Firma nie może się rozwijać i stawać bardziej opłacalną, opierając się wyłącznie na starych pomysłach biznesowych i praktykach. Kierownictwo musi eksperymentować z nowymi koncepcjami, aby dostosować się do wciąż zmieniającego się rynku. Produkty i usługi mogą być wtedy tworzone w oparciu o te pomysły. Brzmi prosto, ale rzeczywistość jest znacznie bardziej skomplikowana. Co innego wymyślić pomysł, a zupełnie co innego stworzyć wokół niego projekt.
Sytuacja może stać się tak niekontrolowana, że tylko jedna trzecia wszystkich projektów kończy się na czas i zgodnie z początkowym budżetem. Dzieje się tak z powodu błędów popełnianych przez niedoświadczonych menedżerów projektów. Oferujemy ci 5 powszechnych problemów w zarządzaniu, które wynikają z zaniedbania określonych obszarów planowania projektu. Po ich pokonaniu będziesz mógł skutecznie zarządzać projektami.
Nieokreślenie celu projektu to największy błąd popełniany przez menedżerów
Według kilku publikacji naukowych Amerykańskiego Instytutu Zarządzania Projektami, jedna trzecia projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ osoby je rozwijające nie mają jasnej wizji. To jeden z najczęstszych problemów w zarządzaniu. Dlatego istotne jest posiadanie obrazu tego, co próbujesz osiągnąć, jak to przyniesie korzyści firmie oraz dlaczego klienci będą chcieli z tego skorzystać. W przeciwnym razie każda dalsza praca zostanie pozbawiona sensu.
Weźmy jako przykład małą firmę tworzącą aplikacje mobilne, która chce rozszerzyć swoją działalność na rynek gier wideo na komórki za pomocą gry logicznej. W takim przypadku, następujące kwestie mogą być omawiane przez deweloperów:
-
Jakie są nasze docelowe grupy wiekowe?
-
Czy powinniśmy stworzyć grę 2D czy 3D?
-
Ilu programistów będzie potrzebnych do pracy nad różnymi aspektami gry, np. mechaniką, projektowaniem poziomów, koncepcją artystyczną, projektowaniem dźwięku itp.?
-
Jakiego rodzaju silnika do gier powinniśmy użyć i czy będziemy mieli wystarczająco dużo pieniędzy na jego licencjonowanie?
-
Ile gra będzie kosztować dla klienta?
-
Ile z naszego zysku trafi do firmy tworzącej silnik?
Wszystkie te pytania muszą być omawiane podczas początkowych i kolejnych spotkań firmowych. Menedżerowie i pracownicy powinni zgodzić się na najlepszy sposób osiągania celów projektowych oraz szacowany czas potrzebny na ich realizację.
Największe błędy menedżerów – brak wymagań
Planując projekt, ważne jest zrozumienie, jak będzie wyglądać ostateczny wynik. To jeden z największych błędów popełnianych przez menedżerów. Menedżerowie są odpowiedzialni za sporządzenie listy wymagań dla projektu i przekazanie jej pracownikom. Lista powinna zawierać następujące informacje:
-
Liczba pracowników potrzebnych na różnych etapach rozwoju projektu
-
Kryteria oceny jakości projektu i jego elementów
-
Zasady podziału obciążenia pracą wśród pracowników
-
Harmonogram projektu
-
Lista celów, które projekt osiągnie dla firmy
-
Jak często projekt będzie zmieniany
-
Rozmiar początkowego budżetu
Ta lista również obejmuje ostateczny produkt, który zostanie opracowany. W przypadku mobilnej gry wideo mogą to być przykładowe koncepcje artystyczne, próbki audio, kod dla różnych elementów gry, na przykład mechaniki, fizyki, animacji efektów wizualnych itp. Każda pozycja musi zawierać przybliżoną datę wydania.
Wymyślanie oszacowań to kolejny powszechny błąd menedżerów
Terminy są jednym z powszechnych problemów zarządzania, które pojawiają się podczas rozwoju projektu. Dobry menedżer musi pozostawać w kontakcie ze swoim zespołem i prosić o aktualizacje dotyczące postępów w każdej grupie. Czy spełniają swoje terminy, czy potrzebują więcej czasu, aby wszystko zrobić poprawnie?
Może pojawić się coś niespodziewanego i całość będzie musiała być opóźniona. Jeśli nie uda się dokonać niezbędnych obliczeń, ryzykujesz ciągłe przekładanie terminu. Aby uniknąć przyszłych problemów, najlepiej spotkać się z każdym członkiem zespołu i ocenić ich pracę w czasie.
Zaniedbywanie ryzyk to częsty problem zarządzania
W teorii wszystkie plany z pewnością się ułożą za każdym razem, ale w rzeczywistości każdy projekt może być podatny na opóźnienia, nieterminowe terminy, chorych pracowników i inne niefortunne wydarzenia. Posiadanie odpowiedniego programu zarządzania ryzykiem zmniejsza potencjał porażki projektu niemal o połowę. Proces ten nie jest trudny do przeprowadzenia, ale wymaga określenia wielu czynników, które mogą się nie powieść podczas pracy nad danym projektem. Twoja lista zagrożeń powinna obejmować takie wydarzenia jak:
-
Failure to meet deadlines
-
Praca nad dodatkowymi funkcjami poza pierwotnym zakresem projektu
-
Zmiany w zakresie projektu. Zmiany w celach projektowych, dostawach, zadaniach, kosztach i terminach
Zadaniem menedżera projektu jest ocena ryzyka i ustalenie ich wpływu na projekt. Na przykład, możesz upewnić się, że mianujesz zastępcę kierownika projektu, który będzie mógł zastąpić kierownika projektu i kontynuować pracę w jego nieobecności. Możesz również napotkać trudności techniczne, takie jak nagła zmiana używanego sprzętu lub oprogramowania, która może wymagać zatrudnienia dodatkowych pracowników. Plan awaryjny musi obejmować wszystkie możliwości zaistnienia problemów związanych z realizacją projektu.
Błędy popełniane przez menedżerów – sztywny harmonogram
Nie ma lepszego sposobu na zapewnienie stabilnego przepływu pracy niż ustalanie harmonogramu dla zespołu. Harmonogram musi zawierać jasne informacje o obciążeniu pracą i terminach. Wszystkie harmonogramy powinny umożliwiać pewną elastyczność w przypadku nieprzewidzianych okoliczności. Jeśli ktoś pracujący nad projektem musi wziąć trochę wolnego w przypadku choroby, sprawy rodzinnej, kontuzji lub innej okoliczności, może to zrobić w rozsądnych warunkach. W takim przypadku musi być ktoś, kto ich zastąpi w nagłej sytuacji, aby tempo rozwoju projektu mogło być utrzymywane.
Ważne jest, aby dać członkom zespołu taką samą elastyczność przy proponowaniu nowych pomysłów menedżerom projektów, które przyniosą korzyści projektowi w ogólności. Obecnie istnieje wiele rozwiązań, które ułatwiają zarządzanie projektami. Należą do nich Social Shared, Wrike, Slack, Procore i wiele innych.
