Здається, що багато з нас можуть правильно й раціонально розподіляти свій час і час своїх співробітників. Якщо це так, чому ж ми так часто стикаємося з браком цього важливого, цінного і, на жаль, обмеженого ресурсу? Спочатку здається, що ми все робимо правильно: записуємо плани у свої зошити, мінімізуємо відволікання й дотримуємося своїх цілей. Можливо, причина наших втрат і дефіциту часу полягає в невмінні дотримуватися ефективних правил управління часом? Спробуймо з’ясувати, що може це спричиняти і навчитися правильно керувати своїм часом ефективно й раціонально.
Для цього нам потрібно поговорити про чотирьохрамкову модель управління часом. Щоб зрозуміти її принципи, спочатку потрібно визначити, що таке управління часом. Ефективне управління часом — це наука, інструмент або навичка, що забезпечує правильне управління, розподіл, організацію, запис і використання часу.
Чому ми потребуємо процесу управління часом?
-
Це інструмент, що дозволяє виконати найбільшу кількість завдань за якомога коротший час;
-
Процес управління часом допомагає встановити пріоритети в нашій роботі;
-
Він дає можливість зосередитися на найважливіших завданнях спершу, а менш важливі обов’язки виконувати тільки після завершення завдань з високим пріоритетом;
-
Дотримуючись правильних моделей управління часом, у вас буде час для відпочинку, сім’ї та насиченого життя поза роботою.
Звісно, не варто забувати, що ефективне управління часом призведе вас до освоєння нових важливих навичок і методів, які використовуються для досягнення конкретних цілей і виконання важливих проектів. Процес управління часом — це великий механізм, який містить широкий спектр дій, навичок і здібностей, як й інші дисципліни. До них належать належне планування цілей, делегування відповідальності, складання списків і планів, моніторинг, аналіз витрат часу, оцінка значущості різних дій, встановлення пріоритетів тощо.
Що таке чотирьохрамкова модель?
Класичне управління часом виникло деякий час тому, коли існував лише один підхід до управління. Світ постійно розвивається, і те ж саме стосується вивчення ефективного розподілу часу. Після випуску в 2012 році книги «Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership» Лі Болмана і Террі Діла процес управління часом став вважатися складним, багатошаровим апаратом. Саме тоді з’явилося поняття “чотирьохрамкової моделі”. Це є система контролю вашого часу, а також системи, процесу, вас самих та інших людей.
Основна відмінність мономодального управління і чотирьохрамкового полягає в тому, що традиційне управління часом більше орієнтоване на контроль часу на основі одного компонента — його пріоритетності. Більш конкретно, це стосується виконання робочих завдань залежно від рівня їх важливості. Чотирьохрамкова модель — це більш деталізований, точний і багатогранний інструмент, що розкриває шаблони та різні моделі управління часом.
Простіше кажучи, для ефективної і успішної роботи вас і ваших співробітників ви повинні перестати розглядати процес управління часом як односторонню проблему. Під час виконання своєї роботи ви повинні звертати увагу на всі чотири фактори, згадані нижче. Кожен з них допоможе вам досягти цілей і дотримуватися термінів.
-
Ви повинні навчитися правильно використовувати кожну хвилину свого часу і повністю контролювати її;
-
Хороший директор компанії має розробити систему виконання певних завдань, будь то його власні обов’язки чи робота, виконувана його співробітниками;
-
Ви повинні повністю контролювати, як співробітники працюють над певними завданнями та проектами. Ми не пропонуємо, щоб ви постійно контролювали кожен аспект робочого процесу. Не кажучи вже про те, що директор компанії повинен інспектувати і контролювати деякі з найцінніших або проблемних робочих зон;
-
Останній і не менш важливий фактор чотирьохрамкового управління часом: хороший керівник повинен мати самодисципліну, а також здатність контролювати своїх підлеглих, бути зібраним, приймати раціональні і послідовні рішення.
Звісно, не варто забувати про самодисципліну, оскільки вона важлива для співробітників будь-якого рівня: від найвищого до найнижчого. Коли і ви, і ваш співробітник організовані та ввічливі, планування ефективного управління часом буде легким. У разі відсутності належного рівня самоорганізації і невміння правильно встановлювати пріоритети, вам буде важко систематизувати й структурувати свій власний час.
Використовуючи цю модель з усіх моделей управління часом, ви почнете контролювати свій власний час, час співробітників та робочий процес у цілому. Здається, що цей інструмент був спеціально розроблений для вашого уявлення про час, вашого ставлення до життя і роботи. Він врахує особливості вашої системи, а також вашого робочого процесу та буде орієнтований на людей, що вас оточують.
