Компанія не може розвиватися та стати більш прибутковою, покладаючи всю свою долю на старі бізнес-ідеї та практики. Її керівництво має експериментувати з новими концепціями, щоб пристосуватися до того, що постійно змінюється на ринку. Продукти та послуги можуть тоді створюватися на основі цих ідей. Звучить досить просто, але реальність набагато складніша. Одне діло — придумати ідею, але зовсім інше — зробити проект навколо неї.
Речі можуть стати такими неконтрольованими, що лише третина всіх проектів виходить з виробничого циклу вчасно і з початковим бюджетом. Це трапляється через помилки, зроблені недосвідченими менеджерами проектів. Ми пропонуємо вам 5 поширених проблем управління, що виникають через нехтування певними аспектами планування проекту. Після їх подолання ви зможете ефективно керувати проектами.
Нездатність визначити ціль проекту — це найбільша помилка, яку роблять менеджери
За даними кількох дослідницьких робіт Американського інституту управління проектами, третина проектів провалюється, оскільки люди, які їх розробляють, не мають чіткого бачення. Це одна з найпоширеніших проблем управління. Ось чому важливо мати чітке уявлення про те, чого ви намагаєтеся досягти, як це принесе користь компанії і чому клієнти захочуть це використовувати. Інакше будь-яка подальша робота буде зведена нанівець.
Візьмемо, наприклад, невелику компанію, що займається мобільними додатками і хоче вийти на ринок мобільних відеоігор з грою-головоломкою. У цьому випадку розробники, ймовірно, обговорюватимуть такі речі:
-
Які наші цільові вікові групи?
-
Чи варто робити гру 2D чи 3D?
-
Скільки розробників нам потрібно для роботи над різними аспектами гри, наприклад, механікою, дизайном рівнів, концепт-артом, звуковим дизайном тощо?
-
Який ігровий двигун слід використовувати і чи вистачить у нас грошей, щоб отримати ліцензію на нього?
-
Скільки буде коштувати гра для клієнта?
-
Скільки наших прибутків піде компанії, яка створила двигун?
Усі ці питання мають обговорюватися під час початкових і наступних зборів компанії. Менеджери та співробітники повинні дійти згоди щодо найкращого способу досягнення цілей проекту та передбачуваного часу, необхідного для цього.
Поширені помилки, яких допускаються менеджери – відсутність вимог
Коли плануєте проект, важливо розуміти, як виглядатиме кінцевий результат. Це одна з найбільших помилок, яких допускаються менеджери. Менеджери відповідають за створення списку вимог до проекту та передання його співробітникам. Список повинен містити наступну інформацію:
-
Кількість співробітників, необхідна для різних етапів розробки проекту
-
Критерії для оцінки якості проекту та його складових
-
Принципи розподілу робочого навантаження серед працівників
-
Розклад проекту
-
Список цілей, яких проект досягне для компанії
-
Як часто змінюватиметься проект
-
Початковий розмір бюджету
Цей список також містить кінцевий продукт, який буде розроблено. У разі мобільної відеоігри це можуть бути концепт-арт, аудіозразки, код для різних елементів гри, наприклад, механіки, фізики, анімацій візуальних ефектів тощо. Кожен пункт списку має включати приблизну дату випуску.
Зробити оцінки – ще одна поширена помилка менеджерів
Терміни виконання є однією з поширених проблем управління, що виникають під час розробки проекту. Хороший менеджер повинен підтримувати контакт із командою та запитувати оновлення щодо прогресу в кожній команді. Чи встигають вони досягти термінів, чи їм потрібно більше часу, щоб усе правильно виконати?
Може статися щось несподіване, і вся справа буде відкладена. Якщо ви не зробите необхідні розрахунки, ризикуєте постійно відкладати терміни завершення. Щоб уникнути проблем у майбутньому, найкраще зустрітися з кожним співробітником і оцінити їхню роботу вчасно.
Ігнорування ризиків – поширена проблема управління
У теорії всі ваші плани напевно вдасться реалізувати щоразу, але в реальності будь-який проект може мати затримки, недотримані терміни, хворих співробітників та інші неприємні події. Наявність належної програми управління ризиками зменшує ймовірність провалу проекту майже наполовину. Цей процес не такий вже й складний, але вимагає окреслення багатьох факторів, які можуть піти не так під час роботи над конкретним проектом. Ваш список ризиків повинен включати такі події, як:
-
Невиконання термінів
-
Робота над додатковими функціями за межами початкового обсягу проекту
-
Зміни обсягу проекту. Зміни в цілях проекту, його завданнях, витратах та термінах
Завдання менеджера проекту полягає в оцінці ризиків і визначенні їхнього впливу на проект. Наприклад, ви можете призначити заступника менеджера проекту, який зможе підмінити керівника проекту і продовжити роботу в його відсутність. Ви також можете зіткнутися з технічними труднощами, такими як різка зміна використовуваного обладнання або програмного забезпечення, що може вимагати найму додаткових співробітників. План на випадок непередбачених обставин має охоплювати всі можливості, що можуть піти не так з проектом.
Помилки менеджерів – мати жорсткий графік
Немає кращого способу забезпечити стабільний робочий процес, ніж складання розкладу для вашої команди. Розклад повинен надавати чітку інформацію про навантаження та терміни. Всі графіки повинні допускати деяку гнучкість у разі непередбачених обставин. Якщо хто-небудь, хто працює над проектом, має взяти відпустку у випадку хвороби, сімейних обставин, травми або іншої ситуації, їм треба дати таку можливість у розумних рамках. У такому випадку має бути хтось, хто зможе їх замінити у разі необхідності, щоб темп розвитку проекту не сповільнився.
Важливо надати вашим членам команди таку ж гнучкість, коли вони пропонують нові ідеї менеджерам проекту, які принесуть користь проекту в цілому. В даний час є багато рішень, які полегшують управління проектами. До них входять Social Shared, Wrike, Slack, Procore та багато інших.
