Relacje między pracodawcą a pracownikami stanowią podstawę tworzenia mikroklimatu w każdej organizacji. Wielu dyrektorów generalnych nie potrafi nauczyć się zasad skutecznej komunikacji z pracownikami i uważa, że wrodzenie posiadają umiejętności skutecznej komunikacji. Nie zapominajmy, że żyjemy w ciągle zmieniających się i dynamicznych czasach. Współczesny rynek pracy jest pełen pewnych siebie i konkurencyjnych przedstawicieli różnych zawodów. W przeszłości oczekiwano, że pracownicy będą w milczeniu znosić nieuzasadnioną agresję, uprzedzenia, kary oraz upomnienia. Obecnie nawet najmniej wykwalifikowani pracownicy traktują siebie z szacunkiem i zmieniają pracę bez strachu przed niechcianym na rynku pracy. Wielu doświadczonych pracodawców wie, jak trudno jest znaleźć wykwalifikowanych, uczciwych i lojalnych pracowników. Dlatego dobrze dostrojona komunikacja organizacyjna odgrywa ważną rolę w każdej firmie. Aby firma działała sprawnie, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy muszą iść na kompromisy i ważyć każde wypowiedziane i usłyszane słowo, zachowując przy tym uprzejmość. Spróbujmy znaleźć właściwe sposoby komunikacji z pracownikami oraz środki, które należy wdrożyć, by uczynić zespół najbardziej efektywną siłą roboczą, jaką mieli Państwo przyjemność zarządzać.
Najczęściej stosowane techniki komunikacji wewnętrznej
Bycie szefem firmy nie jest najłatwiejszą rzeczą na świecie. Odpowiedzialność finansowa i sami pracownicy są obszarami Twojej odpowiedzialności. Główny menedżer firmy musi być mądry, elastyczny, stale ważyć swoje decyzje i znać właściwe sposoby delegowania władzy. Istnieje ogromna liczba seminariów, webinariów i szkoleń z zakresu zarządzania zespołem, gdzie można zdobyć wymaganą wiedzę i niezbędne umiejętności. Każdy szanujący się pracodawca musi wziąć udział przynajmniej w jednym z takich seminariów, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami w zakresie zatrudniania i zarządzania personelem. Musisz także pracować nad własnym stylem zarządzania pracownikami.
Z reguły na różnych profesjonalnych seminariach szkoleniowych omawiane są różne techniki komunikacji wewnętrznej:
-
Autorytarna. Wszystkie ważne decyzje podejmowane są wyłącznie przez pracodawcę. Nakłada on ścisłą kontrolę systemową nad wykonywaniem wszystkich zadań. Pod tym zarządem wszelkie inicjatywy i indywidualność są surowo tłumione
-
Anarchistyczna. Pracodawca stara się jak najbardziej unikać codziennych spraw firmy i pracy pracowników, pozostawiając wszystko zupełnie luźnym i zrzucając całą odpowiedzialność za wyniki
-
Demokratyczna. Pracodawca dąży do zwiększenia roli pracowników w podejmowaniu decyzji, daje im możliwość wyrażania własnych opinii i podejmowania decyzji wtórnych. Ponadto, wszystkie nowe rozwiązania, cele zbiorowe i cele firmy są regularnie omawiane, każdy pracownik ma prawo do głosu.
Oprócz tego pracodawcy mogą wykorzystywać wspólną kreatywność w zarządzaniu pracownikami. Istota tego stylu polega na osiąganiu pozytywnych wyników, wyznaczonych celów i zadań dzięki wspólnym wysiłkom pracowników i pracodawcy.
Każda z tych metod jest dobra na swój sposób i odpowiednia w pewnych okolicznościach. Podejście autorytarne przynosi pewne przyzwoite wyniki dzięki stałej kontroli, ale można je stosować tylko w krytycznych sytuacjach. Metodę demokratyczną można zastosować, gdy lider firmy jest wyjątkowo inteligentny i posiada doskonałe umiejętności menedżerskie. Bez tego praktycznie niemożliwe jest osiągnięcie dobrego wyniku za pomocą demokratycznej techniki komunikacji wewnętrznej.
Doświadczony właściciel firmy musi mieć pewien poziom przewidywania. Przede wszystkim musi analizować zachowania i cechy charakteru wszystkich członków zespołu, określać potencjał wszystkich pracowników, przewidywać możliwość pojawienia się różnych sytuacji. Wszystkie te czynniki muszą być uwzględniane podczas poszukiwania odpowiedniego stylu komunikacji organizacyjnej.
Informacja zwrotna jest cenną umiejętnością w komunikacji z pracownikami
Umiejętność nawiązywania właściwej informacji zwrotnej uważana jest od dłuższego czasu za jedną z najważniejszych umiejętności komunikacyjnych niezbędnych do skutecznej komunikacji z pracownikami wśród liderów firm. Nawet młodzi i doświadczeni dyrektorzy generalni muszą umieć rozmawiać z pracownikami, rozwiązywać wszelkie nieścisłości, chwalić lub wskazywać rzeczy wymagające poprawy, odpowiednio delegować władzę, udzielać porad w różnych zadaniach. Komunikacja z pracownikami nie powinna stanowić problemu dla CEO. Dyrektor firmy musi umieć skontaktować się z dowolnym pracownikiem, nawet tym najbardziej nieposłusznym i kapryśnym, ponieważ właściwa informacja zwrotna jest podstawą obustronnie korzystnej komunikacji. Na początku wydaje się, że wezwanie pracownika na rozmowę w celu omówienia problemów jest najłatwiejszą rzeczą do zrobienia. Okazuje się, że wcale nie jest to łatwe. Większość badań psychologicznych i socjologicznych przeprowadzonych przez setki firm na całym świecie pokazało, że informacja zwrotna jest najbardziej problematyczną częścią relacji pracownik-pracodawca. Wielu pracowników odczuwa stres podczas źle prowadzonych rozmów w cztery oczy z przełożonymi oraz z powodu braku odpowiednio zorganizowanego procesu informacji zwrotnej. Boją się wyrażać swoje opinie, czują się niedoceniani, niewartościowi i upokorzeni. Nieistniejący lub źle zorganizowany system informacji zwrotnej dezorientuje pracowników w organizacji i zmniejsza ich motywację do dążenia do wspólnych celów. Uzdolniony i mądry CEO musi rozumieć, że informacja zwrotna to dobre narzędzie, które pozwala:
-
Korygować zachowanie pracownika w zespole
-
Ukierunkować pracownika na rozwój i wzrost w określonym dziale
-
Wyrazić wdzięczność i podkreślić znaczenie pracownika
-
Motywować pracowników do nowych osiągnięć
-
Określać przyczynę niewłaściwego zachowania pracownika
Przyjrzyjmy się teraz niektórym technikom komunikacji wewnętrznej, które pomogą Ci ustawić odpowiedni system informacji zwrotnej. Stosując je, będziesz w stanie łatwo komunikować się ze swoimi pracownikami.
Zasada N1: Bądź precyzyjny w celach
Zanim spotkasz się z pracownikiem, zrozum, jaki cel chcesz osiągnąć i zapisz go na kartce papieru. Zapytaj siebie: „Co chcę osiągnąć podczas tego spotkania?”. Dzięki temu rozmowa będzie znacznie łatwiejsza.
Zasada N2: Miej czas i miejsce na rozmowy
Ważne jest, aby omawiać tylko niedawne zdarzenia podczas rozmowy z pracownikiem. Najlepszą praktyką jest skontaktowanie się z pracownikiem i omówienie wydarzenia, które niedawno mu się przytrafiło. Nie ma sensu wyciągać sytuacji sprzed 3 lat, kiedy spóźnił się do pracy, jeśli spóźniał się w zeszłym tygodniu. Kiedy zauważysz, że niektórzy pracownicy mieli problemy z projektem wczoraj lub kilka dni temu, czas poruszyć ten problem i udzielić rad.
Zasada N3: Angażuj pracowników w dyskusje
Wszyscy pracownicy we wszystkich firmach chcą być potrzebni, ważni i słyszani. Pozwól swoim pracownikom wyrażać swoje myśli. Po pierwsze, jest to dobry sposób na rozwijanie niezależności pracownika i odpowiedzialności za decyzje, które podejmiesz podczas dyskusji. Po drugie, odmawiając pracownikom prawa do wyrażania opinii, możesz odmówić sobie przydatnych informacji, a nawet znaleźć się w niezręcznej sytuacji. Możesz także dowiedzieć się o prawdziwym potencjale konkretnego pracownika, zdobyć kilka dobrych pomysłów, a nawet zyskać nowe doświadczenie.
Zasada N4: Chwal publicznie, krytykuj na osobności
To bardzo ważna zasada! Istnieje wiele powodów, aby tak postępować. Publiczna krytyka poniża i głęboko demotywuje pracowników. Nie może być mowy o właściwej komunikacji, jeśli szef firmy pozwala sobie publicznie krytykować pracowników z nutką szyderstwa. Zrozum, że jeśli robisz to niektórym pracownikom, to zrobisz to innym, co natychmiast umieści cię w ich złej stronie. Pochwały powinny być szczere, zarówno publicznie, jak i na osobności.
Zasada N5: Omawiaj zdarzenia i działania
Nie jest w porządku zbytnio się personalizować i przypiąć ludziom etykiety w żadnych okolicznościach. Podczas rozmowy z pracownikami zarówno w cztery oczy, jak i kolektywnie omawiaj tylko zdarzenia i działania, nie pracowników. Łatwo jest etykietować lub obrażać ludzi, ale może to zająć miesiące lub lata, by odbudować komunikację zespołu.
Sposób, w jaki komunikujesz się ze swoimi pracownikami i jaki styl komunikacji stosujesz, zależy wyłącznie od Ciebie. Możesz zignorować nasze rady i nie udać się nawiązać informacji zwrotnej z pracownikami, ale wówczas Twoja kariera będzie bardzo krótka. Jako dyrektor generalny powinieneś zrozumieć jedną prostą rzecz: Ty i Twoi pracownicy musicie być zorientowani na osiąganie wspólnych celów i zadań, a także na uczynienie atmosfery w zespole jak najprzyjemniejszą. Powodzenia, drodzy pracodawcy. Nie rezygnuj z doskonalenia swoich umiejętności, a osiągniesz wszystko!
