarów pracy;
-
Ostatni i na pewno nie mniej ważny z czteroramowych czynników zarządzania czasem: dobry szef musi mieć samodyscyplinę, a także umiejętność kontrolowania swoich podwładnych, być opanowanym, podejmować racjonalne i kolejno uporządkowane decyzje.
Oczywiście nie można zapominać o samodyscyplinie, ponieważ jest ona ważna dla pracowników na każdym stanowisku: od najwyższego do najniższego poziomu. Kiedy zarówno ty, jak i twój pracownik są uporządkowani i uprzejmi, planowanie skutecznego zarządzania czasem będzie pestką. W przypadku, gdy nie masz odpowiedniego poziomu samorganizacji i nie jesteś zbyt dobry w ustalaniu swoich priorytetów, trudno ci będzie usystematyzować i zorganizować swój własny czas.
Korzystając z tego modelu spośród wszystkich modeli zarządzania czasem, zaczniesz kontrolować swój własny czas, czas swoich pracowników i cały proces pracy. Wydaje się, że to narzędzie zostało specjalnie dostosowane do twojego własnego postrzegania czasu, twojego nastawienia do życia i pracy. Weźmie pod uwagę specyfikę twojego systemu oraz procesu pracy i będzie ukierunkowane na osoby, które cię otaczają.
