Tworzenie grafików pracowniczych odgrywa kluczową rolę w organizacji pracy. Firma, która działa 8 godzin dziennie, ma inny harmonogram w porównaniu z tą, która działa w cyklu 24/7. Firmy mogą wdrażać różne rozwiązania dotyczące obliczania i wypłacania wynagrodzeń, wprowadzać dostosowania w oparciu o preferencje pracowników i wymagania firmy.
Proste rozwiązania harmonogramowe, w tym Microsoft Word i Excel, rzadko utrzymują stały przepływ pracy. W miarę jak wiele branż, w tym gastronomia, zdrowie, handel detaliczny i outsourcing weszło w erę cyfrową, pojawiły się setki programów do tworzenia grafików, które znacząco uprościły proces generowania harmonogramów.
Zanim zagłębimy się w możliwości nowoczesnego oprogramowania do zarządzania grafikami, ważne jest, aby zapoznać się z rodzajami harmonogramów pracy.
Jakie rodzaje grafików można tworzyć w programie do tworzenia grafików pracowniczych
Oczywiście większość nowoczesnych firm używa stałego typu harmonogramu pracy ze względu na jego prostotę: taka sama liczba godzin i dni każdego tygodnia – na przykład, gdy firma pracuje od poniedziałku do piątku od 9:00 do 18:00. Używany jest przez apteki, małe sklepy, działy obsługi klienta, organizacje rządowe. W niektórych przypadkach pracownicy mogą pracować w nadgodzinach i otrzymywać dodatkowe wynagrodzenie.
-
Elastyczny
Na papierze wydaje się to idealnym sposobem organizacji pracy: pracownicy i pracodawcy uzgadniają liczbę godzin i dni, które mają zostać osiągnięte w skali tygodniowej. Mogą pracować 20-30 godzin tygodniowo, kiedy im pasuje lub w określonym czasie dnia. Sytuacja się komplikuje, gdy większość pracowników chce mieć elastyczny harmonogram. Jeśli to byłoby jeszcze trudniejsze w obsłudze, istnieje kilka podtypów elastycznych grafików:
Skrócony tydzień pracy. Ta wariacja elastycznego harmonogramu zmniejsza 40 godzinny tydzień i mieści go w kilka dni. Na przykład pracownik może mieć trzy 12-godzinne lub cztery 10-godzinne dni pracy, ale zyskuje dodatkowy dzień wolny lub dwa.
Flex. Jeśli pracownicy wybiorą tę opcję, mogą sami decydować, kiedy ich zmiana się kończy i zaczyna, ale będą musieli pracować tę samą liczbę godzin każdego dnia.
Środowisko pracy zorientowane na wyniki. Nie wymaga liczenia godzin pracy do naliczania wynagrodzenia, lecz płatności są oparte na ilości wykonanego zadania: zrealizowanych terminach i ukończonych zleceniach.
Dzielenie zmiany. Ten typ elastycznego harmonogramu pozwala na podział zmiany w różnych godzinach dnia. Pracownik może pracować 3 godziny rano, 4 godziny wieczorem.
-
Rotacyjny
Mniej powszechny, ale wciąż funkcjonujący typ harmonogramu to rotacyjny grafik. Jeśli firma przyjmie rotacyjny harmonogram, będzie mogła działać 24/7, dzieląc cykl produkcyjny na trzy zmiany: dzienną, popołudniową i nocną. Tego typu organizacja pracy najczęściej występuje w budownictwie, szpitalach, elektrowniach i przy pracy drogowej.
Zmiany pracowników zmieniają się co tydzień lub kwartalnie, w zależności od wymagań pracy. Na przykład ci, którzy pracują na budowach, mogą pracować na nocną zmianę przez jeden tydzień, a następnie przejść na dzienną zmianę w następnym. Pracownicy mogą mieć trudności z radzeniem sobie z tym, ponieważ muszą regularnie zmieniać swoje wzorce snu i jedzenia.
Dlaczego warto przejść na program tworzenia grafików pracowniczych
Te typy grafików mogą wydawać się trudne do obsługi, ale na szczęście istnieje mnóstwo generatorów grafików pracowniczych. Oferują one różne funkcje, które sprawiają, że tworzenie grafików jest bezwysiłkowe dla różnych rodzajów przedsiębiorstw, niezależnie od tego, co wybiorą dla wszystkich swoich pracowników lub dla grupy z nich.
Jest to możliwe dzięki różnorodnym ustawieniom, które oferuje to oprogramowanie:
-
Generowanie grafików
Użytkownicy mogą generować grafiki, niezależnie od tego, jaki typ wybiorą do pracy. Większość oprogramowania do planowania online oferuje tworzenie dowolnej liczby szablonów zmian i grafików.
-
Zarządzanie zmianami
Jeśli występują zmiany w czasie trwania zmiany, mogą one być edytowane w trakcie. Na przykład, jeśli pracownik chce pracować więcej godzin, ale mniej dni, niektóre z jego zmian mogą zostać usunięte, a inne wydłużone lub skrócone na wybrany okres. Zmiany, które nie są przypisane do żadnych pracowników, mogą zostać usunięte lub przyjęte przez innych pracowników.
-
Zamiana zmian
W przypadku wystąpienia nieoczekiwanych okoliczności, pracownicy mogą łatwo zamieniać się zmianami, aby uniknąć niepotrzebnego marnowania czasu na wymianę zmian za pomocą oprogramowania zewnętrznego i zachowanie przepływu pracy pod kontrolą. Może być wiele sytuacji, kiedy ta funkcja będzie przydatna. Należy jednak pamiętać, że kierownictwo musi potwierdzić te prośby, aby mieć pewną kontrolę nad organizacją pracy.
-
Prośby o czas wolny
Na koniec, większość nowoczesnych rozwiązań do planowania grafików pracowniczych oferuje możliwość pracownikom zażądania czasu wolnego. Może są zbyt zmęczeni, potrzebują wakacji lub nie pojawią się jutro z powodu choroby. Można to zrobić bez korzystania z żadnych zewnętrznych usług. W niektórych przypadkach użytkownicy mogą dołączyć dokumenty potwierdzające, że ich nieobecność jest oparta na solidnych dowodach.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele podobnych produktów oprogramowania. Posiadają one większość z wcześniej wspomnianych funkcji oraz niektóre własne. Mówiąc to, nie możemy polecić wystarczająco mocno usługi harmonogramowania Shifton. Zapewnia właścicielom firm szybki sposób tworzenia i wdrażania grafików pracy dla dowolnej liczby pracowników z różnymi funkcjami i elastycznym systemem tworzenia grafików.
Usługa Shifton jest jednym z produktów oprogramowania do planowania grafików pracowniczych dostępnych obecnie na rynku.
