Вітаємо наших підписників і всіх, хто випадково зайшов на сторінку компанії Shifton. Сьогодні ми пропонуємо інтерв’ю з одним із наших клієнтів – власником мережі кафе, який вже досить довго користується онлайн-сервісом Shifton.
Shifton: Вітаємо. Давайте познайомимося!
Ірина: Вітаю! Мене звати Ірина Ускова, я володію та управляю мережею кав’ярень Coffee Molly у Нижньому Новгороді (Росія).
Shifton: Розкажіть трохи більше про ваш бізнес.
Ірина: На початок 2021 року компанія налічувала понад 20 бариста з різними ступенями зайнятості. Coffee Molly працює в місті з 2014 року, розвиваючи концепцію кав’ярень для офісних працівників. Сьогодні в Нижньому Новгороді є сім кав’ярень з загальним оборотом 25 мільйонів рублів на рік.
Shifton: Чому ви вирішили співпрацювати з Shifton?
Ірина: Специфіка ринку така, що наші працівники – це досить молоді люди, тому вони часто змінюють роботу. Для багатьох з них це перша робота. Отже, робота з персоналом займає багато часу і включає підбір кандидатів, навчання, менторство та професійний розвиток.
Я вже давно зрозуміла, що цей процес слід сприймати легко, оскільки головним завданням є збереження основного «каркасу» бариста – 5-6 осіб. Вони допомагають новачкам швидко і легко адаптуватися.
Уся ця бурхлива діяльність щодня впливає на робочий графік, тому його слід оперативно контролювати, а в разі змін усі мають бути негайно повідомлені.
Shifton: Як ви раніше справлялися з цими проблемами?
Ірина: Раніше ми надсилали оновлення в загальний чат, часом доводилося телефонувати працівникам особисто, щоб переконатися, що вони в курсі змін. Але чим більше кав’ярень ми відкривали, тим більше нам потрібно було автоматизувати всю рутину.
Shifton: Чи потрібен вашій компанії автоматизований онлайн-сервіс для складання графіків?
Ірина: Звичайно, ті, хто стежать за трендами, знають, що ринок харчових послуг все більше адаптує ІТ-технології. Робота з графіками – це щоденна рутина адміністратора та старших бариста. У рамках складання графіків, вони повинні враховувати переваги працівників (особисті справи, друга робота тощо), ефективність бариста в конкретній кав’ярні і специфіку дня (вихідний чи робочий). Крім того, нам потрібно організувати навчання для новачків, провести інвентаризацію або генеральне прибирання, знайти заміну для хворого або розділити зміну між двома працівниками. І, звичайно, ми повинні враховувати всі можливі затримки та понаднормові.
Ми давно автоматизували цей процес, але компанія продовжувала рости, і я хотіла щось більше, ніж просто програму, яка б складала графіки роботи. Я шукала партнерів-розробників, які б зробили так, щоб програма могла також працювати як розрахунок зарплати для кожного працівника. Було ще більше ідей…
Shifton: Чи справдилися ваші очікування в міру розширення співпраці з Shifton?
Ірина: Так, я повністю задоволена! Відверто кажучи, коли я випадково знайшла Shifton, мені знадобилося деякий час, щоб помітити, наскільки гнучким може бути цей продукт.
На етапі тестування я поставила багато запитань про те, що ще планується впроваджувати і які функції надає Shifton, щоб працівники в будь-який момент часу були впевнені у своєму графіку роботи та знали наперед суму, яку отримають в кінці кожного місяця. Я хотіла, щоб зарплата виконувалася без затримок, й виконувалася в режимі реального часу і була доступна людині на її смартфоні в будь-який момент, а не тільки в день зарплати.
Shifton: Чи вдалося виконати всі ваші запити? Наскільки задоволені ви підтримкою від розробників Shifton?
Ірина: Усі мої запити були виконані, і я також зрозуміла, що програму можна далі модернізувати відповідно до наших потреб. Я тесно спілкувалася з розробниками протягом 6 місяців і розповіла їм, що нам подобається і що ще ми очікуємо побачити. Ми швидко запровадили програму і відразу зрозуміли, що хочемо використовувати її більше і більше і налаштовувати під свої потреби.
Shifton: Чи досягли ви успіху дотепер?
Ірина: Нам вдалося досягти наступних пунктів: ми автоматизували графік для кожного працівника, враховуючи їхні уподобання, призначили бариста до філій і налаштували розрахунок бонусів та штрафів. Ми також усунули помилки в розрахунках зарплати, коли деякі зміни не були взяті до уваги або оплачувалися двічі. Ми також встановили додаток на смартфони всіх працівників, де вони миттєво отримують сповіщення про оновлення та заробітну плату. Ми також скоротили час, витрачений на складання графіків, у 10 разів, і зменшили плинність кадрів, оскільки працівники бачать свої зміни/зарплату і можуть на них впливати, тож загалом ми покращили процес планування часу для всіх працівників.
Shifton: Звичайно, у вас є більше пропозицій щодо налаштування інструменту Shifton?
Ірина: Так, звичайно. Ми чекаємо на більш зручний інтерфейс для внесення змін у графіки. Зараз не всі деталі можуть бути змінені, і щоб налаштувати певні параметри, потрібно створювати все заново. Ми чекаємо на більш гнучкі налаштування у звітах по зарплаті для загальних періодів і можливість залишати коментарі щодо роботи. Щодо функцій сервісу, нам потрібна опція для працівників залишати коментарі та складати звіти про виконані завдання у додатку. Я також зацікавлена в автоматичному розрахунку бонусів залежно від показників продажів або виконання KPI і більш гнучким налаштуванням інтерфейсу додатку для зручності працівників: що відображати на головному екрані, які сповіщення надсилати та про що звітувати.
Shifton: Дякуємо за докладний та інформативний відгук, Ірино. Чи можете ви рекомендувати онлайн-сервіс Shifton власникам інших компаній?
Ірина: Я вже рекомендую інструмент своїм клієнтам, яким допомагаю запускати їх кав’ярні, оскільки Shifton допомагає зекономити кошти, він простий у використанні та працівникам він подобається. Перед тим як почати користуватися Shifton, я ретельно протестувала понад 10 різних додатків і програм. Коли я знайшла Shifton, я вже домовилася з розробником, який був готовий створити подібну програму для нас. І Shifton повністю вирішив усі мої питання з розкладом та автоматизацією зарплати.
